Основи на Microsoft Excel - Учене как да използвате Excel
Ако имате инсталиран Microsoft Office, но никога преди не сте докосвали Excel, защото или не сте знаели как да го използвате, или не знаете какво може да направи за вас, тогава ТРЯБВА да прочетете този пост за учене как да използвате Excel!
Microsoft Excel е мощно приложение за електронни таблици, което може да се използва за всичко - от проста база данни до пълноценно приложение на Windows, пълно с формите на Windows, макросите и добавките. Можете да използвате Excel, за да изчислите плащането на заем за кола, графични данни, да управлявате записите на клиентите си, да съхранявате адресна книга и т.н..
В момента Excel се използва от повечето големи финансови институции за ежедневен анализ на финансови данни. Той има огромен набор от финансови функции, формули и добавки, които ви позволяват да използвате Excel, за да съхранявате и анализирате данните по прост, бърз начин.
В този урок ще преминем през основите на Excel: създаване на работни книги, използване на работни листове, въвеждане на данни, използване на формули и т.н., така че да можете да се чувствате комфортно със софтуера и да започнете да учите самостоятелно, като играете с него.
Първи стъпки в Excel
Първо, нека отворим Excel и да разгледаме интерфейса на програмата. Отворете Excel и ще бъде създадена нова работна книга. Работната книга е обект от най-високо ниво в Excel. Той съдържа работни листове, които съдържат всички актуални данни, с които ще работите. Работната книга започва с три работни листа, но можете да добавяте или изтривате работни листове по всяко време, стига да има поне един работен лист в дадена работна книга.
Сега в зависимост от версията на Excel, която използвате, следният екран може да изглежда съвсем различно. Microsoft променя интерфейса от Office 2003 на 2007 до 2010 и накрая през 2013 г. За съжаление трябва да избера версия, която да напише този урок и в момента избирам Excel 2010, тъй като е точно между 2007 и 2013 г. и всичките три версиите използват новия интерфейс на лентата. Офис 2013 просто прави изгледа по-чист, но цялостното оформление все още е същото.
От горната страна има лента на Excel с множество раздели, както и куп малки икони в горната част на лентата с инструменти за бърз достъп. Тези малки икони ви позволяват да извършвате много обичайни функции на Excel, като добавяне или изтриване на редове в работния лист или замразяване на прозорци и т.н..
Ако искате да персонализирате интерфейса на лентата, т.е. да добавите бутон или опция, които сте пропуснали от по-стара версия на Excel, можете да го направите, като кликнете върху досие и след това щракване върху Настроики.
Сега кликнете върху Персонализиране на лентата в долния ляв ъгъл и ще можете да добавите или премахнете всяка възможна опция, която бихте могли да желаете. По подразбиране той показва популярните команди, но можете да кликнете върху падащото меню, за да видите всички възможни опции за различните раздели. Също така, една опция, която наистина харесвам, е изборът Команди Не в лентата от падащото меню. По този начин можете лесно да видите кои команди вече не са на лентата и след това да добавите всички, които ще ви трябват.
В долната част на екрана ще видите три листа, наречени Sheet1, Sheet2 и Sheet3. Това е номерът по подразбиране, с който започва всяка работна книга на Excel.
В по-старите версии на Excel прозорецът на задачите се намираше от дясната страна на екрана, но вече беше премахнат и всички функции бяха преместени в раздела Файл. Тук можете да изпълнявате много общи задачи, като отваряне на работна книга, създаване на нова, отпечатване и др.
Първи стъпки с Excel
Най-добрият начин да научите нещо е да направите нещо полезно и Excel е най-добрият пример за това! Да кажем, че сте учител в гимназията или колежа и искате да следите оценките на учениците си, да изчислявате средната им стойност и да им кажете най-ниската степен, която трябва да получат на крайния си изпит, за да преминат клас.
Звучи като прост проблем и това е (след като получите формулата в главата си)! Excel може да направи това за вас много бързо, така че да видим как.
Първо, нека въведем някои данни в клетките в Excel. В Excel колоните са обозначени като започват от А и продължават до Z и след това. Клетката е просто конкретен номер на ред и колона, т.е. А1 е първата клетка в работен лист на Excel.
Да въведем Ученици в кладенеца A1 и след това напишете А през E като имената на учениците продължават надолу в колона А, както е показано по-долу:
Сега да влезем Тест 1, Тест 2, и Тест 3 в клетки В1, С1 и D1 съответно. Сега имаме мрежа 5 × 4, така че нека попълним някои фалшиви тестове, както е показано по-долу:
Сега нека научим някои от основите на форматирането на клетките в Excel. В момента нашата маса не изглежда много хубаво, тъй като текстът и номерата са подравнени по различен начин и заглавките не са визуално отделени от данните. Първо, нека центрираме всички данни, така че нещата да изглеждат по-добре. Кликнете върху клетката A1 и плъзнете мишката до клетката D6 за да маркирате целия набор от данни:
След това кликнете върху раздела Начало и кликнете върху Изравняване в центъра бутон. Решетката вече е добре центрирана с всички данни директно под заглавията.
Сега нека погледнем повече как можем да форматираме клетки на Excel. Нека променим цвета на първия ред на нещо друго, за да можем ясно да разделим заглавието от данните. Кликнете върху клетката A1 и плъзнете мишката, като държите бутона до клетката D1. Кликнете с десния бутон и изберете Форматирайте клетки.
Сега има две възможности, които имате на този етап. Ще забележите в изображението по-горе, нормално меню с десен бутон, което започва с изрязване, копиране и т.н., но ще забележите и вид плаваща лента с инструменти точно над менюто. Това плаващо меню е нещо като популярна лента с инструменти, която ви позволява бързо да променяте шрифта, да променяте размера на текста, да форматирате клетката като пари или процент, ви позволява да промените цвета на фона или шрифта и да добавите граници към клетката. Това е удобно, защото не е необходимо да отваряте диалоговия прозорец Format Cells отделно и да го правите там.
