Защо ви трябват формули и функции?

Този клас "Как-да" е предназначен за хора, които използват Excel или се опитват да използват Excel, но са заплашени от концепцията за формули и функции. Неговата цел е да ви направи Excel професионалист или поне компетентен аматьор само за няколко урока.

НАВИГАЦИЯ НА УЧИЛИЩАТА

1. Защо ви трябват формули и функции?
2. Дефиниране и създаване на формула
3. Относителна и абсолютна референтна клетка и форматиране
4. Полезни функции, които трябва да знаете
5. Показвания, графики, статистически данни и обобщени таблици

Забележка: за непосветените това е първият урок в първата серия за How-To Geek School. Ще провеждаме нов урок всеки делничен ден, от понеделник до петък, отсега, докато не обхванем всяка тема. Така че останете на линия за повече, и ние ще правим официално съобщение за това как работи следващата седмица.

Какво е Excel и Защо ни е нужно?

Ако сте администратор, вероятно използвате Excel. Също така, ако сте търговец. Ако сте финансов анализатор, разбира се, вие трябва Excel. За тези и много други професии работата с електронни таблици е основен инструмент в ежедневието.

Хората, които са математически магьосници, вероятно веднага ще отнесат в Excel и ще го използват като естествено продължение на техните изчислителни процеси. Повечето от останалите… вероятно се нуждаят от помощ в този отдел.

Ако не сте обърнали внимание в класа по алгебра в гимназията, не се притеснявайте! Всичко, което трябва да направите, е да научите някои основни познания по формули и функции от тази серия на How-To Geek School и да ги приложите към работата си.

Ако не знаете дали имате нужда от Microsoft Excel, вероятно не сте показали какво може да направи. След като вече знаете, можете да намерите начини да го използвате в работата си, за да улесните сложните и досадни задачи.

Microsoft Excel е нещо повече от програма за въвеждане на имена и номера. Например, ако просто искате да изброите имената на учениците във вашия клас, можете просто да направите документ на Word. Word е добре за писане на есета и изготвяне на списъци, но за да правите изчисления, се нуждаете от формули и функции на Excel.

Кратък преглед на интерфейса на Excel

Преди да се потопим, нека прегледаме накратко интерфейса на Excel. Вероятно вече знаете всички тези неща, но никога не ви пречи.

Когато отворите чиста електронна таблица на Excel, тя е известна като „работна книга“ или „книга“ и всяка електронна таблица в книгата е известна като „работен лист“ или „лист“.

На върха на приложението доминира „лентата“ (сива), която се подразделя на „раздели“ (червени), които след това се подразделят на „секции“ (сини).

Под лентата е полето за име, което ви позволява да преименувате клетките и след това вдясно от това е област, която ви позволява да създадете всички важни „формули“. Ако задържите мишката върху всяка икона, можете да видите целта на всеки бутон, но това, което най-много ни интересува, е широката област, където ще бъдат показани нашите формули и функции.

И накрая, работният лист е подреден в „колони“ (обозначени с букви) и „редове“ (означени с числа). Всяко място е "клетка" и група от клетки е известна като "диапазон". Ако имате няколко листа в книга, можете бързо да ги прелиствате, като използвате разделите, които се виждат под листа. Под това, в сивата лента на състоянието, можете да коригирате изгледите на страници и нивото на увеличение.

Това е, доста просто, и само кратък преглед на някои от терминологията, която ще срещнете в тази серия на HTG School.

Какво е функция?

Функцията е изчисление или операция, която връща резултат. Входовете във функция се наричат ​​„аргументи“.

Всички функции започват със знак за равенство [=]. По този начин Excel знае да не третира аргументите като текст. Например, = AVERAGE (2,4) е функция, но AVERAGE (2,4) е само низ от текст. Без знак за равенство, Excel няма да изчисли резултат. Аргументите в тази функция са 2 и 4.

Забележка: Excel използва главни букви за изброяване на функции, но можете да използвате малки или големи букви, когато ги пишете.

В Excel, функционалната библиотека може да бъде намерена в раздела “Формули”.

Има 13 категории функции, някои от които са:

• Математически: AVERAGE () - изчислява средната стойност от поредица от числа.
• Дата и час: DATEVALUE () - преобразува низ от текст като “30 ноември 2013 г.” в число, така че можете да използвате този номер в други функции за дата и час. Не можете да правите математика с дати, освен ако не ги конвертирате първо в числа. Обясняваме това подробно в Урок 4.
• Текст: LEN () - връща дължината на низ. Например = LEN ("Excel") е 5.
• Логически: IF () - функцията IF () е написана като = IF (, след това A, друго B). Така че, ако "тест" е вярно, тогава резултатът е А; ако “test” не е вярно, тогава B.
• Търсене и справка: Те са необходими за търсене на стойности на друго място в електронната таблица. Например, VLOOKUP търси в таблица със стойности, за да намери една клетка.

