Как да зададете име на диапазон от клетки в Excel

Когато създавате формули в Excel, можете да препращате към клетки от друга част на работния лист във формулите. Но ако имате много формули, всички тези препратки към клетките могат да се объркат. Има лесен начин да премахнете объркването.

Excel включва функция, наречена "Имена", която може да направи вашите формули по-разбираеми и по-малко объркващи. Вместо да посочите клетка или диапазон от клетки, можете да зададете име на тази клетка или диапазон и да използвате това име във формули. Това ще направи вашите формули много по-лесни за разбиране и поддържане.

Във формулата по-долу се позоваваме на набор от клетки (в удебелен шрифт) от друг работен лист, наречен „Продуктова база данни“, в същата работна книга. В този случай, името на работния лист ни дава добра представа за това какво се съдържа в обхвата на клетките „A2: D7“. Въпреки това, можем да използваме име за този диапазон от клетки, за да направим формулата по-кратка и по-лесна за четене.

= IF (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (ALL "Продуктова база данни "! A2: D7,2, окачени))

ЗАБЕЛЕЖКА: За повече информация относно функцията VLOOKUP, използвана във формулата по-горе, вижте нашата статия за използването на VLOOKUP в Excel. Можете също да научите как да използвате функцията „IF“ и други полезни функции.

Как да създадете име за клетка или диапазон от клетки, използващи полето за имена

За да зададете име на диапазон от клетки, изберете клетките, които искате да наименувате. Клетките не трябва да са съседни. За да изберете несъседни клетки, използвайте клавиша “Ctrl”, когато ги избирате.

Кликнете с мишката в полето за име над клетъчната мрежа.

Въведете име за обхвата от клетки в полето и натиснете „Enter“. Например, извикахме избраните клетки в нашия работен лист „Продуктова база данни“ „Продукти“. Има синтаксични правила, които трябва да спазвате, когато избирате име. Можете да започнете само име с буква, долна черта (_) или наклонена черта (\ t Останалата част от името може да се състои от букви, цифри, периоди и долни черти. Има допълнителни синтактични правила за това какво е валидно, а не при определяне на имена.

Помните ли формулата от началото на тази статия? Той съдържаше препратка към работния лист „База данни за продукти“ в работната книга и набор от клетки в този работен лист. Сега, когато създадохме името „Продукти“, което да представлява обхвата на клетките в нашия работен лист „База данни за продукти“, можем да използваме това име във формулата, показана с получер шрифт..

= IF (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (ALL,Продукти,2, окачени))

ЗАБЕЛЕЖКА: Когато създавате име, използвайки "Box Box", обхватът на името по подразбиране е работната книга. Това означава, че името е достъпно за използване във всеки работен лист в текущата работна книга, без да се прави препратка към конкретен работен лист. Можете да изберете да ограничите обхвата до конкретен работен лист, така че името на работния лист трябва да се използва, когато препращате към името, като например в примера в началото на тази статия..

Как да редактирате имена с помощта на мениджъра на имената

Excel предоставя инструмент, наречен "Мениджър на имена", който улеснява намирането, редактирането и изтриването на имената в работната ви книга. Можете също да използвате мениджъра на имената, за да създавате имена, ако искате да посочите повече подробности за името. За да осъществите достъп до мениджъра на имената, щракнете върху раздела „Формули“.

В секцията „Определени имена“ в раздела „Формули“ кликнете върху „Мениджър на имена“.

Появява се диалоговият прозорец Име на мениджър. За да редактирате съществуващо име, изберете името в списъка и натиснете „Редактиране“. Например ще редактираме името „Продукти“.

Появява се диалоговият прозорец “Edit Name”. Можете да промените самото име, както и да добавите "Коментар" към името, като предоставите повече подробности за това какво представлява името. Можете също да промените обхвата на клетките, на които е определено това име, като кликнете върху бутона „Разгъване на диалоговия прозорец“ в дясната част на полето за редактиране „Отнася се за“..

ЗАБЕЛЕЖКА: Ще видите, че падащият списък „Обхват“ е оцветен в сиво. Когато редактирате съществуващо име, не можете да промените „Обхват“ от това име. Трябва да изберете обхвата, когато създавате първото име. Ако искате обхватът да бъде конкретен работен лист, а не цялата работна книга, можете да създадете име по начин, който ви позволява първоначално да посочите обхвата. Ще ви покажем как да направите това в по-късен раздел.

Например, да кажем, че добавихме още един продукт към нашата “Продуктова база данни” и искаме да го включим в диапазона от клетки, наречен “Продукти”. Когато кликнем върху бутона „Разгъване на диалоговия прозорец“, диалоговият прозорец „Редактиране на името“ се свива, за да съдържа само полето „Отнася се за“. Избираме диапазона от клетки директно в работния лист „База данни с продукти“, включително реда, който съдържа новодобавения продукт. Името на работния лист и обхватът на клетките се въвеждат автоматично в полето за редактиране „Отнася се за“. За да приемете избора си и да се върнете в пълния диалогов прозорец „Редактиране на име“, щракнете върху бутона „Свиване на диалога“. Кликнете върху „OK“ в диалоговия прозорец „Редактиране на името“, за да приемете промените в името.

