Версии, сравняване и комбиниране на документи

За последния урок в тази серия на Geek School ще говорим за проследяване на версиите в Word и сравняване и комбиниране на документи.

НАВИГАЦИЯ НА УЧИЛИЩАТА

1. Използване на шаблони за гарантиране на общото оформление и форматиране
2. Следене на промените, направени в документ
3. Използване на коментари за посочване на промени в документ
4. Ограничаване и защита на документи и шаблони
5. Версии, сравняване и комбиниране на документи

Функцията Версии в Word бе премахната в последните версии на Word. В Word 2013 единственият начин да получите достъп до предишни версии на документ в Word е да отворите предишни автоматично запазени (автоматично запаметени) версии на документа. Можете също да отваряте скоро несъхранени документи. Обаче, в Word няма официална функция за модифициране. Ще ви покажем алтернатива, която можете лесно да добавите в Word безплатно, която ще ви осигури тази възможност.

Ако няколко души са работили с различни копия на един и същи файл, вместо да използват функцията за проследяване на промените в едно копие на файла, можете да сравните двете версии на файла, за да видите разликите. Word съдържа инструмент за сравнение, който ви позволява да сравнявате два файла, стига да имат различни имена на файлове. Ще ви покажем как да използвате тази функция и как да четете резултатите от сравнението.

В допълнение към сравняването на документи, можете да комбинирате документи, след като ги сравните. Ще ви покажем как да обедините две версии на един и същ документ, както и как лесно да обедините два различни документа, в случай че няколко автори са работили по отделни части на документ.

След като направите всички промени, направете необходимите сравнения и комбинирате документи, лесно можете да споделите документа си чрез Microsoft OneDrive. Можете също да използвате OneDrive във всеки един момент от процеса на сътрудничество, за да осигурите достъп до документа за други рецензенти.

Следете версиите на документ

Word използваше функционална версия, която ви позволява да запазвате различни версии на документ в самия документ. Тази функция е изчезнала и единственият начин да изтеглите предишни версии на документ е чрез функцията за автоматично запазване или чрез достъп до незаписани документи, ако има такива.

По подразбиране Word автоматично записва документа ви на определени интервали. Това е функцията за автоматично запазване. За да се върнете към предишно автоматично запазено копие на документа, кликнете върху раздела „Файл“ и изберете „(автоматично запаметяване)“ от списъка под „Версии“.

Можете също да увеличите или намалите интервала за функцията за автоматично запаметяване в Word.

Ако сте затворили документа си по случайност, без да го запазвате, или сте загубили захранване и компютърът неочаквано е изключен, можете да възстановите незаписани документи. За да направите това, кликнете върху раздела „Файл“ и кликнете върху бутона „Управление на версиите“ на екрана „Информация“. Изберете „Възстановяване на несъхранени документи“ от падащото меню.

Ако са останали незаписани файлове, те ще бъдат изброени в диалоговия прозорец „Отвори“, който се показва.

Алтернативи за запазване на версии на Word документ

Има алтернативи за добавяне на система за управление на версиите в Word. Едната е добавка за Word, наречена Save Versions, а другата е приставка, която работи с външна програма за контрол на версиите, наречена Perforce.

Добавката „Запазване на версиите“ ви позволява лесно да записвате номерирани версии на документ на Word от файла.

Perforce е програма за контрол на версиите, която е достъпна безплатно за до 20 потребители. Те предоставят приставка за Microsoft Office, която позволява файловете на Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project да се съхраняват и управляват лесно в Perforce от програмите.

Сравнете две версии на един и същ документ

Ако рецензентът е забравил да използва функцията „Проследяване на промените“ и не сте го заключили в документа, все още можете да сравните двете версии на документа и да приемете и отхвърлите промените въз основа на сравнението. Всичко, от което се нуждаете, е вашият оригинален документ и преработеният документ. Всеки файл трябва да има различно име.

Характеристиките „Сравнение“ и „Комбинирай“ са сходни, но всеки има своята цел. Ако имате само два документа, които искате да сравните, и нито един от тях не съдържа проследявани промени, използвайте функцията „Сравняване“. Ако имате два или повече документа, които съдържат проследени промени, и трябва да следите кой е променил какво и кога, използвайте функцията „Комбинирай“, описана по-късно в този урок.

За да сравните оригиналните и ревизираните версии на даден документ, кликнете върху „Сравняване“ в секцията „Сравняване“ на раздела „Преглед“ и изберете „Сравняване“ от падащото меню.

ЗАБЕЛЕЖКА: Не можете да сравнявате два документа, ако някоя от тях е защитена за проследени промени или е приложена някаква защита на документи. Премахнете защитата на документа, за да продължите да сравнявате документите. Вижте Урок 2 за информация как да отключите функцията за проследени промени и Урок 4 за информация за премахване на ограниченията за форматиране и редактиране от документ и парола, присвоена на документ, за да го отворите.

В диалоговия прозорец “Сравняване на документи” изберете “Оригинален документ” от падащия списък.

Изберете "Ревизиран документ" от падащия списък. Под „Ревизиран документ“ посочете етикет, който да се приложи към промените, така че да знаете кой ги е направил в полето „Редактиране на етикети с“. Тя може да бъде потребителско име или каквото искате.

Кликнете върху „Още“, за да получите достъп до повече опции.

В секцията „Настройки за сравнение“ изберете елементите, които искате да сравните в двата документа. По подразбиране всички елементи са избрани.

ЗАБЕЛЕЖКА: Елементът „Вмъквания и изтривания“ винаги е затъмнен и винаги се проверява. Когато използвате “Сравнение” или “Комбинирай”, вмъкванията и изтриванията винаги ще бъдат сравнявани.

В секцията „Показване на промените в“ изберете да сравните символа по символ („Ниво на знака“) или дума по дума („ниво на Word“). „Ниво на символите“ ви позволява да видите точните промени, които са били направени. Например, ако оригиналният документ съдържа думата "до" и преработеният документ има думата "също", към която е добавен "о", настройката "ниво на думата" ще ви покаже, че "до" е заменено с " Въпреки това, настройката „ниво на знаците“ ще покаже факта, че е добавен „o“.

По подразбиране функцията „Сравнение“ поставя промените в нов документ, както е показано в раздела „Показване на промените в“. Можете обаче да изберете да въведете промените в „Оригинален документ“ или „Ревизиран документ“.

Кликнете върху „OK“, след като направите своя избор.

Прави се сравнение между двата документа и промените се показват в посочения документ. В нашия пример избрахме да приемем по подразбиране показването на промените в нов документ. "Оригинален документ" и "Ревизиран документ" се показват в прозорец вдясно от "Сравнения документ", който се използва за справка. Те не могат да се редактират.

Ако не виждате прозореца, съдържащ оригиналните и ревизирани документи, щракнете върху “Сравнение” в секцията “Сравнение” на раздела “Преглед”. След това изберете „Покажи изходния документ“ и след това „Покажи и двете“. Можете също да изберете „Показване на оригинала“ или „Показване на преработените“, ако не искате да виждате и двете.

„Панел за преглед“, обсъден накратко в Урок 2 и по-подробно в Урок 3, също се показва отляво на „Сравнен документ“.

В „Сравнен документ“ можете да преминете през проследените промени, както е описано в Урок 2, като приемате или отхвърляте всяка промяна.

След това запишете сравнения документ с друго име и ще имате документ, съдържащ промени както от оригиналните, така и от ревизираните документи.