Приложения, подписи и защита

В този урок ние се фокусираме върху прикачени файлове и как можете да натрупате имейл съобщения с персонализиран подпис.

НАВИГАЦИЯ НА УЧИЛИЩАТА

1. Запознаване с Gmail
2. Мобилното приложение, съставянето на поща и разговорите
3. Управление и етикети във входящата поща
4. Пощенски филтри и звездната система
5. Приложения, подписи и защита
6. Покани и отговорници за почивка
7. Използвайте Gmail като списък със задачи
8. Няколко профила, клавишни комбинации и отдалечен изход
9. Използвайте профила си в Gmail за достъп до други профили
10. Съвети за захранването и лаборатории на Gmail

Ние затваряме нещата с информация за това как най-добре да защитите данните в профила си и да архивирате данните си на местно ниво, така че винаги да имате такива, дори ако изтриете профила си.

Прикачени

Добавянето на прикачен файл към имейл в Gmail е лесно. Най-доброто от всичко е, че с Gmail можете да избегнете неудобството да изпратите последващо съобщение, ако забравите да прикачите файл.

ЗАБЕЛЕЖКА: Съобщенията в Gmail могат да бъдат с размер до 25 мегабайта (МБ). Ако трябва да изпратите прикачени файлове в съобщението, което е по-голямо от 25 MB, вместо това можете да вмъквате файлове от Google Диск. Няма ограничение за броя на прикачените файлове на съобщение, стига да не надвишите ограничението за размер от 25 МБ.

Един от начините е да кликнете върху „Прикачване на файлове“ в долната част на прозореца „Съставяне“.

Изберете файловете си, за да прикачите към съобщението в диалоговия прозорец „Отвори“. Можете да прикачите няколко файла едновременно, като изберете няколко файла по същия начин, както бихте направили в Windows Explorer. Кликнете върху „Отвори“, за да прикачите избраните файлове.

Напредъкът на прикачването на файловете се показва в долната част на съобщението.

Ами ако забравите да прикачите файловете си? Gmail няма да ви позволи да забравите. Gmail разпознава, когато сте написали определени фрази в тялото на съобщението си и преди да изпратите съобщението, се появява съобщение за напомняне.

Кликнете върху „Отказ“ и прикачете файловете, преди да изпратите съобщението.

Всяка от следните фрази ще покаже напомнянето за прикачен файл да се покаже.

• виж приложената
• Вижте прикачения файл
• виж приложеното
• към този имейл
• Прикрепих
• прикрепил съм
• Включих
• Включих
• прикачен файл

Използвайте Drag-and-Drop за прикачване на файлове

Можете също да плъзгате и пускате файлове в съобщение, което създавате, за да ги прикачите. Просто плъзнете файл от прозореца на Explorer в съобщението, което композирате.

Създайте имейл подпис в Gmail Mobile

Подписът за имейл ви позволява автоматично да включите няколко реда информация за връзка (или друга информация) в дъното на всяко изходящо имейл съобщение, което ви позволява лесно да рекламирате бизнеса си или себе си.

Gmail ви позволява да зададете подпис, който да се включва в съобщенията, които съставяте.

За да настроите подпис, който ще бъде автоматично добавен към всички имейли, които съставяте в Gmail, кликнете върху бутона с настройки на предавката и изберете „Настройки“ от падащото меню. Останете в раздела „Общи“, превъртете надолу до секцията „Подпис“ и изберете опцията под „Без подпис“, за да включите функцията.

Въведете текста, който искате да използвате като свой подпис. Ако имате лого, можете да вмъкнете това като изображение с текста или самостоятелно. Можете също да добавите хипервръзки към текста в подписа си, като изберете текста за връзката и кликнете върху бутона „Връзка“ в лентата с инструменти.

ЗАБЕЛЕЖКА: Ако искате да добавите изображение към подписа си, трябва да използвате изображение, което е публично достъпно в мрежата. Например, за да използвате логото на фирмата си, можете да го намерите на сайта на фирмата си и да копирате URL адреса оттам. Трябва да имате уеб URL, за да включите изображение в подписа си. Ако изображението, което искате да използвате, вече не е налице в мрежата, можете да използвате сайтове като Blogger и Google Сайтове, за да създадете прост уебсайт и да качите изображението си в него. Или можете да използвате услуга за хостване на изображения.

Под „Връзка към“ се посочва дали връзката е към „Уеб адрес“ или „Имейл адрес“. Въведете URL адреса или имейл адреса в полето „Към кой URL адрес трябва да се свърже тази връзка?“. Ако искате да тествате връзката, за да се уверите, че работи, кликнете върху „Тествайте тази връзка“. Когато сте доволни, кликнете върху „OK“.

Връзката е поставена. Когато курсорът е върху някой от свързания текст, се показват допълнителни опции. Можете да „Отидете на връзката [“], „Промяна” на връзката или „Премахване” на връзката. За да скриете тези опции, кликнете върху „X“ от дясната страна на полето или кликнете върху друг не свързан текст в подписа.

Gmail автоматично вмъква две тирета (-) над подписа си, като ги отделя от тялото на имейл съобщението, както е показано по-долу.

