Как да попълвате автоматично последователни данни в Excel с дръжката за запълване

Fill Handle в Excel ви позволява автоматично да попълните списък с данни (числа или текст) в ред или колона просто чрез плъзгане на дръжката. Това може да ви спести много време при въвеждане на последователни данни в големи работни листове и да ви направи по-продуктивни.

Вместо да въвеждате ръчно числа, часове или дори дни от седмицата отново и отново, можете да използвате функциите за автоматично попълване (дръжката за запълване или командата за запълване на лентата), за да попълните клетки, ако данните ви следват шаблон или се основават на данни в други клетки. Ще ви покажем как да попълвате различни типове данни, като използвате функциите за автоматично попълване.

Напълнете линейни серии в съседни клетки

Един от начините да използвате дръжката за запълване е да въведете поредица от линейни данни в ред или колона на съседни клетки. Линейната серия се състои от числа, където следващото число се получава чрез добавяне на „стойност на стъпка“ към номера пред него. Най-простият пример за линейна серия е 1, 2, 3, 4, 5. Линейната серия може да бъде и поредица от десетични числа (1.5, 2.5, 3.5…), намалявайки числата с две (100, 98, 96). …), Или дори отрицателни числа (-1, -2, -3). Във всяка линейна серия добавяте (или изваждате) същата стойност на стъпката.

Да речем, че искаме да създадем колона с последователни номера, увеличавайки се с една във всяка клетка. Можете да въведете първия номер, да натиснете Enter, за да стигнете до следващия ред в тази колона и да въведете следващия номер и т.н. Много досадно и отнемащо много време, особено за големи количества данни. Ще си спестим известно време (и скука), като използваме дръжката за запълване, за да запълним колоната с линейната поредица от числа. За да направите това, въведете 1 в първата клетка в колоната и след това изберете тази клетка. Забележете зеления квадрат в долния десен ъгъл на избраната клетка? Това е дръжката за запълване.

Когато преместите мишката върху дръжката за запълване, тя се превръща в черен плюс, както е показано по-долу.

С черния знак плюс върху дръжката за запълване кликнете и плъзнете дръжката надолу по колоната (или точно в реда), докато достигнете броя клетки, които искате да попълните.

Когато отпуснете бутона на мишката, ще забележите, че стойността е копирана в клетките, върху които сте плъзнали дръжката за запълване.

Защо не е попълнил линейните серии (1, 2, 3, 4, 5 в нашия пример)? По подразбиране, когато въведете един номер и след това използвате дръжката за запълване, този номер се копира в съседните клетки, без да се увеличава.

ЗАБЕЛЕЖКА: За бързо копиране на съдържанието на клетка над текущо избраната клетка, натиснете Ctrl + D, или за да копирате съдържанието на клетка вляво от избрана клетка, натиснете Ctrl + R. Бъдете предупредени, че копирането на данни от съседна клетка замества всички данни, които в момента са в избраната клетка.

За да замените копията с линейните серии, кликнете върху бутона „Опции за автоматично пълнене“, който се показва, когато приключите с плъзгането на дръжката за запълване.

Първата опция, Copy Cells, е по подразбиране. Затова завършихме с пет 1s, а не с линейни серии от 1-5. За да запълним линейните серии, избираме “Fill Series” от изскачащото меню.

Останалите четири 1s се заменят с 2-5 и нашата линейна серия се запълва.

Можете обаче да направите това, без да се налага да избирате Серия за пълнене от менюто Опции за автоматично попълване. Вместо да въведете само едно число, въведете първите две числа в първите две клетки. След това изберете тези две клетки и плъзнете дръжката за запълване, докато изберете всички клетки, които искате да попълните.

Тъй като сте му дали две части данни, той ще знае стойността на стъпката, която искате да използвате, и ще запълнят останалите клетки съответно.

Можете също да кликнете и плъзнете дръжката за запълване с бутон прав бутон на мишката вместо в ляво. Все още трябва да изберете „Серия за пълнене“ от изскачащо меню, но това меню автоматично се показва, когато спрете да плъзгате и пуснете десния бутон на мишката, така че това може да е удобен пряк път..