Ако трябва да направите по-разширено форматиране, което не е налично в лентата с бързи инструменти, тогава отворете диалоговия прозорец. В този урок ще ви покажа диалоговия метод, само за да го видим. В диалоговия прозорец Форматиране на клетки кликнете върху Модели и изберете цвят от палитрата. Избрах жълто, за да го различа.
Кликнете върху OK и сега ще видите, че цветът е променен за избраните клетки.
Нека добавим и някои граници между клетките, така че ако решим да отпечатаме Excel листа, ще има черни линии между всичко. Ако не добавите граници, редовете, които виждате в Excel по подразбиране, не се отпечатват на хартия. Изберете цялата мрежа и отидете на Форматирайте клетки отново. Този път отидете на граница раздел. Кликнете върху извън и Вътре бутоните и трябва да видите малкия прозорец непосредствено под бутоните, съответно да се променят с границите.
Кликнете върху OK и сега трябва да имате черни линии между всички клетки. Така че сега сме форматирали нашата мрежа, за да изглежда много по-хубава! Можете да направите този вид форматиране за вашите данни и по начина, по който се чувствате подходящ.
Използване на формули и функции в Excel
Сега нека да стигнем до забавната част: използване на Excel функции и формули, за да се направи нещо! Затова първо искаме да изчислим средната оценка за нашите 5 ученици след първите три изпита. Excel има средна функция, която можем да използваме за автоматично изчисляване на тази стойност, но ще го направим малко по-различно, за да покажем формули и функции.
Добавете извикана заглавка сума в колона F и Ср в колона G и ги форматирайте по същия начин, по който направихме и другите клетки на заглавието.
Сега първо ще използваме функцията сума на Excel, за да изчислим сумата от трите степени за всеки ученик. Кликнете в клетката F2 и въведете „= Сума (- без кавичките. Знакът казва на Excel, че възнамеряваме да въведем някаква формула в тази клетка. Когато въведете първата скоба, Excel ще покаже малък етикет, показващ видовете променливи, които тази функция приема.
Думата SUM е вградена функция в Excel, която изчислява сумата на определен диапазон от клетки. В този момент след първата скоба можете да изберете диапазона от клетки, които искате да обобщим! Няма нужда да пишете клетките един по един! Отидете напред и изберете клетки B2 до D2 и ще видите, че формулата се актуализира автоматично и е в синьо.
След като изберете диапазона, въведете заключителната скоба (Shift + 0) и натиснете Въведете. И сега имате сумата на числата! Не е твърде трудно !? Въпреки това, може да се каже, че би било кралска болка да се направи това за набор от 100 или 500 ученици! Е, има лесен начин да копирате формулата си автоматично за другите студенти.
Кликнете върху клетката F2 и след това преместете мишката бавно към долния десен край на клетката. Ще забележите, че курсорът се променя от дебел бял кръст към тънък черен кръст, а долният десен на клетката е малка черна кутия..
Кликнете и задръжте мишката надолу, когато се промени и след това я плъзнете към реда на последния ученик. А с това Excel използва същата формула, но актуализира текущите клетки от ред, така че сумата се изчислява за всеки ред, използвайки данните от този ред.
След това кликнете върху клетката G2 и въведете = знаците, за да обозначим, че започваме формула. Тъй като искаме да разделим сумата на 3, за да получим средната стойност, въведете знака = и след това изберете сумарната клетка F2. Продължете с формулата като напишете “/ 3”, което означава, че делите с 3.
Натиснете Enter и вече сте въвели своя средна forumla! Можете да използвате скоби и да изпълнявате всички математически функции по същия начин. Сега направете същото като нас със средната колона и кликнете върху малката черна кутия в долния десен ъгъл на клетката G2 и я плъзнете надолу. Excel ще изчисли средната стойност за останалите клетки, като използва формулата.
И накрая, нека сложим още една формула, за да изчислим какво трябва да получи всеки ученик на финала, за да получи А в класа! Трябва да знаем три информационни единици: текущата им оценка, преминаващата оценка за класа и процентът на крайния резултат от общата оценка. Вече имаме текущата им оценка, която сме изчислили и можем да приемем, че 70 е преминаващата оценка, а финалът е 25% от общата оценка. Ето формулата, която получих от този сайт.
Краен клас = Изпитът струва x Резултат от изпита + (1 - стойност на изпита) x Текущ клас
Крайният клас ще бъде 70, тъй като това е преминаващ резултат, който сме приели, изпита струва е .25 и ние трябва да решим за Оценка на изпита. Така че уравнението ще стане:
Резултат от изпита = (Окончателен клас - (1 - изпита струва) х Текущ клас) / Изпита струва
Така че нека създадем нова заглавка в колона I и в клетка I2, като напишем „= (70- (1-.25) *"И след това изберете клетка G2 и след това продължете с) /. 25И след това натиснете Enter. Сега трябва да видите изискваната степен и също формулата в лентата с формулите над имената на колоните. Както можете да видите по-долу, Студент А трябва да получи най-малко 49, за да е сигурен, че ще получи 70 точки за крайната си оценка.
Отново хванете долната черна кутия на клетката и я плъзнете надолу към дъното на набора от данни. И виола! Вече сте използвали Excel функции, създадохте собствени формули в Excel и форматирани клетки, за да ги направите визуално привлекателни.
Надявам се това да помогне! Ще се опитам да напиша по-подобен начин за по-разширени функции на Excel и други продукти на Office. Моля, оставете коментарите си в този урок на Excel! Наслади се!
