Създаване на доклад в MS Access 2003 Използване на съветника за отчети

Microsoft Access се използва в много фирми за съхранение и достъп до информация. Можете също така да създадете опростен отчет лесно, като използвате съветника за отчети.

Отворете базата данни за достъп и кликнете върху Отчети, намиращи се в полето Обекти от лявата страна. В горната лента с инструменти кликнете върху бутона Нов, за да започнете нов отчет.

В прозореца Нов отчет изберете Съветник за отчета и по-долу изберете от падащия списък коя заявка или таблица искате да съберете, за да създадете отчета. В този случай искам да създам отчет за Клиентите на Tech_Company. След като сте избрали правилните данни, щракнете върху OK.

Следващата част от съветника ви позволява да изберете различните полета от избраната таблица или заявка. Това е чудесно, когато искате да създадете отчет само въз основа на конкретни данни в таблицата. Маркирайте информацията в наличните полета и натиснете бутона със стрелка, за да го преместите в избраните полета. Тук избрах имената на клиентите, фамилията, града и телефонния номер. В този момент можете да изберете Finish, но нека използваме малко повече функционалност на съветника, щракнете върху Next.

В този прозорец можете да изберете да добавите групиране към различни части от вашите данни. Тъй като показвам прост доклад (скоро ще се появят допълнителни уроци за писане на персонализирани отчети), просто кликнете върху Напред.

Тук избирате в каква последователност ще се показват данните в отчета. Това е персонализация, на която ще трябва да вземете решение въз основа на това как искате да представите данните. Тук решавам да сортирам фамилията на всеки клиент във възходящ ред.

Тук ще изберете оформлението на отчета. Още веднъж, в зависимост от това как искате да представите данните, ще определи оформлението. За този отчет избирам Layout = Tabular, Orientation = Портрет, и обикновено намирам най-добре да поставя отметка в квадратчето „Регулиране на ширината на полето, така че всички полета да пасват на страница. Това гарантира, че всички съответни данни се намират на всяка страница и не са разпръснати на няколко страници. Кликнете върху Напред.

След това ще изберете стила или външния вид на отчета. За пореден път използвайте най-добрата си творческа преценка. За този доклад избирам Bold. Кликнете върху Напред.

Почти сте готови! Изберете име за отчета си. Ако това ще бъде отчет, който планирате да съхранявате и да работите от време на време, уверете се, че използвате добро споразумение за именуване, за да можете лесно и лесно да намерите отчета и да го изпълните. След като наименувате отчета си, щракнете върху Край.

Сега ще видите резултатите от създадения от вас отчет. От тук можете да отпечатате отчета, да се върнете назад и да направите промени в дизайна или да добавите допълнителни таблици или полета. Ако сте доволни от това как изглежда отчетът, запишете го и ще можете да го извадите, когато ви потрябва.

Ако изобщо не сте запознати с Access, бих препоръчал да отидете в Пътната карта за обучение за Access 2003.