Как да създадете таблица на индекси като Pro с Microsoft Word

Индексът дава възможност на читателите лесно да намират важни думи в нашия документ, но създаването на индекс на ръка е много досадно и отнема много време. За щастие можете автоматично да създадете индексна таблица в Word.

Изображение от Ifijay

Общият подход за създаване на индексна таблица в Word е да маркирате ръчно всяка дума, която желаем да индексираме, но другата алтернатива е да използвате документ за съгласуване, за да индексирате автоматично нашия главен документ, което ще разгледаме в днешната статия..

Генериране на индекса

Нека започнем със създаването на таблица с две колони в нашия файл за съгласуване. Напишете думите, които искате да бъдат маркирани за индексиране в лявата колона. Напишете текста, който искате да използвате в таблицата с индекси на главния документ в дясната колона.

Затворете файла за съгласуване и отворете раздела за справки на главния документ, за да индексирате основния ни документ.

Кликнете върху бутона "AutoMark" и изберете документа за съгласуване, когато Word ви подкани да зададете файла с AutoMark.

Веднага след като щракнете върху бутона OK, ще видите, че Word създава някои полета за въвеждане на индекс в нашия документ.

Можем да скрием тези полета, като кликнете върху бутона „Покажи / скрий параграф“ в раздела „Начало“.

Отидете в края на главния документ и кликнете отново върху бутона „Вмъкване на индекс“ и този път кликнете върху бутона „ОК“, за да създадете индекса.

Това е всичко, което имаме за това как да създадем индексна таблица с файл за съгласуване. Нека погледнем отблизо как можем да персонализираме стила на индекса.

Създаване на кръстосани препратки в индекса

Word ни позволява да създаваме различен тип индекс. Тук имаме индекс с подпозиция, който е особено полезен, когато искаме да групираме набор от тясно свързани понятия в нашия документ.

Номерът на създаването на подпозиция е чрез разделяне на текста в дясната колона на нашата таблица на документа за съгласуване с двоеточие (:). Word ще третира всяка дума, която идва след двоеточие като подпозиция в индекса.

Друг полезен тип индекс е кръстосан референтен индекс, който обикновено идва под формата на „Вижте също…“

За съжаление не можем да създадем кръстосани препратки в индексната ни таблица, използвайки файл за съгласуване, така че трябва ръчно да редактираме полето на индекса, като добавим „след индексираната дума, последвана от кръстосана дума“.

Поддържане на индекса

Едно от предизвикателствата при поддържането на индекс в Word е, че Word не ни дава бутон или меню, които можем просто да кликнем, за да изчистим полетата на индекса, ако решим да повторим нашия файл за съгласуване.

Трябва да използваме скрипт на Visual Basic, за да изтрием полетата на индекса в нашия документ. Повечето от вас трябва да мислят “Visual Basic Script, аз не съм програмист! Какво е това ?". Не се притеснявайте, че не е толкова зле, колкото звучи. Просто копирайте и поставете този прост скрипт, написан от страхотните момчета в TechRepublic в Visual Basic редактор на Word и го стартирайте, за да почистите индексните полета на главния документ..

Sub DeleteIndexEntries ()
Dim doc като документ
Dim Fld As Field
Задайте doc = ActiveDocument
За всеки fld В doc.Fields
fld.Select
Ако fld.Type = wdFieldIndexEntry Тогава
fld.Delete
Край Ако
Следващия
Задайте fld = Нищо
Задайте doc = Нищо
Край Под


Отворете редактора на Visual Basic, като натиснете Alt + F11 и поставете този скрипт в редактора. Изпълнете скрипта, като щракнете върху бутона за стартиране, за да почистите полетата на индекса на главния документ.

Главният ви документ вече няма да има полета с индекси. Сега можем да индексираме главния документ и да пресъздадем таблицата с индекси, използвайки менюто „Insert Index“.

Прилагане на различни формати на таблици с индекси

Да индексът определено е полезен за вашия читател, но най-вероятно някои от вас мислят: „Защо индексната таблица изглежда толкова скучна. Мога ли да променя начина, по който изглежда да го направи по-привлекателен? ”. Отговорът е да, индексната таблица не трябва да изглежда обикновена.

Можем да коригираме стила на индексната таблица, като изберем този от наличния формат, за да коригираме вида и усещането на индексната таблица.

Ето пример за това как класически изглежда индексния формат.

Можем дори да приложим собствения си стил към индексната таблица, като изберем „From Template“ и щракнете върху бутона „Modify“.

Изберете един от наличните стилове на индекса и кликнете върху бутона „Промяна“, за да направите собствен стил.

Можем да коригираме стила на шрифта на индексната таблица.

Дава на индексната таблица някои граници или номериране;

... за да даде на индексната маса специфичен вид и усещане.

Това е всичко, което имаме за създаването на индексна таблица с Microsoft Word. Имате ли още много съвети за създаване на документи? Споделете опита си в коментарите.