Как можеше да използваш последния? Е, за да получите ден от седмицата в текст от функция за дата. Можете да използвате VLOOKUP, за да сканирате таблица, за да превърнете този номер в нещо по-лесно за разбиране, като "сряда".

Има и специални функции за финансите, инженеринга и статистиката, които са посочени отделно в менюто „Още функции“.

Какво е формула??

Формулата е комбинация от „оператори“, „операнди“ и „функции“.

Например, функцията = SUM добавя списък с числа (толкова често се използва, че е изброено в първото меню в Excel, съкратено от гръцката буква Sigma (Σ), което е означението, което математиците използват за сумиране на серия ).

Използвате формула като изчисляване на ръка. Например, можете да поставите семейния си бюджет във формула като тази:

Оставащи пари = (4 * седмична заплата) - ипотека - храна - комунални услуги

Операторите се умножават [*] и се изважда [-]. Операндите са ценностите „седмична заплата”, „ипотека”, „храна” и „комунални услуги”. Резултатът е „останалите пари”.

Имена и адреси

Стойностите за "храна" и другите операнди са имена, които определяте в Excel. Без „име“ трябва да използвате „адреса“.

Адресът на клетката се записва, като се използва нотация колона-колона. В редовете са дадени числа и колони, букви. Първата клетка в електронната таблица е A1. Когато достигнете края на азбуката, редовете се номерират AA, AB, BA, BB и т.н..

Формулите могат да бъдат по-сложни от примера на семейния бюджет. В гимназията научихте, че площта на кръг е радиус пъти pi на квадрат или πr².

В Excel можете да напишете това с помощта на формулата = PI () * радиус ^ 2.

Тук PI () е функция който връща числото 3.14 и “радиусът” е “име”, което сме дали на клетка, която съдържа радиуса; "операторите" са експоненти (^) и множители (*).

Ред и предимство

Скобите се използват за указване на реда и предимството при изчисленията.

Площта на окръжността също може да се напише πrr, но не и (πr)², така че трябва да разберете реда и предимството, за да получите правилен отговор. Експонатите се оценяват преди умножение, така че в този случай скобите не са необходими. Функцията квадратира радиуса първо, след което умножава тази с Pi.

Ако искате да елиминирате всички възможни съмнения, може да сте ясни и напишете = Pi * (радиус ^ 2).

Ще изследваме реда и предимството по-нататък в Урок 2. \ t.

Следва…

За останалата част от тази поредица ще се съсредоточим върху четири ключови области:

Урок 2: Определяне и създаване на формули

За да започнете, първото нещо, което трябва да проучите, е как да създадете формули и да разберете основните правила:

• Как да създадем формула
• Оператори на изчисления
• Ред и предимство
• Демонстрирайте как дадена функция се използва във формула

Урок 3: Справочник на клетки и форматиране

В този урок обсъждаме трите типа референтна клетка (относителна, абсолютна и смесена), форматиране, преместване или копиране и формула, както и циркулярни препратки.

Да предположим, че имате формула в клетка B1, която казва = A1 * 2. Ако копирате тази формула в клетка B2 (една клетка вдясно), тогава и клетката се променя.

Новата формула казва B1 * 2. Можете да използвате знака за долар ($), за да прикрепите препратката на клетката, така че копирането да не се променя там, където то показва (не се притеснявайте, ние покриваме това малко).

Урок 4: Полезни функции, които трябва да знаете

Този урок обяснява някои от най-често използваните функции и как можем да ги приложим в полезни изчисления и как да “гнездят” функции.

За да вмъкнете функция означава да поставите една функция вътре в друга. Например, ако искате да знаете кой ден е днес, напишете = WEEKDAY (СЕГА ()).

NOW () дава днешната дата, а WEEKDAY () го превръща в число от 1 до 7. NOW () е „вложен“ в WEEKDAY ().

Урок 5: Разширени функции: Ако, Вмъкване-Ако и Търсене

Ако искате да създадете сложни модели или алгоритми, ще трябва да знаете как да комбинирате логика и функции за търсене, включително IF и вложени IF оператори и справки, включително VLOOKUP и HLOOKUP.

Пример за функция за търсене е = COLUMN (). Това показва номера на колоната на клетката, например A = COLUMN (A1).

Също така ще разгледаме накратко обобщените таблици. За извличане на значение от данните се използва обобщена таблица. Например можете да вземете списък на продажбите и да ги групирате по регион или лице за продажби, за да ви даде общите за всеки.