Следене на промените, направени в документ

Сега, след като сте настроили шаблона за вашия документ в Урок 1, и първият проект на вашия документ е бил написан, това е времето за редактиране. Ако в документа сътрудничи няколко души, можете да използвате функцията „Проследяване на промените“ в Word, за да знаете какви промени са направени и кой ги е направил..

НАВИГАЦИЯ НА УЧИЛИЩАТА

1. Използване на шаблони за гарантиране на общото оформление и форматиране
2. Следене на промените, направени в документ
3. Използване на коментари за посочване на промени в документ
4. Ограничаване и защита на документи и шаблони
5. Версии, сравняване и комбиниране на документи

Когато променяте документ с включени „Промени в проследяването“, всяка промяна, която правите в документа, се показва като цветна маркировка, като на всеки рецензент се присвоява различен цвят.

Изтритият текст не изчезва - той е зачеркнат и добавеният текст е подчертан. Това ви позволява да прегледате всички промени в документа, преди да ги направите постоянни и да изберете да приемете или отхвърлите всяка промяна. Ще ви покажем как да приемете и отхвърлите промените по-късно в този урок.

В този урок ще ви покажем как да включите функцията „Проследяване на промените“ и да използвате различните изгледи. За да сте сигурни, че други рецензенти проследяват промените си, можете да заключите функцията „Проследяване на промените“. След като всички промени бъдат направени, всяка промяна трябва да бъде преразгледана. Ще ви покажем как да приемете и отхвърлите промените. Персонализирайте функцията „Проследяване на промените“, като използвате многото налични опции.

Включете проследяване на промените

За да включите „Проследяване на промените“, кликнете върху раздела „Преглед“ и кликнете върху „Проследяване на промените. "

Когато “Track Changes” е включен, бутонът се показва със син фон.

Сега всички промени, които правите в документа, ще се показват като цветни надписи.

Променете изгледа за маркиране и скрийте проследяемите промени

Когато включите „Проследяване на промените“, има различни начини за преглеждане на маркирането. Изгледът „Всички маркировки“ показва всички реални промени в документа ви, както е показано по-горе. Това е изглед по подразбиране за документи, отворени с „Проследяване на промените“. Въпреки това, ако имате много ревизии в документа, може да се обърка, ако го прочетете с всички показани ревизии.

За да подобрите четливостта на вашия документ, можете да използвате изгледа "Simple Markup", който крие сложни маркировки. Забележете, че всяка промяна е маркирана с вертикална лента вляво от текста. Кликнете върху тази лента, за да превключите от изглед „All Markup“ към изглед „Simple Markup“.

ЗАБЕЛЕЖКА: Превключването на изгледи за маркиране се отразява на всички проследени промени в документа, а не само на това, където сте кликнали върху вертикалната лента.

Изгледът "Simple Markup" скрива проследените промени в текста и свива коментарите (обсъдени в Урок 3) в малки балони, а вертикалните ленти, показващи проследяването на промените, се показват в червено. Кликнете отново върху лентата, за да преминете към изгледа „Всички маркировки“ и да видите всички вградени проследени промени.

Можете също да промените изгледите за маркиране, като използвате падащото меню „Показване за преглед“ в секцията „Проследяване“ на раздела „Преглед“.

В допълнение към изгледите „Обикновено маркиране“ и „Всички маркировки“ можете да изберете и „Без маркиране“, за да видите окончателната версия на документа, като че ли всички проследени промени са били приети (ще обсъдим приемането и отхвърлянето на промените по-късно този урок) или „Оригинал“, за да видите оригиналната версия на документа. Опциите “No Markup” и “Original” скриват вградената маркировка.

ЗАБЕЛЕЖКА: Опциите “No Markup” и “Original” също помагат при отпечатване на документ, който е отбелязал промени в него. Ако скриете проследените промени, те няма да се отпечатват.

Показване на ревизиите в балоните вместо на Inline

По подразбиране повечето ревизии се показват вградени, като самият текст се маркира. Можете обаче да изберете да показвате ревизиите в балони, което премества повечето ревизии в дясното поле. Това може да направи документа по-лесен за четене и балоните дават по-подробна информация за някои надценки.

За да покажете ревизии в балони, кликнете върху раздела „Преглед“ и след това върху „Показване на маркировката“ в секцията „Проследяване“. Изберете „Балони“ и след това „Покажи ревизии в балони“ от падащото меню.

Повечето ревизии се показват в “Markup Area” в дясното поле. Все пак всеки добавен текст все още се показва вграден.

За да видите отново добавените маркировки, изберете Balloons от падащото меню „Show Markup“ и след това изберете „Show All Revisions Inline“ или „Show Only Comments and Formatting in Balloons“.

ЗАБЕЛЕЖКА: Скриването на проследените промени не се отървава от тях. Трябва да приемете или отхвърлите всяка промяна, за да ги премахнете напълно, преди да разпространите окончателния си документ. Ще обсъдим приемането и отхвърлянето на промените малко по-късно в този урок.