Полезни функции, които трябва да знаете

В този урок ще обсъдим категориите функции - какво правят и различни примери - и за да илюстрираме как работят, ще ви покажем няколко примерни електронни таблици. Съветваме ви да следвате, като създадете собствени електронни таблици.

НАВИГАЦИЯ НА УЧИЛИЩАТА

1. Защо ви трябват формули и функции?
2. Дефиниране и създаване на формула
3. Относителна и абсолютна референтна клетка и форматиране
4. Полезни функции, които трябва да знаете
5. Показвания, графики, статистически данни и обобщени таблици

Разбира се, има и много други функции и по никакъв начин не са единствените, които трябва да научите. Просто ви даваме набор от наистина полезни функции, които ще трябва да използвате редовно. Следващият урок ще демонстрира някои по-напреднали функции, които бихте могли да използвате, но малко по-рядко.

Математически и финансови функции

Отново, това не е пълен списък на математическите или финансовите функции, а пример за няколко, които трябва да опознаете. Препоръчваме да ги тествате в електронна таблица.

Функции	Предназначение
SQRT	Квадратен корен, например SQRT (4) = 2, защото 2 * 2 = 4
PMT	Плащане по кредита
ГРАДУСА	Използва се например от инженери, за да конвертират градуси (напр. 360 °) в радиани (напр. 2π)
GCD	Намира най-общия делител между две числа. Например, GDC (5,15) = 5, защото 5 е най-големият брой, който разделя 15. 3 също дели 15, но това не е най-големият делител те имат общо.
RAND (23)	Генерирайте произволно десетично число между или равно на 0 и 1. Можете да използвате това например, за да изберете победител в състезанието (вижте примера по-долу). RANDBETWEEN е по-лесен за използване, тъй като нямате конвертиране на това десетично число в цял номер, например 3 е по-лесно за използване от 0.3.

Пример: Победител за случайни състезания

Ето пример как можете да използвате RANDBETWEEN (). Да предположим, че имаме осем служители в офиса и шефът раздава iPad чрез случайна рисунка.

Не използвайте шапка и парчета хартия, за да изберете победител, използвайте високи технологии като Excel!

Направете електронна таблица като тази по-долу:

Използваме = RANDBETWEEN (1,8) в клетка B10, за да генерираме цяло число между 1 и 8.

Името на всеки служител е в диапазона A2: A9, тъй като има осем служители, така че трябва да изберем случайно число между или равно на 1 и 8. Човекът, чийто номер се появява, печели iPad.

Знаете позицията на служителя в списъка - Джеймс е 1, Марк е 2 и т.н. Използвайте функцията INDEX, за да получите името на служителя, за да присвоите произволно генерирания номер на съответното име. Така избираме победителя си.

• А2: А9 е диапазонът.
• Б10 е номерът на спечелилия служител.

В този пример 1 означава да изберете първата колона в диапазона и = INDEX () е функция, която извлича стойността на клетка (Jam.es = 1, така че той е наш победител).

Ако искате да изберете друго име - например, ако победителят трябва да присъства, за да спечелите - тогава всичко, което трябва да направите, е да промените електронната таблица. Можете да опитате сами, просто променете ширината на колона или добавете данни. По всяко време, когато електронната таблица се актуализира, тя регенерира ново случайно число и избира нов победител.

Логически функции

Логическите функции се използват за тестване дали нещо е вярно или невярно.

функция	Предназначение
АКО	Ако (, X, Y) Ако е вярно, тогава стойността е X, в противен случай стойността е Y. Например тази формула = IF (C2 = 5, "C2 = 5", "C25") Показва "C2 = 5" ако C2 = 5, в противен случай ще се покаже "C25"
И	= AND (C3 = 5, C4 = 5) Показва "TRUE", ако и двете C3 = 5 и C4 = 5
FALSE	Задава клетката на false
ВЯРНО	Задава клетката на true

Функции за дата и час

Датите се съхраняват в excel като числа, което означава, че можете да правите математика с тях. Можете да използвате +1, за да изчислите следващия ден и можете да извадите една дата от друга, за да намерите колко дни са изминали между две дати.

