Управление и етикети във входящата поща

В днешния урок ще ви помогнем да разберете как по-добре да категоризирате входящата си поща и да организирате съобщенията си с етикети и някои предварително дефинирани, но конфигурируеми раздели.

НАВИГАЦИЯ НА УЧИЛИЩАТА

1. Запознаване с Gmail
2. Мобилното приложение, съставянето на поща и разговорите
3. Управление и етикети във входящата поща
4. Пощенски филтри и звездната система
5. Приложения, подписи и защита
6. Покани и отговорници за почивка
7. Използвайте Gmail като списък със задачи
8. Няколко профила, клавишни комбинации и отдалечен изход
9. Използвайте профила си в Gmail за достъп до други профили
10. Съвети за захранването и лаборатории на Gmail

След като сметката ви в Gmail придобие някаква пара и започнете да получавате няколко съобщения, ще искате да се научите да укротявате потока в по-управляеми потоци. Филтрите на Gmail ви позволяват да управлявате входящите си имейл съобщения, като ви помага да запазите по-малко важните си имейли и да се филтрирате в етикет. Преди да започнете да изучавате филтри в Урок 4, ще трябва да научите как да създавате и етикетирате еквивалента на папки в Gmail и за това ще говорим днес.

Първо обаче ще говорим за автоматичния интерфейс на Gmail, Приоритетна вх. Поща и всички настройки, които те съдържат.

Автоматично категоризирайте входящата си поща с помощта на конфигурируеми раздели

Сега Gmail предлага автоматични категории с табове за входящата ви поща. Тази функция прекъсва вашата пощенска кутия на „Основно“, „Социално“, „Промоции“, „Актуализации“ и „Форуми“. Ако участвате в много онлайн услуги, тази функция може да бъде полезна.

По принцип, съобщения, получени за определени типове сайтове или за конкретно съдържание, могат да се събират в различни части на вашата пощенска кутия. Това може да доведе до по-малко затрупана входяща поща.

Изберете кои раздели са видими във входящата ви поща

Тези раздели могат да се конфигурират, което ви позволява да избирате кои раздели искате да имате в пощенската си кутия. За да промените кои раздели са видими, щракнете върху иконата плюс вдясно от разделите.

Появява се диалоговият прозорец “Select tabs to enable”. Поставете отметки в квадратчетата за разделите, които искате да имате в пощенската си кутия.

ЗАБЕЛЕЖКА: Ако скриете раздел, съобщенията от тази категория ще се покажат в раздела „Основно“. Освен това текстът в разделите не може да се променя и не можете да добавяте персонализирани раздели. Вместо това използвайте персонализирани етикети (обсъдени в следващия раздел), за да категоризирате по-нататък съобщенията си.

Можете също да изберете кои раздели да се показват във входящата ви поща в раздела „Входящи“ на екрана „Настройки“ в секцията „Категории“.

Организирайте вашите съобщения, като използвате стилове и настройки на входящата поща

Стилът на входящата поща ви позволява да организирате пощенската си кутия в Gmail по начин, който ви е най-подходящ. Можете да организирате входящата си поща с помощта на конфигурируемите раздели, както бе споменато по-рано в този урок, или в секции като „Непрочетени“, „Звезди“ и „Важно“.

Променете типа на входящата си поща

За да промените различен стил на входящата поща, отворете екрана „Настройки“ и кликнете върху раздела „Входящи“.

В раздела "Входящи" изберете от падащия списък вида на входящата кутия, която искате да използвате.

Всеки тип пощенска кутия има свои настройки. След като изберете “Inbox type”, настройките за този тип се показват под избор “Inbox type”. Направете промените в настройките и кликнете върху „Запазване на промените“.

Можете също така бързо да промените някои от настройките за стила на входящата поща в пощенската си кутия, като кликнете върху стрелката надолу, която се намира в най-дясната част на всяко заглавие на секцията.

Помощ за Gmail предоставя описания на типовете входящи. Чувствайте се свободни да експериментирате с различните стилове на входящата поща, за да видите какво работи най-добре за вас. Винаги можете да се върнете към по подразбиране, ако промените решението си.

