Пощенски филтри и звездната система

Урокът днес ще разшири обсъждането на етикетите в Gmail, за да включим филтри и след това да преминем към проследяване на важни имейли със звезди.

НАВИГАЦИЯ НА УЧИЛИЩАТА

1. Запознаване с Gmail
2. Мобилното приложение, съставянето на поща и разговорите
3. Управление и етикети във входящата поща
4. Пощенски филтри и звездната система
5. Приложения, подписи и защита
6. Покани и отговорници за почивка
7. Използвайте Gmail като списък със задачи
8. Няколко профила, клавишни комбинации и отдалечен изход
9. Използвайте профила си в Gmail за достъп до други профили
10. Съвети за захранването и лаборатории на Gmail

Етикетите са чудесни, но могат да се използват много по-ефективно чрез включване на филтри, така че съобщенията, които пристигат в съответствие с определени критерии, автоматично прилагат етикет или етикети. Това помага много в организацията и може значително да намали хаоса на входящите съобщения.

Създайте нов филтър, като използвате полето за търсене

За да създадете нов филтър, ще определим опциите за търсене в полето „Търсене“ и ще създадем филтър от търсенето. За да направите това, кликнете върху стрелката надолу в полето „Търсене“.

Въведете критериите си за търсене в полето за опции за търсене. Можете да изберете да търсите съобщения от конкретно лице или цял домейн (@ example.com), с определени думи в темата, както и други условия.

За да създадете филтър въз основа на това търсене, кликнете върху връзката „Създаване на филтър с това търсене“.

Показват се опциите за филтриране. Отметнете квадратчетата, които показват какво искате да правите с съобщения, които отговарят на критериите за търсене.

Например, избрахме винаги да маркираме съобщенията, които идват от посочения имейл адрес, с етикета "HTG School" и винаги да маркираме тези съобщения като "важни". Решихме също да приложим филтъра към всички съществуващи имейли от този човек.

ЗАБЕЛЕЖКА: Ако искате вашите етикети да действат като папки, можете да изберете „Прескачане на входящата поща (Архивирайте)“, за да преместите автоматично имейлите в етикетите, когато пристигнат. Това запазва имейлите ви по-организирани, въпреки че може да рискувате да пропуснете важно съобщение, тъй като няма да се показва автоматично във входящата ви поща.

След като зададете критерии за филтриране, кликнете върху „Създаване на филтър“.

ЗАБЕЛЕЖКА: Когато решите да препратите съобщение като действие във филтър, ще бъдат засегнати само нови съобщения. Всички съществуващи съобщения, за които се прилага филтърът, няма да бъдат препращани.

Показва се съобщение, че филтърът е създаден. Обърнете внимание на тази снимка на екрана, че всички съобщения от това лице са обозначени с етикета „HTG School“.

Съобщенията също бяха маркирани автоматично като важни (иконите за етикети вляво от подателите се попълват с жълто).

Създаване на нов филтър с помощта на екрана с настройки

Можете също да създадете филтър в „Настройки“.

Отворете екрана „Настройки“, както е описано по-горе, и кликнете върху връзката „Филтри“ в горната част.

Кликнете върху връзката „Създаване на нов филтър“.

Посочете критериите за търсене и филтриране по същия начин, споменати в предишния метод, и кликнете върху „Създаване на филтър“ в диалоговия прозорец за опции за филтриране.

Вместо да се върнете обратно във входящата си поща, се връщате в екрана „Филтри“ и се изписва новият ви филтър. Можете да редактирате, изтривате или избирате да бъде експортиран (експортирането на филтри ще бъде обсъдено по-късно в този урок).

Кликнете върху етикета „Вх. Поща“, за да се върнете във входящата си поща.

Използвайте конкретно съобщение за създаване на нов филтър

Можете също да създадете филтър въз основа на съществуващо съобщение. За да направите това, изберете съобщение от списъка с съобщения или от етикет.

