Как да използваме сравняване и комбиниране на документи в Word
Word има две наистина полезни функции, които почти никой не използва: Сравнете документи и Комбинирайте документи. Както подсказват имената им, функциите ви позволяват или да сравнявате две Word документи един срещу друг или да комбинирате две заедно.
Така че кога някога ще трябва да използвате това? Е, ако сте като мен, вероятно имате 20 различни версии на вашето резюме, записани на различни места през годините. Понякога леко променям автобиография, за да може дадена компания да подчертае определено умение или понякога добавя неща и просто запазвам ново копие.
Както и да е, би било хубаво бързо да видим разликата между моите най-нови автобиографии и по-старите, за да видя дали има нещо, което трябва да добавя към последното или евентуално да премахна. В тази публикация ще ви покажа как можете да използвате тези две функции, за да намерите бързо разликите между два документа и да ги обедините, ако желаете.
Сравнете и комбинирайте документи
В моя пример исках да видя каква е разликата между старата ми автобиография, написана през 2007 г. и последната актуализирана през 2013 г. За да направите това, отворете Word, кликнете върху преглед и след това кликнете върху сравнение.
Това ще доведе до Сравнете документи диалоговия прозорец, където трябва да изберете оригиналния документ и преработен документ.
На дъното ще видите цял набор от настройки за сравнение, които можете просто да оставите проверени. По подразбиране той също ще показва всички промени в нов документ, което е по-добре, отколкото да се бърка с оригиналните или ревизирани документи.
Нов документ ще се отвори с няколко различни раздела: списък с превъртания в далечния ляв ъгъл, комбинираният документ, показващ всички промени в средата и двата оригинални документа от дясната страна. Нека разгледаме по-отблизо всеки раздел.
Както можете да видите тук, изтрих няколко неща и добавих няколко други реда текст. Ако кликнете двукратно върху някое от заглавията (Поставен е Асим Кишор или Заличават Кишор), той ще премести курсора на точното място в документа.
В центъра ще видите тези ревизии в различни цветове. По подразбиране всичко, което е със стачка, е изтрито и всичко в червено и подчертано е това, което е добавено към преработения документ. Всичко в зелено е преместено. Мястото, от което е преместено, ще бъде двойно преливане в зелено и мястото, където е преместено, ще бъде двойно подчертано в зелено, както е показано тук:
Накрая, от дясната страна, ще видите оригиналния документ отгоре и ревизирания документ долу. Докато превъртате най-горния документ, долната част следва заедно, така че да са синхронизирани. Можете обаче да превъртите долната част независимо от горния екран.
В допълнение към този изглед можете да премахнете и двата изходни документа от десния панел и вместо това да показвате балони, за да виждате лесно промените. За да разберете какво имам предвид, продължете напред и кликнете върху сравнение отново, след това отново Показване на изходни документи и накрая кликнете върху Скриване на източници на документи.
Сега кликнете върху Показване на маркера бутон под проследяване и кликнете върху Балони и тогава Показване на ревизии в балони.
От дясната страна на документа ще видите всички ревизии с редове, идващи от документа. Това може да улесни виждането на всички промени, ако имате много от тях.
Имайте предвид, че ако просто искате да видите разликите между документите, тогава наистина не е нужно да правите нищо друго. Ако искате да създадете окончателен документ от тези два документа, можете да щракнете с десен бутон върху всяка промяна и да изберете приемам или Отхвърляне.
След като приключите, можете да запишете новия документ с всички направени промени. Комбинирайте документи е почти същата като за сравнение. Ако изберете Комбинирай, ще получите същия диалог, в който трябва да изберете оригиналния и преработен документ.
След като направите това, ще получите същото оформление както преди, където виждате комбинираните промени в средата. Отново текстът за изтриване се изтрива, добавя се червен подчертан текст и зеленият текст се премества. Просто щракнете с десния бутон на мишката върху всяка промяна и изберете дали да приемете или отхвърлите всяка промяна. Когато приключите, запишете новия комбиниран документ.
Като цяло, те са наистина полезни за времето, когато имате няколко версии на един и същ документ или когато няколко души редактират един документ на Word и в крайна сметка имате няколко документа, които да се комбинират в един. Ако имате някакви въпроси, не се колебайте да коментирате. Наслади се!
