Търсене на имейл на Outlook от подател, дата, ключова дума, размер и др

Търсене чрез имейл на Outlook може да се окаже трудна задача, ако сте някой като мен с множество PST файлове и десетки хиляди имейли, обхващащи десетилетия. Повечето корпоративни среди използват Outlook за електронна поща и много хора в крайна сметка имат бизнес и лична електронна поща, съхранявани в Outlook.

В по-старите версии на Outlook се нуждаехте от добавки от трети страни като Xobni за бързо търсене на имейла. За щастие, тъй като Office 2010, Microsoft създаде използваема функция за търсене, която всъщност работи и ви позволява бързо да намерите имейли, използвайки голямо разнообразие от филтри. Можете да търсите текст, адреси, прикачени файлове, податели и т.н. и можете да филтрирате по дата, размер, тема, значение и др.

В тази статия ще ви покажа как да се уверите, че всички ваши имейли са индексирани от Windows и след това как да извършвате различни видове търсения в зависимост от това, което търсите.

Обърнете внимание, че тази статия предполага, че работите с Office 2010, 2013 или 2016, тъй като тези версии са най-подходящи за търсене.

Включване на индексирането

Преди да можете да извършите мълниено бързо търсене в Outlook, трябва да се уверите, че всичките ви имейли са индексирани. За да проверите това, продължете и кликнете в полето за търсене, което виждате в горната част на пощенската ви кутия.

Когато кликнете в полето за търсене, ще видите Инструменти за търсене се появява в лентата. Вдясно, кликнете върху Инструменти за търсене и след това кликнете върху Опции за търсене.

при Източници, кликнете върху Опции за индексиране бутон.

Това ще ви отведе до Windows Опции за индексиране екран, където можете да изберете и изберете различните местоположения, които искате да бъдат индексирани. Ако не виждате Microsoft Outlook в списъка, трябва да кликнете върху Промяна бутон.

Давай, провери Microsoft Outlook и след това щракнете върху OK.

Windows ще започне да индексира имейлите незабавно и можете да проверите, за да видите кога е направено, като кликнете върху Състояние на индекса под Инструменти за търсене, както е показано по-горе.

Ще видите съобщение, показващо колко елемента са оставени да бъдат индексирани и след като приключи, ще каже, че Outlook е завършил индексирането на всичките ви елементи. Сега нека се научим как да търсим в Outlook.

Извършване на търсения в Outlook

За да започнете да търсите в Outlook, кликнете върху Входящи или кликнете върху определена папка. Ако кликнете върху Входящи, ще забележите, че кутията ще има Търсене в текущата пощенска кутия изброени. Можете да кликнете върху малкото падащо меню отдясно и да изберете от други опции като Текуща папка, Подпапките, и Всички елементи на Outlook.

Когато кликнете върху Вх. Поща, Текуща пощенска кутия се избира автоматично. Това ще потърси цялата поща в цялата пощенска кутия, включително всичко в папката „Входящи“, „Изпратени“, „Изтрити елементи“, „Изходящи“ и т.н. Текуща папка, което ще търси само имейлите в тази конкретна папка, които не включват подпапки.

Ако имате папка с подпапки, уверете се, че сте избрали Подпапките от падащото меню, за да търсите само подпапки.

Сега, когато разберем това, нека научим как да изпълняваме различни видове търсения в Outlook. Има два начина да го направите: използване на лентата за търсене или използване на синтаксиса на заявката за търсене. Както може да разберете, последната опция е по-техническа, но ви позволява да създавате някои сложни търсения.

Използване на инструментите за търсене в Outlook

Нека започнем с по-лесния метод, който ще работи добре за повечето хора. Щракнете в полето за търсене, след като сте избрали Входящи или папка и след това щракнете върху Инструменти за търсене в лентата. Нека разгледаме всички различни опции.