Напълнете линейни серии в съседни клетки, като използвате командата за запълване

Ако имате проблеми с използването на дръжката за запълване, или просто предпочитате да използвате команди на лентата, можете да използвате командата Fill в раздела Home, за да попълните серия в съседни клетки. Командата Fill също е полезна, ако попълвате голям брой клетки, както ще видите малко.

За да използвате командата Fill на лентата, въведете първата стойност в клетката и изберете тази клетка и всички съседни клетки, които искате да запълните (надолу или нагоре по колоната или наляво или надясно в реда). След това кликнете върху бутона „Fill“ в секцията Редактиране на раздела Начало.

Изберете „Серии“ от падащото меню.

В диалоговия прозорец "Серия" изберете дали искате серията да е в редове или колони. В полето Тип изберете „Linear“ за сега. По-късно ще обсъдим опциите за растеж и дата, а опцията за автоматично попълване просто копира стойността в другите избрани клетки. Въведете стойността на стъпката или увеличението на линейната серия. За нашия пример увеличаваме числата в серията си с 1. Кликнете върху „OK“.

Линейните серии се запълват в избраните клетки.

Ако имате наистина дълга колона или ред, които искате да попълните с линейна серия, можете да използвате Стоп стойността в диалоговия прозорец Серия. За да направите това, въведете първата стойност в първата клетка, която искате да използвате за серията в реда или колоната, и отново кликнете върху „Запълване“ в раздела Начало. В допълнение към опциите, които обсъдихме по-горе, въведете стойността в полето „Стоп”, което искате да бъде последната стойност в серията. След това кликнете върху „OK“.

В следващия пример поставяме 1 в първата клетка на първата колона и числата от 2 до 20 ще се въвеждат автоматично в следващите 19 клетки..

Попълнете линейна серия, докато прескачате редове

За да направим пълен работен лист по-четлив, понякога пропускаме редове, като поставяме празни редове между редовете от данни. Въпреки че има празни редове, все още можете да използвате дръжката за запълване, за да попълните линейни серии с празни редове.

За да прескочите ред при попълване на линейни серии, въведете първия номер в първата клетка и след това изберете тази клетка и една съседна клетка (например следващата клетка надолу в колоната).

След това плъзнете дръжката за пълнене надолу (или през нея), докато попълните желания брой клетки.

Когато приключите с плъзгането на дръжката за зареждане, ще видите, че линейната ви серия изпълва всеки друг ред.

Ако искате да пропуснете повече от един ред, просто изберете клетката, съдържаща първата стойност, и след това изберете броя редове, които искате да пропуснете веднага след тази клетка. След това плъзнете ръкохватката за попълване върху клетките, които искате да запълните.

Можете също да пропуснете колони, когато попълвате редове.

Запълнете формулите в съседни клетки

Можете също да използвате дръжката за запълване, за да разпространявате формули в съседни клетки. Просто изберете клетката, съдържаща формулата, която искате да попълните в съседните клетки, и плъзнете ръкохватката за запълване надолу по клетките в колоната или през клетките в реда, който искате да попълните. Формулата се копира в другите клетки. Ако сте използвали относителни клетъчни препратки, те ще се променят съответно, за да се отнасят до клетките в съответните им редове (или колони).

Можете също да попълвате формулите, като използвате командата Fill на лентата. Просто изберете клетката, съдържаща формулата, и клетките, които искате да запълните с тази формула. След това кликнете върху „Запълване“ в секцията Редактиране на раздела Начало и изберете Надолу, Надясно, Нагоре или Наляво, в зависимост от посоката, в която искате да запълните клетките.

ЗАБЕЛЕЖКА: Копираните формули няма да се преизчислят, освен ако не сте активирали автоматично изчисление на работната книга.

Можете също да използвате клавишните комбинации Ctrl + D и Ctrl + R, както беше дискутирано по-рано, за да копирате формули в съседни клетки.