Можете да изберете да изпуснете тиретата. За да направите това, поставете отметка в квадратчето „Вмъкни този подпис преди цитирания текст в отговорите и премахнете реда„ - “, който го предшества”. Обърнете внимание, че тази опция ще вмъкне и вашия подпис преди цитирания текст в отговорите.

Кликнете върху „Запазване на промените“.

Можете да редактирате или изтривате ръчно подписа, след като бъде вмъкнат в ново съобщение.

Създайте имейл подпис в Gmail Mobile

Мобилното приложение Gmail ви позволява да зададете подпис, който да се използва в приложението, което е отделно от подписването, което настройвате в Gmail в браузъра..

Ще ви покажем как да настроите подпис на телефон с Android. За да добавите подпис в приложението Gmail на телефон с Android, кликнете върху бутона на менюто на телефона си и изберете „Настройки“ от изскачащото меню.

На екрана „Настройки“ докоснете имейл адреса на акаунта, за който искате да зададете подпис.

Докоснете опцията „Подпис“ в екрана „Настройки“.

Въведете подписа си в диалоговия прозорец „Подпис“ и докоснете „OK“.

ЗАБЕЛЕЖКА: Можете да натиснете „Enter“ в подписа, за да поставите текста на подписа си в няколко реда, но не можете да добавяте хипервръзки към текста в подписа си в приложението Gmail.

Подписът се показва под опцията „Подпис“ в екрана „Настройки“.

Натиснете два пъти бутона „Назад“ на телефона си, за да се върнете във входящата си поща. Докоснете бутона „Съставяне“.

Определеният от вас подпис автоматично се добавя към новото имейл съобщение.

Настройте няколко подписа

Можете да добавите само един подпис в Gmail. Въпреки това в браузъра има начин да се заобиколи това ограничение. Ако имате нужда от множество подписи в Gmail, можете да създадете допълнителни с помощта на функцията „Консервирани отговори“ в лабораториите на Gmail.

Ще разгледаме тази функция в урок 10, когато говорим за разширени функции в лабораториите на Gmail.

Пазете профила си и защитете данните си

Искаме да сменим скоростта на предавките за остатъка от този урок, за да се съсредоточим върху сигурността на профила и да архивираме данните ви. Тъй като ще поддържате толкова много от живота си в (контакти, календари, задачи и т.н.) в профила си в Gmail, е наложително да знаете как да го запазите безопасно, сигурно и, ако е необходимо, как да запазите данните си в случай например, някога решавате да искате да изтриете профила си.

Защитете данните си с помощта на настройките на профила в Google

Можете да промените паролата, опциите за възстановяване на профила и известията в секцията „Сигурност“ на секцията „Профили“.

За да влезете в екрана „Акаунти“, щракнете върху бутона „Настройки“ и изберете „Настройки“ от падащия списък. Натиснете “Accounts” в горната част на екрана “Settings”.

В секцията „Промяна на настройките на профила“ можете да промените паролата си, да промените опциите за възстановяване на паролата си и да получите достъп до други „настройки на профила в Google“.

Променете паролата си за Gmail

Добра идея е да променяте паролите си веднъж наведнъж, за да предотвратите неоторизиран достъп до онлайн профилите си, включително Gmail. Ако подозирате, че някой може да е получил достъп до профила ви в Gmail, трябва незабавно да промените паролата си.

За да промените паролата си, отворете главния екран „Сметки“, както е описано по-горе. В секцията „Промяна на настройките на профила“ кликнете върху връзката „Промяна на паролата“.

На екрана „Промяна на паролата“ въведете „Текуща парола“ и след това въведете „Нова парола“ отново в „Потвърдете новата парола“ и кликнете върху „Промяна на паролата“, за да приемете промяната..

Възстановете или възстановете паролата си за Gmail, ако сте я забравили

Ако сте забравили паролата си за Gmail, има няколко начина, по които можете да го възстановите или възстановите.

Влезте в раздела „Акаунти“ на екрана „Настройки“, както бе дискутирано по-рано. Кликнете върху връзката „Промяна на опциите за възстановяване на паролата“ в „Промяна на настройките на профила“.

Използвайте екрана „Възможности за възстановяване на профила“, за да защитите още повече профила си в Google и да предоставите начини за достъп до профила, ако забравите паролата си.

Можете да предоставите номер на „мобилен телефон“, за да защитите профила си, „имейл адрес за възстановяване“, който позволява на Google да се свърже с вас относно промените в профила ви и „алтернативен имейл адрес“, който осигурява друг имейл адрес за възстановяване, както и друг метод за влизане в профила ви в Google.

Можете също така да зададете „Защитен въпрос“ в профила си, за да установите, че това наистина е вашият профил, когато се свързвате с Google за него.

Направете необходимите промени в опциите за възстановяване на профила си и кликнете върху „Запазване“, когато приключите.

Вземете допълнителен слой за сигурност, като използвате двустепенна проверка

Разделът „Сигурност“ на екрана „Профили“ също ви позволява да приложите потвърждаването в две стъпки към профила си, за да осигурите допълнителен слой сигурност чрез мобилния си телефон..

