Ограничаване и защита на документи и шаблони

Ограничаването и защитата на документ ви гарантира, че сте крайната власт над неговия напредък.

НАВИГАЦИЯ НА УЧИЛИЩАТА

1. Използване на шаблони за гарантиране на общото оформление и форматиране
2. Следене на промените, направени в документ
3. Използване на коментари за посочване на промени в документ
4. Ограничаване и защита на документи и шаблони
5. Версии, сравняване и комбиниране на документи

Въпреки че може да искате други рецензенти да предлагат промени и да правят коментари към даден документ, може да има случаи, когато искате да ги ограничите да правят редакции и да променят форматирането..

Освен това може да искате да принудите всички проследяващи промяната или ограничителите да ограничават само коментирането. Целта на това е да се уверите, че вашият документ не може да бъде променян по такъв начин, че да не съответства на визията или стила ви.

В този урок ще ви покажем как да ограничите форматирането и видовете редактиране, които другите рецензенти могат да извършат в документа ви. След като документът ви е близо до крайното състояние, можете да го маркирате като окончателно, за да избегнете неволни промени.

Също така, може да искате да ограничите достъпа до документа си, така че да включва само екипа от рецензенти. Ще ви покажем как да защитите с парола своя документ. След това можете да кажете само на вашия екип паролата и никой друг няма да може да отвори документа.

Ще стартираме нещата, като Ви въведем в ограничаване на форматирането в документ.

Ограничете форматирането в документ

Когато разпространявате документ, за да може друг да го прегледа, може да не искате те да променят форматирането на документа. Word ви позволява да ограничите всички или някои от темите и стиловете, както и да позволите на рецензентите да променят някои от темите и стиловете. За да направите това, кликнете върху „Ограничаване на редактирането“ в раздела „Защита“ на раздела „Преглед“.

Прозорецът “Ограничаване на редактирането” се показва вдясно от основния текст. В секцията „Ограничения за форматиране“ изберете „Ограничаване на форматирането до избрани стилове“ и кликнете върху връзката „Настройки…“.

В диалоговия прозорец "Ограничения за форматиране" всички стилове в полето "Проверени стилове са позволени в момента" са избрани по подразбиране. За да изберете само определени стилове, които да се използват в документа, можете да използвате бутона “None”, за да премахнете избора на всички стилове и след това да изберете тези, които искате да разрешите. Можете също така да използвате препоръчаните от Word минимални стилове, за да го разрешите, като кликнете върху „Препоръчителен минимум“. Изберете допълнителни ограничения в секцията „Форматиране“ в долната част на диалоговия прозорец, ако желаете, и кликнете върху „OK“, когато сте готови.

Следният диалогов прозорец показва дали искате да премахнете стилове, които не са разрешени. Препоръчваме ви да не го правите. Може да се окаже, че в бъдеще искате да използвате тези стилове в документа. Други рецензенти няма да могат да ги променят или прилагат.

Кликнете върху „Не“, за да запазите стиловете, които не са разрешени във вашия документ.

Преди да бъдат приложени тези ограничения, трябва да започнете да прилагате защита. Ще обсъдим това, след като ви покажем как да ограничите редактирането.

Ограничаване на редактирането в документ

В допълнение към ограничаването на форматирането за рецензенти на документ, можете също да ограничите вида на редактиращите рецензенти, които могат да изпълняват документ. В прозореца „Ограничаване на редактирането“ поставете отметка в квадратчето „Разрешаване само на този вид редактиране в документа“ и изберете опция от падащия списък, за да укажете вида на редактирането, което искате да разрешите в документа. Можете да позволите на други рецензенти да проследяват само промените, да въвеждат коментари или да попълват формуляри. Можете дори да ограничите документа така, че други хора да могат да го четат и да не правят промени.

Може да попитате каква е разликата между ограничаването на редактирането само за проследяването на промените и запазването на „Промените в проследяването“, както е обсъдено в Урок 2. Всъщност няма разлика; функционалността е същата. Можете да използвате по-лесен за вас метод.

Можете да посочите изключения за ограниченото форматиране и редактиране или хора, на които е разрешено свободно да редактират документа. Кликнете върху връзката „Още потребители…“ в раздела „Изключения (по избор)“ в панела „Ограничаване на редактирането“.

В диалоговия прозорец „Добавяне на потребители“ можете да добавяте потребители от текущия компютър, от домейн, от който е включен текущият компютър, или чрез въвеждане на някой имейл адрес. Разделете всички потребители и имейл адреси с точка и запетая и кликнете върху „ОК“, когато сте готови.

Хората, които сте добавили в диалоговия прозорец „Добавяне на потребители“, се показват в полето „Физически лица“ в раздела „Изключения (по избор)“ в панела „Ограничаване на редактирането“. Изберете целия документ или част от него, който искате човек да може да редактира, и след това поставете отметка в квадратчето за това лице в полето „Физически лица“..

Сега, след като сте ограничили форматирането и редактирането на документа по желание, трябва да кажете на Word да започне да прилага защитата, за да влезе в сила. В секцията „Стартиране на принудителното изпълнение“ в прозореца „Ограничаване на редактирането“ кликнете върху „Да, започнете да прилагате защита”.

В диалоговия прозорец “Start Enforcing Protection” (Стартиране на принудителната защита) се уверете, че е избрана опцията “Password”, въведете парола два пъти и натиснете “OK”.

Обърнете внимание, че паролата не е необходима и не защитава напълно документа (документът не е шифрован). Той просто помага да се предпазят хората от изключване на ограниченията за форматиране и редактиране.

Ако изберете „удостоверяване на потребителя“, вероятно ще видите следната грешка:

„Вашето устройство не е настроено за управление на правата за информация (IRM). За да настроите IRM, влезте в Office, отворете съществуващо защитено от IRM съобщение или документ или се свържете с бюрото си за помощ. "

Препоръчваме ви да използвате парола. Това е много по-просто.

След като ограниченията са въведени, прозорецът „Ограничаване на редактирането“ показва подходящия текст, който позволява на проверяващия да изпълнява само допустимите задачи за редактиране и форматиране..