Можете също така бързо да промените стила на входящата си поща, като преместите мишката върху етикета „Вх. Поща“ и щракнете върху стрелката надолу, която се показва. Изберете желания стил на входящата поща от падащото меню „Тип на входящата поща“. Забележете, че преместването на мишката върху всеки стил дава кратко описание на всеки тип.

Организирайте и категоризирайте вашите съобщения с помощта на етикети

Накратко ви запознахме с етикетите в Урок 1 от тази поредица. Етикетите ви позволяват да организирате имейл съобщенията си в категории. Те са подобни на папките, но за разлика от папките, можете да приложите повече от един етикет към едно съобщение.

ЗАБЕЛЕЖКА: Gmail поддържа максимум 5 000 етикета, включително под-етикети. Ако превишите това ограничение, може да установите, че опитът ви в Gmail е по-бавен и може да възникнат грешки. Премахнете етикетите, които може да не използвате повече. Изтриването на етикетите не изтрива съобщения.

Създайте нов етикет

Можете да създадете собствени персонализирани етикети, за да поддържате входящата си поща организирана и дори да премествате съобщенията от входящата поща в етикетите си (действащи като папки). Ще ви покажем как да създадете етикет, поставен под друг етикет, като подпапка в папка.

За да създадете нов потребителски етикет, който ще бъде основната папка, кликнете върху „Още“ в списъка с етикети отляво на основния екран на Gmail..

Когато списъкът се разшири, кликнете върху връзката „Създаване на нов етикет“.

Въведете име за етикета в полето „Моля, въведете ново име на етикет“ в диалоговия прозорец „Нов етикет“. Кликнете върху „Създаване“, за да завършите създаването на новия етикет.

ЗАБЕЛЕЖКА: Тъй като това е родителският етикет, който ще съдържа под-етикет, няма да поставим този етикет.

За да създадете под-етикет под родителския етикет, който току-що създадохте, отново кликнете върху „Създаване на нов етикет“.

В диалоговия прозорец “New Label” въведете името на под-етикета, който искате да създадете в полето “Моля въведете ново име на етикет”. Поставете отметка в квадратчето „Поставяне на етикет под гнездото“, изберете родителския етикет, който току-що създадохте от падащия списък, и кликнете върху „Създаване“.

Можете също да създадете вмъкнат етикет, като въведете родителския етикет, последван от наклонена черта (/), след което въведете името на вмъкнатия етикет - всичко това в полето за редактиране „… new label name“. Например, можем да въведем „Лични / Приятели“ в полето за редактиране и да не поставим отметка в квадратчето „Поставяне на етикет под гнездото“.

ЗАБЕЛЕЖКА: Родителският етикет трябва вече да съществува, за да създадете вграден етикет под него. Не можете да създавате и двете етикети едновременно. В нашия пример първо трябва да създадем етикета „Лични“, преди да създадем вмъкнатия етикет „Приятели“.

Вграденият етикет изглежда като следния пример.

Новият родителски етикет, с неговия вмъкнат етикет, също се добавя към списъка с етикети, наличен в бутона за действие „Етикети“, както и в списъка с етикети, наличен в бутона „Преместване в“..

Прилагане на етикети към съобщения

Има два начина за прилагане на етикетите към съобщенията. Можете да приложите етикети към съобщенията, докато оставяте съобщенията във входящата си поща. Можете също да премествате съобщения на етикети, както бихте ги преместили в папки. Ще ви покажем и двата метода.

Прилагайте етикети към съобщения, докато ги оставяте във входящата си поща.

Този метод ви позволява лесно да приложите няколко етикета към едно съобщение.

За да приложите етикет към съобщение, като запазите съобщението във входящата си поща, поставете отметка в квадратчето вляво от съобщението, за да го изберете (или отворете съобщението). След това кликнете върху бутона „Етикети“ и изберете едно или повече етикети от падащото меню.

Не забравяйте, че можете да приложите повече от един етикет към съобщение. Менюто „Етикети“ не изчезва, след като изберете етикетите си, така че можете да изберете няколко етикета наведнъж.

За да приложите избраните етикети към съобщенията, щракнете върху “Apply” в долната част на менюто.

След това етикетите се показват вляво от темата на съобщението.

Ако имате дълъг списък с етикети, можете да започнете да въвеждате името на етикета, след като кликнете върху бутона „Етикети“, за да намерите етикета в списъка.