Най-далеч вляво е Обхват, което е същото като падащото меню, което споменах по-горе. Следва Резултати, който няма да бъде активен, докато не извършите търсене. По подразбиране Outlook ще ви показва само най-новите елементи, които съответстват на търсенето, и може да не ви покажат всички резултати. Можете да кликнете Включете по-стари резултати за да покажете всички резултати или превъртете надолу до резултатите от търсенето и изберете Покажи повече.

Уточнете е мястото, където наистина можем да разберем и да намерим точно това, което търсим. Първо, как да търсим точен текст в Outlook? Да речем, че искате да намерите всички имейли с SSN или с конкретна дума. В тези случаи просто използвате двойни кавички.

По-горе търсех думата Шерлок чрез поставянето му в двойни кавички. Ако думата е в темата, тя ще бъде маркирана в жълто. Когато кликнете върху някое от имейлите, ще видите и подчертаната за вас дума, която е удобна.

Това е един от най-често срещаните видове търсения. Друго общо търсене е от подателя. Това е много лесно да се направи в Outlook. Просто кликнете върху от в лентата и започнете да въвеждате името на лицето или имейл адреса.

Ако искате да добавите още критерии за търсене, като виждате само имейли от конкретен подател, който има прикачени файлове, просто щракнете върху Има прикачени файлове бутон.

Можете да продължите да добавяте повече филтри, за да намалите резултата от имейли. Повечето от другите опции са доста очевидни, като непрочетени, маркирани, важни и т.н. Ако искате да търсите по дата, можете да кликнете върху тази седмица и ще получите няколко опции като тази седмица, този месец, това Година и т.н., но това е всичко.

Ако искате да търсите по дата или да правите нещо като да намерите най-старите имейли в Outlook, трябва да използвате опцията Разширено търсене или синтаксиса на заявката. Да започнем с Advanced Find. За да стигнете до него, трябва отново да кликнете върху Инструменти за търсене и да изберете Разширено търсене.

Имайте предвид, че това търсене търси само текущата папка, която сте избрали по подразбиране. Ако искате да търсите всичко, трябва да кликнете върху паса бутон в горния десен ъгъл.

Ако искате да търсите всичко, изберете Входящи и след това проверете Търсете подпапки кутия в долната част.

Сега на главния екран за търсене, ще видите път в самото дъно, но ви дава само същите опции като падащото меню в лентата. За да направите по-разширено търсене, трябва да кликнете върху напреднал раздел.

Тук трябва да изградите собствени критерии за търсене. Кликнете върху поле,след това отидете на Полета за дата / час и изберете приет. Сега кликнете върху състояние и превъртете надолу до дъното, докато видите други опции като на или след, на или преди, и между.

Ако решите между, след това можете да въведете дати като 01/01/2005 и 12/31/2005 и след това щракнете върху Добави към списъка. Ето как изглежда моето търсене.

Обърнете внимание, че можете да продължите да добавяте повече критерии към списъка, за да стесните резултатите. В примера по-горе ще получа всички имейли в този период от време, които вероятно ще бъдат твърде много.

Ако искате да намерите най-стария имейл в Outlook, изберете на или преди след това просто въведете дата, която според вас е доста стара.

Настройте датата в зависимост от това колко имейли получавате. Трябва да е доста лесно да се намери най-старият имейл в целия файл на Outlook, като се използва това търсене.

Друг популярен търсене е да се търси най-големият имейл във вашия PST файл. За да направите това, кликнете върху Още възможности за избор в раздела Разширено търсене и ще видите опция за размер в долната част. Избирам по-велик от и след това въведете стойност в килобайти. Ако искате например да намерите имейли по-големи от 5 MB, ще въведете имейли 5000.

Това са само някои от търсенията, които можете да извършите с помощта на Разширено търсене. Освен това можете да въведете всичко това в полето за търсене, като използвате синтаксиса за търсене и да получите същите резултати. Например, мога просто да напиша MESSAGESIZE:> 5MB и да получите същите резултати.

Няма да минавам през всички различни опции за търсене в тази публикация, защото Microsoft има страница, която изброява всички различни опции за синтаксис на търсене. Надяваме се, че с помощта на горепосочените инструменти ще можете да намерите имейла, който търсите. Наслади се!