Запълнете линейна серия чрез двойно кликване върху дръжката за запълване

Можете бързо да попълните линейна серия от данни в колона, като кликнете двукратно върху дръжката за запълване. Когато използвате този метод, Excel запълва клетките само в колоната въз основа на най-дългата съседна колона с данни на работния ви лист. Съседна колона в този контекст е всяка колона, която Excel среща надясно или вляво от колоната, която се попълва, докато не бъде достигната празна колона. Ако колоните директно от двете страни на избраната колона са празни, не можете да използвате метода с двойно кликване, за да запълните клетките в колоната. Също така по подразбиране, ако някои от клетките в обхвата на клетките, които попълвате, вече имат данни, се запълват само празните клетки над първата клетка, съдържаща данни. Например, в изображението по-долу има стойност в клетка G7, така че когато кликнете два пъти върху дръжката за запълване на клетка G2, формулата се копира само през клетка G6.

Попълване на серия растеж (геометричен модел)

Досега обсъждахме запълването на линейни серии, където всеки брой от серията се изчислява чрез добавяне на стойността на стъпката към предишния номер. В серия растеж или геометричен модел следващото число се изчислява чрез умножаване предишния номер по стойността на стъпката.

Има два начина за попълване на серия растеж, чрез въвеждане на първите две числа и чрез въвеждане на първото число и стойността на стъпката.

Метод едно: Въведете първите две числа в серията растеж

За да попълните серия от растеж, използвайки първите две числа, въведете двете числа в първите две клетки на реда или колоната, които искате да попълните. Щракнете с десния бутон и плъзнете ръкохватката за пълнене върху толкова клетки, колкото искате да попълните. Когато приключите с плъзгането на дръжката за запълване над клетките, които искате да запълните, изберете „Тенденция на растежа“ от изскачащото меню, което автоматично показва.

ЗАБЕЛЕЖКА: За този метод трябва да въведете два номера. Ако не го направите, опцията Trend Trend ще бъде оцветена в сиво.

Excel знае, че стойността на стъпката е 2 от двете числа, които въвеждаме в първите две клетки. Така всеки следващ номер се изчислява чрез умножаване на предишния номер с 2.

Ами ако искате да започнете с номер, различен от 1, като използвате този метод? Например, ако искате да започнете горната серия на 2, ще въведете 2 и 4 (защото 2 × 2 = 4) в първите две клетки. Excel би разбрал, че стойността на стъпката е 2 и продължава серията растеж от 4, умножавайки всеки следващ номер с 2, за да получи следващата по ред.

Метод 2: Въведете първия номер в серията растеж и посочете стойността на стъпката

За да попълните серия растеж, базирана на едно число и стойност на стъпка, въведете първото число (не е необходимо да бъде 1) в първата клетка и плъзнете дръжката за запълване над клетките, които искате да запълните. След това изберете „Серия“ от изскачащото меню, което автоматично се показва.

В диалоговия прозорец Серия изберете дали да попълните Серията в редове или колони. Под Type (Тип) изберете: ”Growth” (Растеж). В полето „Стойност на стъпката“ въведете стойността, която искате да умножите по всеки номер, за да получите следващата стойност. В нашия пример искаме да умножим всеки номер с 3. Кликнете върху „OK“.

Сериите на растежа се запълват в избраните клетки, като всяко следващо число е три пъти повече от предишния.

Попълнете серия, използвайки вградени елементи

Досега сме разглеждали как да запълним поредица от числа, както линейни, така и растежни. Можете също да попълните серия с елементи като дати, дни от седмицата, работни дни, месеци или години, като използвате дръжката за запълване. Excel има няколко вградени серии, които може автоматично да попълни.

Следното изображение показва някои от сериите, които са вградени в Excel, разширени в редовете. Елементите в получер и червено са началните стойности, които въвеждаме, а останалите елементи във всеки ред са разширени стойности на сериите. Тези вградени серии могат да се пълнят с помощта на дръжката за пълнене, както вече беше описано за линейни и растежни серии. Просто въведете началните стойности и ги изберете. След това плъзнете дръжката за пълнене над желаните клетки, които искате да запълните.

Попълнете серия от дати, като използвате командата Fill

Когато попълвате серия от дати, можете да използвате командата Fill на лентата, за да укажете нарастването, което да използвате. Въведете първата дата в поредицата си в клетка и изберете тази клетка и клетките, които искате да попълните. В секцията Редактиране на раздела Начало щракнете върху "Попълване" и след това изберете "Серии".