формула	резултат	Предназначение
= NOW ()	16.09.2013	Получете текущата дата и час
= DATEVALUE ( "09.16.2013")	41533	Преобразуване на датата в текстов формат на номер. Този номер се нарича „сериен номер“. Номер 1 е 1 януари 1900 г. 41 533 е 41 532 дни след това или 16/9/2013.
= WEEKDAY (сега ())	2	Извлича датата като число. 1 е неделя, а 7 е събота.
= NOW () + 1	17.09.2013	Тъй като датите в Excel се съхраняват като числа, можете да правите математика с тях.

Например, Excel не може просто да добави = 9/16/2013 + 1. Трябва първо да го преобразува в число, което има смисъл за него. На екрана виждате, че първо трябваше да зададем функцията DATEVALUE () на формулата, така че Excel да знае, че „стойността“ на текста е „дата“.

Пример: Кога да вземете ваканция

Ето един пример, който показва как да използвате различни функции за дата.

Шефът казва, че можете да вземете почивка въз основа на продажбите си. Ако направите 1 милион долара продажби, получавате две седмици (10 работни дни). Ако направите 10 милиона долара продажби, получавате три седмици (15 работни дни). Направете по-малко от $ 1 милион продажби и ще получите нова работа другаде.

Вие сте страхотен търговец, така че планирате да направите най-малко $ 10 милиона продажби и да го направите бързо. Вие смятате, че ще ви отнеме петдесет дни, за да изпълните квотата си. Искате да проектирате, когато можете да отидете на почивка, така че да направите електронна таблица.

За да намерите датата за почивка, не можете просто да добавите 50 дни към първата година. Тя трябва да бъде 50 работни дни - без почивните дни. Освен това, тъй като никой не иска да отиде на почивка в средата на седмицата, трябва да намерите следващата събота, освен ако датата, която вече е изчислена, не е събота.

Как се прави това изчисление? Нека погледнем отблизо таблицата по-долу:

Ако проектирате $ 15 милиона продажби, тогава въведете тази стойност в клетка B2. Също така смятате, че ще са необходими 50 работни дни, за да постигнете тази цел, която влизате в B3.

Оттук можем да изчислим коя дата ще бъде 50 работни дни от 1 януари, а след това да покажем следващата дата на събота - първия Ви ден на почивка.!

Формулата = РАБОТА (B1, B3, A13: A20) добавя B3 (50 работни дни) към B1 (1 януари), с изключение на празниците, изброени в диапазона A13: A20.

След това трябва да намерите следващата събота. Това е малко трудно. Цялата формула е = IF (WEEKDAY (B4) = 7,7,7-WEEKDAY (B4)) + B4.

За да обясните, не забравяйте, че петък и събота са 6^тата и 7^тата дни съответно. 14 март, който е нашият очакван първи ден, ще имаме право на почивка на 14 март (клетка B4), което е петък (6).

След това вземаме номер 7 (събота) и изваждаме стойността от B4.

След като Excel определи колко дни е разликата между прогнозирания ваканционен ден и следващата събота, той добавя тази разлика, в този случай 1, към стойността в B4 и я показва в B5.

След като определите кога да отидете на почивка, можете да разберете кога да се върнете. Ако продажбите ви са по-големи или равни на $ 1,000,000, тогава имате 10 почивни дни. Ако те са по-големи или равни на $ 10,000,000, получавате 15 почивни дни.

Формулата, която ще използваме, за да определим нашата дата за връщане е = IF (B2> = A10, WORKDAY (B11, B5), WORKDAY (B11, B4)).

Тук първо определяме стойността на B2 (направените продажби) и след това я сравняваме със стойността в A10 ($ 10,000,000).

Ако стойността е по-голяма или равна на $ 10,000,000, формулата ще добави 15 дни в клетка B5 и ще отпечата резултата в B6, която е вашата дата на връщане.

В противен случай тя ще добави стойността в B9 (10 дни) и ще я отпечата в B6.

Не ни пука за празниците, защото ще бъдем на почивка, така че не ги включваме в функцията WORKDAY ().

За съжаление, колкото и да е полезно, Excel все още не може да ви каже дали ще искате да се върнете на работа, след като почивката ви свърши!

Следва…

Завършвайки днес, трябва да имате прилични работни познания по математически и финансови функции, логически функции и функции за дата и час. Утре, в нашия последен Урок 5 на този клас, ще проучим референтните функции, решателя, финансовите функции и как да създадем обобщена таблица.