Как да добавите срок на валидност към имейли в Outlook (и за какво са те)

Outlook ви позволява да добавите дата на изтичане до имейл, който изпращате или получавате. След изтичане на срока на валидност имейлът ще се покаже с различно форматиране и можете да използвате вградените инструменти на Outlook за автоматично управление на изтеклия имейл.

Датите на валидност се отнасят само за имейли, а не за събития или задачи в календара, защото тези елементи имат собствени дати, които можете да използвате за управлението им

Как да зададете срок на валидност на имейл

За да добавите дата на валидност към имейл, който изпращате, трябва да отворите прозореца Свойства за имейла. Отворете имейла и след това щракнете върху Съобщение> Етикети.

Това ще отвори прозореца Свойства за имейла, на който можете да осъществите достъп, като щракнете върху Опции> Още опции или Файл> Свойства. Поставете отметка в квадратчето „Изтича след“ и след това изберете дата и час.

Кликнете върху Затвори, за да се върнете към имейла си. Няма да има видими признаци, че датата на изтичане е добавена и можете да изпратите имейла по нормален начин.

За да добавите дата на валидност към получено имейл, отворете имейла и щракнете върху Съобщение> Етикети (или Файл> Свойства).

Това отваря прозореца Свойства за имейла. Няма опции за получаване на имейл, тъй като има съобщение, което изпращате, но все още можете да зададете дата и час на изтичане.

Какво прави датата на изтичане?

Затова добавихте дата на изтичане на имейл. Това е страхотно и всичко, но каква е ползата от това?

Датите на изтичане се използват по различни начини от Outlook, за да ви помогнат да се съсредоточите върху важното. Имейлите, чийто срок на валидност е изтекъл, обикновено не са толкова важни като имейлите, които не са изтекли, така че Outlook автоматично форматира имейлите с изтекъл срок на годност по различен начин.

Ако сте погледнали задаването на условно форматиране в Outlook, може да сте забелязали правилото за форматиране „Изтекли позиции“.

Това правило форматира всеки имейл, който е изтекъл с датата на изтичане, със сив шрифт, а текстът - чрез.

Това ви позволява да знаете, че имейлът е изтекъл, за да можете първо да се съсредоточите върху по-важни имейли. Ако сте изпратили имейл с дата на изтичане, това форматиране ще се приложи и в Outlook, както и в други имейл клиенти като Thunderbird или уеб приложения като Gmail или Yahoo! Mail, ще игнорира датата и няма да направи нищо с нея.

Можете също да добавите колона в папка, която показва датата на изтичане на всеки имейл. Кликнете с десния бутон на мишката върху заглавката на колоната в папката, в която искате да добавите колоната, и след това кликнете върху „Избор на поле“.

Изберете “Date Time fields” от падащото меню и след това изберете опцията “Expires”.

Плъзнете и пуснете елемента „Изтича“ в папката си, за да го добавите към колоните.

Когато отворите имейл с изтекла валидност, Outlook ви уведомява с съобщение в заглавката.

Все още можете да отговаряте или да препращате имейл с изтекла валидност, но ако се опитате да го препратите, Outlook първо ви показва предупреждение.

Кликнете върху „Да“, за да изпратите имейла, или „Не“, за да отмените.

Използване на датата на валидност за управление на имейла

Някои от вградените инструменти на Outlook също използват датите на изтичане. Ако сте настроили автоматичното архивиране в Outlook, може би сте забелязали опция „Изтриване на изтеклите елементи (само за имейл папка)“.

Ако това е включено, тогава AutoArchive ще изтрие или премести (в зависимост от другите настройки) всички имейли, на които е минала датата. Това е чудесен начин автоматично да премахнете изтеклите имейли и да ги спрете да затрупват пощенската ви кутия.

Ако не искате изтритите ви имейли да бъдат изтрити или преместени, но не искате да ги виждате и в Outlook, можете да зададете правилата за синхронизиране на Outlook, за да предотвратите тяхното изтегляне от сървъра за електронна поща на Exchange..

Когато изграждате своя филтър за синхронизация, кликнете върху раздела „Разширени“ и след това върху бутона „Поле“.

Изберете полето Дата / Час> Изтича от менюто. Полето е достъпно и в опциите „Всички полета“ и „Всички пощи“.

Задайте „Състояние“ на „включено или преди“ и „Стойност“ на „вчера“, след което щракнете върху „Добавяне към списък“.

Това ще филтрира всички изтекли задачи, така че ако изтече вчера или по-рано, те няма да бъдат синхронизирани с Outlook и няма да се показват в пощенската ви кутия. Те все още ще бъдат налични в уеб приложението на Outlook, ако искате да ги видите там.

Не можете да задавате правила, които автоматично да добавят датите на изтичане към входящите имейли или да създадете бърза стъпка, която да приложи датата на изтичане с натискането на бутон, но можете автоматично да добавите дата на изтичане на всички изходящи имейли. Кликнете върху Файл> Опции> Поща, превъртете надолу до Изпращане на съобщения и включете „Маркиране на имейлите като изтекли след този много дни“.

Въведете броя на дните, след които искате да изтичат съобщенията, и след това кликнете върху „OK“. Това автоматично ще добави дата на изтичане до всички изпратени от вас имейли.

Датите на изтичане са полезен начин за управление на вашите приоритети и пощенска кутия чрез съобщения с ниско осветление, които вече не са подходящи и ви позволяват да използвате инструментите на Outlook за изтриване или скриване на съобщения, които вече не са ви нужни. Това е още един инструмент в борбата за предотвратяване на излизането на контрола от пощенската ви кутия и много полезен инструмент за това.