В диалоговия прозорец Серия опцията Серии в се избира автоматично, за да съответства на избраните от Вас клетки. Типът също автоматично се настройва на Дата. За да зададете инкремента, който да се използва при попълване на серията, изберете единица за дата (ден, ден от седмицата, месец или година). Посочете стойността на стъпката. Искаме да запълним поредицата с всеки ден от седмицата, така че ние въвеждаме 1 като стойност на стъпката. Кликнете върху „OK“.

Серията е населена с дати, които са само в делнични дни.

Попълнете серия, използвайки персонализирани елементи

Можете също да попълните серия със собствени персонализирани елементи. Да кажем, че вашата фирма има офиси в шест различни града и често ги използвате в работните си листове в Excel. Можете да добавите този списък с градове като потребителски списък, който ще ви позволи да използвате дръжката за запълване, за да попълните серията, след като въведете първия елемент. За да създадете потребителски списък, кликнете върху раздела „Файл“.

На екрана зад кулисите кликнете върху „Опции“ в списъка с елементи отляво.

Кликнете върху „Разширени“ в списъка с елементи от лявата страна на диалоговия прозорец „Опции на Excel“.

В десния панел превъртете надолу до раздела Общи и кликнете върху бутона „Редактиране на персонализирани списъци“.

След като сте в диалоговия прозорец „Персонализирани списъци“, има два начина за попълване на поредица персонализирани елементи. Серията може да се основава на нов списък от елементи, които създавате директно в диалоговия прозорец „Персонализирани списъци“ или в съществуващ списък, който вече е в работен лист в текущата работна книга. Ще ви покажем и двата метода.

Метод едно: Попълнете персонализирана серия въз основа на нов списък от елементи

В диалоговия прозорец Персонализирани списъци се уверете, че е избрано NEW LIST в полето Custom list. Кликнете в полето „Списъчни записи“ и въведете елементите в персонализираните си списъци, един елемент в ред. Уверете се, че сте въвели елементите в реда, в който искате да бъдат попълнени в клетки. След това кликнете върху „Добавяне“.

Потребителският списък се добавя към полето Custom list, където можете да го изберете, така че да можете да го редактирате чрез добавяне или премахване на елементи от полето List entries и отново да кликнете върху „Add“ или да изтриете списъка, като щракнете върху „Delete“. Кликнете върху „OK“.

Кликнете върху „OK“ в диалоговия прозорец „Опции на Excel“.

Сега можете да въведете първия елемент в потребителския си списък, да изберете клетката, съдържаща елемента, и плъзнете дръжката за пълнене над клетките, които искате да запълните със списъка. Потребителският ви списък автоматично се попълва в клетките.

Метод втори: Попълнете персонализирана серия въз основа на съществуващ списък от елементи

Може би запазвате потребителския си списък на отделен работен лист във вашата работна книга. Можете да импортирате списъка си от работния лист в диалоговия прозорец Персонализирани списъци. За да създадете потребителски списък въз основа на съществуващ списък в работен лист, отворете диалоговия прозорец Персонализирани списъци и се уверете, че е избрано НОВО СПИСЪК в полето Собствени списъци, точно както при първия метод. Въпреки това, за този метод щракнете върху бутона от обхвата на клетките вдясно от полето „Импортиране на списък от клетки“.

Изберете раздела за работния лист, който съдържа потребителския ви списък в долната част на прозореца на Excel. След това изберете клетките, съдържащи елементите в списъка. Името на работния лист и обхватът на клетките се въвеждат автоматично в полето за редактиране на персонализирани списъци. Щракнете отново върху бутона от обхвата на клетките, за да се върнете към пълния диалогов прозорец.

Сега кликнете върху „Импортиране“.

Потребителският списък се добавя към полето Custom list (Потребителски списъци) и можете да го изберете и да редактирате списъка в полето List entries, ако желаете. Кликнете върху „OK“. Можете да попълните клетките с потребителския си списък с помощта на дръжката за запълване, както направихте с първия метод по-горе.

Дръжката за запълване в Excel е много полезна функция, ако създавате големи работни листове, които съдържат много последователни данни. Можете да си спестите много време и досада. Щастливо пълнене!