Перспективи за цветен код за по-лесно управление

Организиране и следене на многобройни писма в офиса всеки ден може да бъде работа за себе си. Днес ще разгледаме използването на цветни кодове, за да улесним идентифицирането на темите на съобщенията и кой ги изпраща.

Тази функция е достъпна в Office 2007 от самото начало, но никога не сме я покривали и това е нещо, което съм пренебрегнал. След като се играе с него за известно време обаче, аз открих, че това е добър начин за управление на множество имейли, които получавам всеки ден. Тук ще прегледаме контактите за оцветяване, които изпращат съобщения, за да бъдат по-лесни за откриване. Също така категоризирането на предмета в различни цветови групи изглежда да помогне за запазването на нещата.

Податели на цветен код

Отворете Outlook и щракнете, за да маркирате съобщението, което искате да оцветите.

Отидете в Инструменти и след това Организирайте.

Отварят се начини за организиране на входящи съобщения и искате да кликнете върху Използване на цветовете. Сега можете да изберете цвета, който искате да свържете с този контакт. Можете също да изберете конкретен цвят за съобщенията, изпратени само до вас, който е удобен начин за разграничаване между групови и лични съобщения.

Ето един пример за това какво може да се направи с цветовете. Може би само искате да създадете няколко цвята за най-важния подател, въпреки че бях прекалено зад борда с този пример.

Цветови категории

Друг полезен начин за визуално организиране на вашите съобщения е добавянето на цветни категории към тях. Можете да персонализирате кои теми за електронна поща да са свързани с всяка категория цветове.

Съобщението ще има лентата с цветовете на категорията в горната част и можете да щракнете с десния бутон на мишката върху лентата, за да промените цвета.

Можете също да щракнете с десния бутон върху съобщение в секцията Категории, за да промените категорията.

Можете да преименувате всяка категория на това, което ви има смисъл.

Може да искате да създадете нова категория за различни писма. Към Действия Категоризирай и Всички категории.

На екрана Color Categories (Цветови категории) кликнете върху New (Нов) и дайте на категорията име и цвят, можете да зададете и клавишна комбинация към нея.

Сега можете да сортирате по имейл съобщенията си въз основа на типа на категорията, в която се намират.

Ако искате да можете бързо да хвърлите поглед на имейла си, за да получите представа за това какво е там, използването на цветови категории може да бъде полезно. Надяваме се, че това може да ви накара да започнете с организирането на имейлите си, така че да знаете какво искат шефовете със заострени коси да направите по-ефективно.