Приложете етикет към съобщение и го преместете от входящата си поща

За да приложите етикет към съобщение и да преместите съобщението от входящата си поща едновременно, плъзнете съобщението до желания етикет в списъка вляво. Докато премествате мишката над списъка, тя ще се разгъне, за да се покажат етикети, които в момента могат да бъдат скрити.

Имайте предвид, че можете да използвате този метод, за да идентифицирате съобщението като спам, в допълнение към използването на бутон за действие „Съобщение за спам“. Просто преместете нарушителните съобщения в етикета „Спам“.

Преместването на съобщение в етикета „Trash“ изтрива съобщението. Това е същото като избирането на съобщение или отварянето му, и щракване върху бутона „Изтриване“.

Отворете етикет

Отварянето на етикет е като отваряне на папка. Изброени са всички съобщения, свързани с този етикет. За да отворите етикет, щракнете върху желания етикет в списъка с етикети от лявата страна на главния екран на Gmail. Ако желаният етикет не се вижда, кликнете върху „Още“, за да получите достъп до пълния списък.

Показват се всички съобщения, свързани с този етикет. Обърнете внимание на думата за търсене в полето „Търсене“. Gmail автоматично попълва полето „Търсене“ с подходящия филтър, за да покаже избраните съобщения. Ще обсъдим филтрите по-късно в този урок.

Обърнете внимание, че ако приложите етикет към съобщение, без да преместите съобщението в този етикет (и извън пощенската кутия) и след това отворите етикета, в съобщението се показва етикетът „Вх. Поща“, който показва, че съобщението все още се намира в входящата поща.

За да се върнете във входящата си поща, кликнете върху етикета „Вх. Поща“ в списъка вляво.

Ако искате да преместите съобщението обратно във входящата си поща, просто отворете папката с етикети, за да влезете в съобщението и преместете съобщението обратно във входящата кутия. Обърнете внимание, че в съобщението все още има приложен етикет.

Премахване на етикет от съобщение

Ако решите, че не искате конкретен етикет, свързан с дадено съобщение, можете лесно да го премахнете.

За да направите това, изберете съобщението с помощта на квадратчето за отметка вляво от съобщението или отворете съобщението. Кликнете върху бутона „Етикети“, премахнете отметката от падащото меню, което искате да премахнете от съобщението, след което кликнете върху „Прилагане“.

ЗАБЕЛЕЖКА: Можете да премахнете няколко етикета от едновременно едно съобщение. Трябва само да изберете всички етикети, които искате да премахнете, от падащото меню „Етикети“, преди да кликнете върху „Прилагане“.

Промяна на цвета на етикета

Можете да присвоите цветове на етикетите си, така че лесно да ги разпознавате във входящата си поща. По подразбиране всички етикети са оцветени със светлосив фон и тъмно сив текст. Етикетът „Лични / Приятели“ на изображението по-долу използва цвета по подразбиране. Другите етикети, "HTG School" и "Admin", имат други цветове, които се прилагат към тях.

За да промените цвета на етикет, преместете мишката върху желания етикет. Кликнете върху стрелката надолу отдясно на етикета, за да влезете в падащото меню.

Преместете мишката върху опцията "Цвят на етикета" и изберете текстова и цветова комбинация, като кликнете върху нея.

Можете също да използвате опцията „Премахване на цвят“, за да премахнете цвета от етикета и да се върнете към подразбиране.

Ако не искате някоя от показаните комбинации, можете да изберете персонализирана комбинация, като кликнете върху „Добавяне на персонализиран цвят“. Изберете “Цвят на фона” и “Цвят на текста” в диалоговия прозорец “Добавяне на персонализиран цвят”, който се показва.

Прегледайте избраната комбинация, където се казва „Цвят на преглед на етикета“.

Настройка на достъпа с едно кликване до стандартни и персонализирани Gmail етикети

Можете лесно да създадете достъп до етикетите с едно кликване.

За да направите това, отворете етикет, както обсъдихме по-рано в този урок, след което плъзнете изображението на страницата от адресната лента в лентата с инструменти на отметките. Сега можете да кликнете върху този маркер, за да получите достъп до всичките си съобщения, свързани с този етикет.

Скриване и показване на етикети в Gmail

Ако имате дълъг списък с етикети в Gmail, може да искате някои етикети да се виждат по-често, докато криете останалите.

