Как да създадете падащ списък в Google Листове

Ако работите с други хора в споделен файл с Google Sheets, понякога хората могат да въвеждат неочаквани данни или нещо, което нарушава формула. Един от начините да се гарантира, че всички влизат в данните, които искате, е да ги предоставите в падащия списък за проверка.

Как да създадете падащ списък

Падащият списък е чудесен начин да се гарантира, че данните, които хората въвеждат във формуляра, приложението или електронната таблица, са точно това, което очаквате. Той също така осигурява много по-бърз начин за хората да въвеждат тези данни, тъй като те избират от предварително конфигуриран списък, който предоставяте.

Първото нещо, което трябва да направите, е да отворите файла с Google Sheets и да изберете клетката (ите), за която искате да използвате падащ списък.

След това отворете менюто “Data” и изберете командата “Data Validation”.

От падащото меню Критерии изберете „Списък от диапазон“ или „Списък на елементите“.

• Списък от диапазон: Списък от стойности, които са избрани от други клетки в един или друг лист. Например, ако искате да използвате стойностите в клетки B1-B9 на лист 2, трябва да въведете Sheet2 B1: B9 данните от тях да се появяват в падащия списък или чрез директно избиране на която и да е клетка от листа.
• Списък на елементите: Списък на предварително определени елементи от данни. Това може да бъде текст или цифри и ще въвеждате всяка стойност самостоятелно, като ги разделяте със запетаи (и без интервали). Тази опция не ви позволява да вмъквате данни директно от други клетки.

Тук използваме опцията "Списък на елементи" и предоставяме няколко цифрови избора.

След като въведете данните, които искате да се покажат в падащия списък, уверете се, че сте активирали опцията „Показване на падащия списък в клетката“ или иначе стойностите няма да се показват в избраните клетки.

Можете също да изберете какво се случва, когато някой се опита да въведе стойност, която не е в списъка. Опцията "Показване на предупреждение" им позволява да въвеждат невалидни данни, но я маркират в листа (ще разгледаме по какъв начин). Опцията "Reject Input" ("Отхвърляне на вход") не им позволява да въвеждат нещо, което не е в списъка ви.

И накрая, можете да активирате опцията „Показване на помощния текст за валидиране“, за да дадете на хората информация за това какво могат да изберат в клетките. След като изберете опцията, въведете желаните от вас инструкции.

Продължете и кликнете върху „Запазване“, когато приключите.

Как да използвате новия падащ списък

Когато приключите, всеки, който използва листа, може да щракне върху стрелката за падащо меню в тези клетки и да избере стойност от списъка.

Ако сте избрали опцията „Показване на помощния текст за потвърждение“, този текст се появява всеки път, когато някой избере една от валидираните клетки.

Ако някой въведе стойност, която не съответства на нещо в списъка и сте включили опцията „Показване на предупреждението“, невалидните данни се маркират в клетката.

Поставянето на мишката върху него показва защо е маркирано.

Ако вместо това сте избрали опцията „Отхвърляне на въвеждането“, хората ще получат предупреждение като това, когато се опитат да въведат нещо, което не е в списъка ви.

Ако трябва да премахнете или промените някой от елементите от падащия списък, върнете се назад към Data> Data Validation, за да редактирате елементи от създадените списъци. Изтриването на списъка е толкова лесно, колкото да кликнете върху бутона „Премахване на потвърждението“, намиращ се в долната част.