Накратко, когато решите да добавите потвърждаване в две стъпки към профила си в Google, след въвеждането на паролата си, Google ще изпрати цифров код към мобилния ви телефон. След това потвърждавате самоличността си, като въвеждате кода на следващия екран, т.е. втората стъпка.

Вижте нашата статия за защитата на профила ви в Google с помощта на потвърждаването в две стъпки за подробна информация за настройката на тази функция.

Защитете вашата поверителност, като използвате опциите за външни изображения

Досега по подразбиране Gmail винаги ви е питал, преди да покажете изображения в имейли. Някои податели могат да се опитат да използват изображения, за да доставят вируси или зловреден софтуер на компютъра или мобилното ви устройство, компрометирайки сигурността му.

От декември 2013 г. Google промени начина, по който Gmail обработва изображенията в имейл. В браузъра си Gmail ще показва автоматично изображенията в съобщенията ви сега. Тази промяна ще бъде внедрена в Gmail за Android и iOS „в началото на 2014 г.“

Въпреки това съобщенията в Gmail ще продължат да бъдат безопасни. Обикновено изображенията се подават директно от оригиналните външни хост сървъри. Сега обаче Gmail ще показва всички изображения чрез собствените защитни прокси сървъри на Google. Това ви предпазва по следните начини:

• Подателите не могат да използват зареждане на изображения, за да получават информация като вашия IP адрес или местоположение.
• Подателите не могат да задават или четат „бисквитки“ в браузъра ви.
• Gmail проверява изображенията ви за известни вируси или злонамерен софтуер.

Gmail ще продължи да сканира всяко съобщение за подозрително съдържание и ако Gmail смята, че подателят или съобщението са подозрителни или потенциално опасни, изображенията няма да се показват и ще бъдете попитани дали искате да видите изображенията.

Така че Google ще продължи да носи отговорност за сигурността на изображенията, получени чрез Gmail. Според Google „електронната ви поща сега ще бъде по-безопасна, по-бърза и по-красива от всякога“.

Изберете дали да се показват изображения автоматично в настройките

Ако не искате изображенията да се показват автоматично, все още можете да изберете да показвате изображения на базата на съобщение.

Вижте статията ни за начинаещи, за да научите повече за тази функция и за това как да промените настройките, така че можете да решите да показвате изображения за всяко съобщение поотделно.

Архивиране на данните

Винаги сте научавали, че е добра идея да архивирате данните си, като документи, бележки и т.н., както и за имейли, данни от календара и контакти.

Вече имате възможност в Gmail да експортирате копие от данните си от различни продукти на Google, като например Календар и Контакти, и скоро ще имате възможност да експортирате копие от съобщенията си в Gmail.

Всяка услуга на Google се архивира в различен формат. За информация относно всеки от наличните формати за различните услуги вижте страницата за помощ на Google.

За да архивирате данните си в Google, кликнете върху бутона „Настройки“ и изберете „Настройки“ от падащото меню и кликнете върху раздела „Профили“ в екрана „Настройки“..

В раздела „Промяна на настройките на профила“ на екрана „Профили“ кликнете върху връзката „Настройки на профила в Google“.

В екрана „Сметки“ кликнете върху „Изтегляне на данните“ в „Акаунт“.

На екрана „Изтегли копие на данните“ кликнете върху „Създаване на архив“.

Следващият екран ви позволява да изберете продуктите на Google, за които искате да изтеглите данните си. Следвайте указанията на екраните, за да създадете архива си.

Можете също да кликнете върху връзката „Моите архиви“ в горния десен ъгъл, за да получите достъп до архивите си и да ги изтеглите на компютъра си.

Архивирайте профила си в Gmail, като използвате други методи

Можете също да използвате инструмент с отворен код, наречен GMVault, за да изтеглите резервно копие на вашия Gmail акаунт. Това е инструмент за команден ред, който може да се използва в Windows, Linux и Mac OS X.

Ако не ви е удобно да използвате инструмента за командния ред, можете да използвате безплатния имейл клиент Thunderbird, за да изтеглите и архивирате електронната си поща от профила си в Gmail.

Ако използвате Ubuntu, описахме как да използвате програма, наречена Getmail, за да архивирате вашия Gmail акаунт.

Можете дори да архивирате вашите Gmail съобщения, като автоматично ги препращате на друг имейл адрес. Помощта на Google описва как да направите това. Обърнете внимание, че този метод ще архивира емайла, който получавате, а не изпратената ви поща.

Следва…

Добавянето на прикачени файлове към съобщенията в Gmail е бързо и най-доброто от всичко, ако сте забравящ тип, системата ще ви напомни. Това е добра новина, особено ако сте добавили шикозен професионално изглеждащ подпис и не искате да се притеснявате, като забравите да включите файл.

По-важното е, че вече имате по-добро разбиране на наличните за вас опции за сигурност и как най-добре можете да запазите защитата на профила си, като запазите целостта на ценните си данни.

Следващият урок ще обсъди покани и отговорници за ваканция, така че никога няма да пропуснете важно събитие и можете да дадете възможност на хората бързо да знаят кога сте извън офиса и кога ще се върнете.