Кликнете върху бутона „Още“ и изберете „Филтрирай съобщения като тези“ от падащото меню.

Забележете, че полето „От“ в диалоговия прозорец „Филтър“ се попълва автоматично. Въведете всички други критерии за филтриране, които искате, и кликнете върху „Създаване на филтър с това търсене“.

Укажете критериите за филтриране, като изберете опциите за филтриране в следващия диалог, както е описано по-горе.

ЗАБЕЛЕЖКА: Можете да използвате този метод, за да настроите филтри за автоматично изтриване на нежеланите имейли, когато ги получавате.

Приложете същия филтър към много податели

Можете да използвате един филтър за управление на съобщения от различни имейл адреси. Например, можем да определим за етикетиране на съобщения от множество хора с етикета „HTG School“. За да направите това, отворете диалоговия прозорец с опциите за търсене, като използвате стрелката надолу в полето „Търсене“.

Добавете всеки имейл адрес в полето „От“, разделен с думата „ИЛИ“ и кликнете върху „Създаване на филтър с това търсене“.

За да приложите същия етикет към съобщенията от един от тези имейл адреси, поставете отметка в квадратчето „Прилагане на етикета“ и изберете желания от етикета от изскачащия списък. Приложете всички други действия за този филтър и кликнете върху „Създаване на филтър“.

ЗАБЕЛЕЖКА: Не забравяйте да поставите отметка в квадратчето „Прилагане на филтъра към съвпадащите разговори“, ако искате да приложите този филтър към съобщения, които вече сте получили от тези два имейл адреса.

Експортирайте и импортирайте филтри

Сега, след като сте научили как да настройвате филтри, вероятно сте създали някои много полезни филтри, които може да искате да използвате в други профили в Gmail. Можете да експортирате филтри от един профил и да ги импортирате в друг.

Експортиране на филтър

За да експортирате филтър, първо отворете екрана “Филтри” на екрана “Настройки” (използвайки бутона “Настройки”). След това изберете филтъра, който искате да експортирате в списъка, и кликнете върху „Експортиране“.

ЗАБЕЛЕЖКА: Можете да изберете няколко филтъра за експортиране наведнъж.

В диалоговия прозорец „Запиши като“ се придвижете до мястото, където искате да запазите филтъра. Филтърът се запазва като XML файл с име по подразбиране, което можете да промените, ако искате, просто не забравяйте да оставите разширението като .xml и кликнете върху „Запазване“.

Сега имате файл, който можете да архивирате, прехвърляте на друг компютър, споделяте с приятел или импортирате в друга сметка в Gmail.

Импортиране на филтър

За да импортирате филтър в профила си в Gmail, отворете „Филтри“ на екрана „Настройки“ и кликнете върху връзката „Импортиране на филтри“..

В „Импортиране на филтри“ кликнете върху „Избор на файл“.

ЗАБЕЛЕЖКА: Ако промените решението си за импортиране на филтъра, кликнете върху връзката „Отказ на внос“.

В диалоговия прозорец „Отвори“ отидете до мястото, където сте запазили експортирания филтър. Изберете файла и кликнете върху „Отвори“.

Името на файла е в списъка до бутона „Избор на файл“. Кликнете върху „Open File“, за да отворите файла и импортирайте филтрите в него.

Появява се съобщение под полето „Търсене“, докато се отваря филтърния файл. Това може да отнеме известно време, в зависимост от това колко филтри са във файла.

Всички филтри в избрания файл са изброени в „Импортиране на филтри“. Изберете филтрите, които искате да импортирате. Ако искате да приложите импортираните филтри към съществуващи имейл съобщения (както при създаването на нов филтър), поставете отметка в квадратчето „Прилагане на нови филтри към съществуваща поща“ и кликнете върху „Създаване на филтри“.

