6 съвета към безсмислени срещи

Независимо дали е било ad hoc или планирано, повечето срещи изглежда не помагат изобщо, когато става въпрос за свършване на работата. Бихте си помислили, че така или иначе би било полезно всеки, който участва в проекта, да седне и да обсъди проблемите, които изникват, а след това да обмислят начини за решаването им. Е, тези момчета от WebEx казват, че срещите са безсмислени. И съм сигурен, че повечето от вас са съгласни, защото някой е отишъл и е направил това: калкулатор, за да разбере колко пари са прахосани само от срещи.!

Шегите настрана, лошо организираната среща ще отнеме служителите далеч от това, което им се плаща, оставяйки телефони без надзор, имейли без отговор. И най-лошото е, че през повечето време хората се отдалечават от срещата с повече неща, отколкото свършени - страхотен, точно това, от което имах нужда, повече неща за вършене. Но това не означава, че срещите трябва да бъдат напълно извадени от работното място. Ето някои предложения, които да спомогнат за ускоряване на нещата по време на среща.

1. Отминали след шейсет минути

Би трябвало да е престъпление, когато заседанията продължават повече от час. По дяволите, трябва да е грях за планиран срещи да продължат толкова дълго. Логиката е проста: какъв е смисълът да отнемете служителите си от работата си, така че те да могат говоря за това, което правят?

(Източник на изображението: Fotolia)

Ако това е само отчет, те винаги могат да ви изпратят предложение или да го направят с прикачен файл от 23 KB. Ако всичко, което искате, трябва да се държи в контура, да накараме началника на отдела във вашия офис или да си вземете чаша с него или нея след работа, да получите информацията, от която се нуждаете, след това да ги пуснете обратно на свобода 15 минути по-късно.

Седмичните срещи за напредъка едва ли могат да бъдат полезни, тъй като повечето работа се нуждае от повече от седмица, за да се реализира, и това би се бъди глупава просто да седиш и да се взираш един в друг, ако няма какво да докладваш.

Смисъла е: Срещите следва да увеличат производителността, а не да забавят процесите. Направете всяка среща важна и ги накарайте да се броят.

2. Кимнете, избягвайте

Има много срещи, където имаше предимно един човек, който говореше и всички останали се съгласиха с речНЛП. Ако срещите бяха там, за да чуят ехо подкрепата на хората, можете да поставите запис на говорещия в заседателната зала, за да може всеки да кимне.

(Източник на изображението: Fotolia)

За да поправите това, в залата има само лица, които вземат решения. И вие искате тези, които не се страхуват да говорят своите умове. Искаш изпълнителната власт, която ще се бори за частта от бюджета на вашия отдел там. Искате мениджърът, който може да отблъсне допълнително и неподходящо работно натоварване, говори от ваше име. Искаш този твой смел ръководител да каже на шефа ти: "Не, татко. Ние сме не да ти дам нова кола. Екипът иска да отиде в Банкок тази година и ние ще пием шампанско в полета! "

Смисъла е: Ако ще бъдете заседнали на среща, ако имате малко разнообразие в взетите решения, ще ви струва час.

3. За какво отново говорим?

Колко пъти по време на среща, един от вашите колеги да поиска от вашия мениджър нещо, което няма отношение към темата, и те прекарват поне един (друг) час, опитвайки се да го разберат, докато свирите с телефона си, като се опитвате да не изглеждате раздразнен?

Не е необичайно да се спрем на мисълта си от внезапен въпрос, но ако отговорите на този въпрос и всички други въпроси от списъка с дневния ред останат без отговор, това ще се отрази на производителността на останалата част от персонала..

(Източник на изображението: Fotolia)

Накарайте го да има точка ограничен брой на дневния ред, който да се постигне чрез всяка среща, и да се увери, че този, който ръководи заседанието, постига предварително зададените програми; Нито повече, нито по - малко. Използвай шестдесетминутния знак като тласък, за да изчистиш дневния ред възможно най-скоро. Ако има други неща, на които да се занимаваме, и ако е само между тях няколко души вместо целия екип, който седи вътре в заседателната зала, да ги помоли да го вземат отвън, преди или след срещата.

Смисъла е: Останете на път, за да направите вашите срещи полезни.

4. Идеите са евтини; идват с решения

Нищо не означава лош край на една среща, отколкото да има участници, които идват с празен ум. Днес празните предложения просто няма да го отрежат. Босовете искат записи на песни. Мениджърите искат възвръщаемост на инвестициите. Ръководителите искат осъществимост. И те не просто искат осветени крушки, те искат доказателство, че една идея мога и ще работа. За да получите това доказателство, първо трябва да направите вашето изследване.

(Източник на изображението: Fotolia)

Когато не го направиш, това се случва.

Ashkin Fureit: Знаете какво, мисля, че трябва да се опитаме да преминем към нов доставчик.Ти: Кой имате предвид??Ashkin Fureit: О, не познавам нови доставчици. Просто си помислих, че би било добра идея да се премине към нова, тъй като тази винаги е закъсняла.

Групата започва да предава топката наоколо, губейки още 15 минути, преди да прескочи към следващия дневен ред. На следващата среща все още се използва същият доставчик.

Ако Ашкин вече е имал в ръцете си контактите на алтернативни доставчици, техните оферти и предложените им дати за доставка, екипът може да реши там и тогава кой нов доставчик да вземе. Този проблем би бил решен за по-малко от пет минути.

Смисъла е: Вземете собственост върху идеите си и започнете напред. Спри да предлагаш брилянтни идеи, само за да чакаш някой друг да го изпълни.

5. Кристално чист просто може да го отрежете

Колко често излизате от среща, като мислите, че вашият мениджър е казал едно нещо, но не е това, което сте чули? Вземете всичко изчистено, преди да изчистите. Ако комуникацията е постоянен проблем, добра идея е вашият мениджър да се повтаря, докато имате други свидетели в стаята.

(Източник на изображението: Fotolia)

Смисъла е: Изяснете целите на отбора, преди да започнете да бягате на различни постове.

Ако това не работи, опитайте следващия съвет.

6. Дайте ми минута

Минутите на срещите са чудесни инструменти, за да се справят нещата, ако знаете как да ги направите правилно. Като начало трябва да има редица неща: какво е решено; какво трябва да се направи и кой е отговорен за това; и сроковете за него. Първото нещо, което ще гарантира, че срещата е наистина полезна за нещо, второто гарантира, че на всеки е възложена тяхната роля, а третата буквално ги кара да се изпотяват..

(Източник на изображението: Fotolia)

Ако излезете, без да знаете какво точно се е случило в залата за срещи, минутата ще ви помогне да се справите правилно с вас и всички останали. В противен случай какво представляват срещите?

Смисъла е: Никой не се заблуждава, когато нещата се подготвят.

заключение

Човек знае по-добре, отколкото да се обобщава, затова бих искал да знам вашите виждания за срещите: работят ли те? Необходими ли са те на работното място днес? Службата ви е лишила от стресиращия седмичен или месечен ритуал, какъвто е офисът? Споделете вашите мисли в раздела за коментари по-долу.