Скриване на етикет

За да скриете етикет в Gmail, кликнете върху етикета, който искате да скриете в списъка с етикети под бутона „Състави“ и го плъзнете към връзката „Още“ под списъка с видими етикети..

ЗАБЕЛЕЖКА: Връзката “Още” става връзката “По-малко”, докато премествате етикета към него.

Етикетът се премества, така че е изписан под „Категории“, който се появява, когато кликнете върху „Още“, за да разширите списъка с етикети. Ако връзката „По-малко“ е по-скоро налична, отколкото връзката „Още“, „Категориите“ могат да се видят просто чрез придвижване на мишката върху списъка с етикети..

Направете скрит етикет видим

За да направите скрит етикет видим, кликнете върху „Още“ (ако е необходимо), за да се покаже секцията „Категории“. Кликнете и плъзнете желания етикет от раздела „Категории“ до етикета „Вх. Поща“.

Етикетът се премества обратно в основния списък с етикети по азбучен ред.

Скриване на предварително зададени етикети на Gmail на системата, като „Звезди“, „Изпратени“, „Чернови“, „Спам“ или „Кошче“

Предварително зададените етикети на Gmail също могат да бъдат скрити. За да скриете някой от тези етикети, кликнете върху „Още“ под списъка с етикети.

Кликнете върху „Управление на етикети“ в „Категории“.

Появява се екранът с настройки „Етикети“.

В секцията „Системни етикети“ намерете системния етикет, който искате да скриете, и кликнете върху връзката „Скрий“ в графата „Показване в списъка с етикети“..

ЗАБЕЛЕЖКА: Етикетът не е напълно скрит, а се премества под връзката „Още“.

Достъп до настройките за етикети на екрана с настройки

Екранът с настройки „Етикети“ може да бъде достъпен и чрез бутона „Настройки“. Ще споменаваме различни части от екрана Настройки през цялата серия. Процедурата за достъп до „Настройки“ винаги ще бъде същата.

За достъп до инструментите за филтриране в екрана „Настройки“ кликнете върху бутона „Настройки“ (предавка) в горния десен ъгъл на главния прозорец на Gmail..

След това изберете „Настройки“ от падащото меню.

След като се появи на екрана „Настройки“, можете да получите достъп до настройки за „Етикети“, „Филтри“, „Вх. Поща“, „Теми“ и други части и функции на Gmail..

Скриване на етикети без Непрочетено автоматично в Gmail

С възможността да скривате етикети и автоматично да насочвате съобщения към тези етикети с помощта на филтри (вижте следващия раздел), може да се чудите как бързо да разберете дали имате непрочетени съобщения в скритите етикети. Лесно можете да изберете да показвате скрити етикети, когато в тях има непрочетени съобщения. По този начин не пропускайте никакви важни съобщения.

За да настроите Gmail, така че да скрие етикетите, освен ако не съдържат непрочетени съобщения, отворете екрана с настройки „Етикети“, като използвате един от методите, споменати по-горе.

За всяка система и потребителски етикет, които искате да скриете, ако не съдържа непрочетена поща, кликнете върху връзката „Покажи, ако не е прочетено“.

Забележете, че в списъка с етикети „System“ можете да скриете само етикетите „Draft“ и „Spam“, ако не съдържат непрочетени съобщения. Тази функция не се отнася за „Категории“ и „Кръгове“.

Можете бързо да приложите тази настройка към всичките си персонализирани етикети, като кликнете върху стрелката надолу до „Показване в списъка с етикети“ в горната част на секцията „Етикети“ и от падащото меню изберете „Показване на всички, ако е непрочетено“.

Следва…

Това ни води до края на урок 3. Трябва да имате доста ясно разбиране за това как да поддържате входящата си поща организирана, използвайки различни раздели, стилове и настройки. Най-хубавото е, че сте на път да овладеете електронната си поща чрез етикети!

В следващия урок ще разширим обсъждането на етикетите, за да включим филтри - например как да използвате филтри за автоматично прилагане на етикети, както и как да вземете съществуващите си филтри и да ги експортирате в друг профил в Gmail..

След това, за да затворите нещата, представяме звездната система, която ви помага да следите важни имейли.