Показва се диалогов прозорец, показващ хода на процеса на създаване на филтъра. Можете да отмените създаването на филтрите, като кликнете върху „Стоп“.

Когато филтрите са създадени, те се показват във вашия списък на екрана „Филтри“.

Следете важни имейли, използвайки Star System

Звездната система на Gmail ви позволява да маркирате най-важните си имейли, за да можете лесно да ги намерите по-късно. По подразбиране съобщенията със звезда са обозначени с жълта звезда, но можете да добавите други цветове и видове звезди.

Звездите се показват вляво от името на подателя във входящата ви поща.

Добавете звезда към съобщение

За да добавите звезда към съобщение във входящата ви поща, кликнете върху иконата на звезда до името на подателя, както е показано на снимката по-горе.

Можете също да добавите звезда към съобщение, докато е отворено. За да направите това, кликнете върху иконата на звезда в горния десен ъгъл на съобщението вдясно от датата. В разговорите тя ще бъде вдясно от първото съобщение в началото на разговора.

За да добавите звезда към съобщението, което композирате, кликнете върху стрелката „Още опции“ в долния десен ъгъл на прозореца „Съставяне“..

Преместете мишката върху опцията „Label“ и след това изберете „Add star“ от подменюто.

В етикета „Изпратена поща“, съобщението, което сте изпратили, е означено със звезда.

Използвайте няколко дизайна на звездите на вашите съобщения

Gmail ви позволява да използвате няколко цвята и типа „звезди“, за да разграничавате съобщенията един от друг.

Тази функция е полезна, ако искате да маркирате няколко съобщения с различни нива на важност. Например, можете да използвате пурпурна звезда за съобщения, които искате да прочетете отново, и червен удивителен знак за съобщенията, които трябва да продължите.

Кликнете върху бутона „Настройки“ и изберете „Настройки“ от падащото меню. В раздела „Общи“ превъртете надолу до секцията „Звезди“. Плъзнете иконите от раздела „Не се използва“ в секцията „В употреба“, за да добавите различни видове звезди. Ако използвате повече от един тип звезда, кликнете върху иконата на звезда до имейл съобщение, циклично преминавайки през всички използвани звезди. Ако изпратите съобщение със звезда, докато е отворено, се прилага само първият тип звезда.

Намерете съобщения със звезда

За да видите всички съобщения със звезда, кликнете върху етикета „С означение“ в лявата част на главния прозорец на Gmail. Можете също да търсите съобщения със звезда, като въведете „is: starred“ в полето „Търсене“.

Намерете съобщения с определен вид звезда

Ако сте маркирали съобщенията си с няколко различни типа звезди, можете да търсите определен тип звезда. За да направите това, търсенето с „има:“ с името на звездата (напр. „Има: червено“).

За да разберете името на дадена звезда, отворете раздела „Общи“ на екрана „Настройки“ и задръжте мишката върху желания тип звезда. Името на звездата се показва в изскачащ прозорец.

Има и списък с имена на звезди в помощната тема за разширено търсене в помощта на Gmail.

Съхранявайте съобщения със звезда извън основния раздел

Ако организирате входящата си поща чрез конфигурируемите раздели, споменати по-рано в този урок, съобщенията от други раздели, маркирани със звезда, също са включени в раздела „Основно“. Ако не искате да виждате съобщения със звезда от другите раздели в раздела „Основно“, можете да го изключите.

Кликнете върху иконата „+“ вдясно от разделите.

В диалоговия прозорец „Избор на раздели за активиране“ махнете отметката от квадратчето „Включване на звезда в основното“ и кликнете върху „Запазване“.

Следва…

Вече сме тук в края на Урок 4, но вече сте на път да станете професионалист в Gmail! Само за четири кратки дни вие вече знаете толкова, колкото трябва да знаете, за да направите блестящата си поща, а съобщенията сега автоматично ще намерят пътя си към обозначените им етикети, без да попълват входящата ви поща.

.