Как да форматирате автоматично съществуващ документ в Word 2013

Word има удобна функция, която автоматично форматира това, което пишете, докато я пишете. Това включва промяна на кавички към Smart Quotes, автоматично създаване на маркирани и номерирани списъци и създаване на хипервръзки от уеб адреси. Какво ще стане обаче, ако имате съществуващ документ, който искате да форматирате автоматично?

Функцията AutoFormat в Word не работи само с текст, докато я пишете, но също така е достъпна при поискване, за да форматирате цял съществуващ документ. Това е полезно, ако получите документ от някой друг, който се нуждае от много малко форматиране. Обърнете внимание на изображението по-горе, че уеб и имейл адресите не са форматирани като хипервръзки и списъкът от два елемента не е форматиран като номериран списък. Ще ви покажем как да настроите Word, така че да можете лесно да промените форматирането в цял документ с няколко кликвания.

Инструментът за автоматично форматиране на Word не е достъпен на никой от лентовите раздели. Затова трябва да го добавим към „Лента с инструменти за бърз достъп“, за да я използваме. Кликнете върху стрелката надолу от дясната страна на лентата с инструменти за бърз достъп и изберете „Още команди“ от падащото меню.

Екранът „Лента с инструменти за бърз достъп“ се показва в диалоговия прозорец „Опции на Word“. Изберете “Commands Not in the Ribbon” от падащия списък “Choose commands from”.

Превъртете надолу в списъка под падащия списък „Избор на команди от“, докато намерите командите за автоматично форматиране. Изберете “AutoFormat…” и натиснете “Add”.

ЗАБЕЛЕЖКА: Командата “AutoFormat…” е тази, която извежда диалоговия прозорец “AutoFormat”, за да можете да променяте настройките, преди да приложите автоматично форматирането към документа. Можете също да добавите командата "Автоматично форматиране сега", ако знаете, че настройките са тези, които ви харесват и просто искате да приложите автоматично форматирането веднага. За този пример искаме да влезем в диалоговия прозорец „Автоматично форматиране“ от „Лента с инструменти за бърз достъп“.

Командата “AutoFormat…” се добавя към списъка в дясната страна на диалоговия прозорец. Използвайте бутоните със стрелки вдясно от списъка, за да преместите командата „Автоматично форматиране“ на друго място в „Лента с инструменти за бърз достъп“.

Кликнете върху „OK“ в лентата с инструменти „Word Options“, за да го затворите.

Сега функцията за автоматично форматиране е достъпна в „Лента с инструменти за бърз достъп“. Кликнете върху бутона „Автоматично форматиране“ в лентата с инструменти.

Появява се диалоговият прозорец “AutoFormat”. Можете да изберете автоматично да форматирате всичко в документа наведнъж (сега „Автоматично форматиране“) или да прегледате всяка промяна, когато Word ги срещне („Автоматично форматиране и преглед на всяка промяна“).

Можете също така да укажете типа на документа („Общ документ“, „Писмо“ или „Имейл“), за да улесните Word да приложи точно процеса на автоматично форматиране.

Има допълнителни опции, които можете да зададете, за да определите коя Word се променя, когато автоматично форматира документа. Кликнете върху „Опции…“, за да получите достъп до тези настройки.

Появява се разделът “AutoFormat” в диалоговия прозорец “AutoCorrect”. Изберете елементите, които искате Word да форматира автоматично. Кликнете върху „OK“.

Вие се връщате в диалоговия прозорец "Автоматично форматиране". Кликнете върху „OK“, за да започнете процеса на автоматично форматиране.

Обърнете внимание, че в нашия пример връзките за уеб и имейли вече са форматирани хипервръзки и списъкът е форматиран номериран списък.

Имайте предвид, че е много малко вероятно функцията за автоматично форматиране да улови всички промени във форматирането, необходими за вашия документ. Всеки документ е различен и трябва да прегледате документа след прилагане на автоматичното форматиране, за да видите дали има други промени в форматирането, които трябва да приложите ръчно.