Как да изтриете име, използвайки мениджъра на имената

Ако решите, че вече не се нуждаете от име, лесно е да го изтриете. Просто влезте в диалоговия прозорец „Мениджър на имена“, както разгледахме в предишния раздел. След това изберете името, което искате да изтриете, в списъка с имена и кликнете върху „Изтриване“..

В диалоговия прозорец за потвърждение, който се показва, щракнете върху „OK“, ако сте сигурни, че искате да изтриете избраното име. Връщате се в диалоговия прозорец „Мениджър на имена“. Кликнете върху „Затвори“, за да го затворите.

Как да създадете име, използвайки диалоговия прозорец “New Name”

Когато създадете ново име, като изберете една или повече клетки и след това въведете име в полето за име, по подразбиране обхватът на името е цялата работна книга. И така, какво правите, ако искате да ограничите обхвата на дадено име само до конкретен работен лист?

Изберете клетките, към които искате да присвоите името. Кликнете върху раздела „Формули“ и след това върху „Дефиниране на име“ в секцията „Определени имена“.

ЗАБЕЛЕЖКА: Не е необходимо първо да избирате клетките. Можете също да ги изберете, като използвате бутона „Разгъване на диалоговия прозорец“ по-късно, ако искате.

Показва се диалоговият прозорец “New Name”. Забележете, че е много подобен на споменатия по-рано диалогов прозорец “Редактиране на име”. Основната разлика е, че сега можете да промените обхвата на името. Да кажем, че искаме да ограничим обхвата на името до работния лист „Фактура“. Ще направим това, ако искаме да можем да използваме едно и също име за набор от клетки на друг работен лист.

Първо ще въведем името, което искаме да използваме, което в нашия случай е „Продукти“. Запомнете синтактичните правила при създаването на вашето име. След това, за да ограничим обхвата на името „Продукти“ само до работния лист „Фактура“, избираме това от падащия списък „Обхват“..

ЗАБЕЛЕЖКА: Достъпът до диалоговия прозорец “New Name” може да се осъществи и чрез щракване върху “New” в диалоговия прозорец “Name Manager”.

Въведете повече подробности за името, ако желаете, в полето „Коментар“. Ако не сте избрали клетките, на които присвоявате името, кликнете върху бутона „Разгъване на диалоговия прозорец“ вдясно от полето „Отнася се за“, за да изберете клетките по същия начин, както направихме по-рано. , Кликнете върху „OK“, за да завършите създаването на новото име.

Името се вмъква автоматично в едно и също поле за име, което използвахме, за да присвоим име на диапазон от клетки в началото на тази статия. Сега можем да заменим референтния диапазон от клетки („Продуктова база данни! $ A $ 2: $ D: 7“) с името (Продукти) във формулите на работния лист „Фактура“, както направихме по-рано в тази статия..

Как да използвате име за представяне на постоянна стойност

Не е необходимо да се отнасяте към клетките, когато създавате име. Можете да използвате име, за да представите константа или дори формула. Например, работният лист по-долу показва обменния курс, използван за изчисляване на цената в евро за различните размери на джаджи. Тъй като обменният курс често се променя, би било полезно, ако се намира на място, което е лесно за намиране и актуализиране. Тъй като имената са лесни за редактиране, както беше дискутирано по-рано, можем да създадем име, което да представлява обменния курс и да присвоим стойност на името.

Забележете, че формулата съдържа абсолютна препратка към клетка, съдържаща текущия обменен курс. Предпочитаме да използваме име, което ще се отнася до текущия обменен курс, така че е по-лесно да се променят и формули, които използват валутния курс, са по-лесни за разбиране.

За да създадете име, което ще бъде присвоено на постоянна стойност, отворете диалоговия прозорец “New Name”, като щракнете върху раздела “Formulas” и след това върху “Define Name” в раздела “Defined Names”. Въведете име, което да представлява постоянната стойност, като например „ExchangeRate“. За да зададете стойност на това име, въведете знак за равенство (=) в полето за редактиране „Отнася се за”, следвано от стойността. Между знака за равенство и стойността не трябва да има интервал. Кликнете върху „OK“, за да завършите създаването на името.

ЗАБЕЛЕЖКА: Ако има формула, която използвате на много места във вашата работна книга, можете да въведете тази формула в полето за редактиране „Отнася се за“, така че можете просто да въведете името във всяка клетка, където трябва да използвате формулата.

Сега можем да използваме новото име във формули, където искаме да използваме обменния курс. Когато кликнем върху клетка с формула, която съдържа абсолютна клетъчна референция, забележете, че резултатът е „0.00“. Това е така, защото премахнахме валутния курс от посочената клетка. Ще заместим препратката на клетката с новото име, което създадохме.

Маркирайте препратката на клетката (или друга част от формулата, която искате да замените с име) и започнете да въвеждате името, което сте създали. Докато пишете, всяко съвпадащо име се показва в изскачащ прозорец. Изберете името, което искате да вмъкнете във формулата, като кликнете върху него в изскачащия прозорец.

Името се вмъква във формулата. Натиснете “Enter”, за да приемете промяната и да актуализирате клетката.

Обърнете внимание, че резултатът се актуализира, като се използва обменния курс, посочен от името.

Имената са много полезни, ако създавате сложни работни книги на Excel с много формули. Когато трябва да разпространявате работните си книги на други хора, използването на имената улеснява както другите, така и вас, да разберат формулите ви.