Как да разделяте първо и последно имена в Excel

Ако използвате Excel много, вероятно сте претърпели ситуация, в която имате име в една клетка и трябва да разделите името на различни клетки. Това е много често срещан проблем в Excel и вероятно можете да направите търсене с Google и да изтеглите 100 различни макроса, написани от различни хора, за да го направите вместо вас.

Въпреки това, в този пост, аз ще ви покажа как да настроите формула, така че можете да го направите сами и действително да разберете какво се случва. Ако използвате Excel много, вероятно е добра идея да научите някои от по-разширените функции, така че да можете да правите по-интересни неща с данните си.

Ако не харесвате формули и искате по-бързо решение, превъртете надолу до Текст към колони раздел, който ви учи как да използвате функция на Excel, за да направите същото. В допълнение, функцията за текст в колони е по-добре да се използва, ако имате повече от два елемента в клетката, от които се нуждаете, за да ги разделите. Например, ако една колона има 6 полета, комбинирани заедно, тогава използването на формулите по-долу ще стане наистина объркано и сложно.

Отделни имена в Excel

За да започнете, нека да видим как имената обикновено се съхраняват в електронна таблица на Excel. Най-често срещаните два начина, които съм виждал, са първо име фамилия само с едно пространство и фамилия, първо име със запетая, разделяща двете. Всеки път, когато съм видял среден старт, обикновено е първо име midinitial фамилия както по-долу:

Използвайки някои прости формули и комбинирайки няколко от тях заедно, можете лесно да разделяте първото име, фамилия и средния начален код на отделни клетки в Excel. Да започнем с извличането на първата част от името. В моя случай ще използваме две функции: ляво и търсене. Логично ето какво трябва да направим:

Търсете текста в клетката за интервал или запетая, намерете позицията и след това извадете всички букви вляво от тази позиция.

Ето една проста формула, която прави работата правилно: = НАЛЯВО (NN, ТЪРСЕНЕ (”“, NN) - 1), където NN е клетката, в която е записано името. -1 е там, за да премахнете допълнително пространство или запетая в края на низ.

Както можете да видите, започваме с лявата функция, която взема два аргумента: низът и броя на символите, които искате да вземете, започвайки от началото на низа. В първия случай търсим пространство, като използваме двойни кавички и поставяме интервал между тях. Във втория случай търсим запетая вместо интервал. Така че какъв е резултатът от трите сценария, които споменах?

Получихме първото име от ред 3, последното име от ред 5 и първото име от ред 7. Чудесно! Така че в зависимост от това как се съхраняват данните ви, сега извличате или името, или фамилията. Сега за следващата част. Ето какво трябва да направим сега логично:

- Търсете текста в клетката за интервал или запетая, намерете позицията и след това извадете позицията от общата дължина на низа. Ето как ще изглежда формулата:

= НАДЯСНО (NN, LEN (NN) -SEARCH ("“, NN))

Така че сега използваме правилната функция. Това отнема и два аргумента: низът и броят на знаците, които искате да вземете, започвайки от края на низ, който върви наляво. Затова искаме дължината на низа минус позицията на пространството или запетая. Това ще ни даде всичко отдясно на първото пространство или запетая.

Страхотно, сега имаме втората част от името! В първите два случая сте почти готови, но ако има средно начало в името, можете да видите, че резултатът все още включва последното име със средния начален. Как тогава да получим фамилното име и да се отървем от средния първоначален? Лесно! Просто изпълнете отново същата формула, която използвахме, за да получим втората част от името.

Така че ние просто правим друго право и този път прилагаме формулата на комбинираната клетка за средно начало и фамилия. Той ще намери място след средното начало и след това вземе дължината минус позицията на пространствения брой знаци от края на низ.

Така че имаш го! Вече сте разделили първото име и фамилията в отделни колони, използвайки няколко прости формули в Excel! Очевидно не всеки ще има форматиран текст по този начин, но можете лесно да го редактирате, за да отговарят на вашите нужди.

Текст към колони

Има и друг лесен начин да отделите комбинирания текст в отделни колони в Excel. Това е свикнал наречен Текст към колони и работи много добре. Също така е много по-ефективно, ако имате колона с повече от две части данни.

Например, по-долу имам някои данни, където един ред има 4 части данни, а другият ред съдържа 5 части данни. Бих искал да го разделя на 4 колони и 5 колони, съответно. Както можете да видите, опитите за използване на формулите по-горе биха били непрактични.

В Excel първо изберете колоната, която искате да разделите. След това продължете напред и кликнете върху Данни и след това кликнете върху Текст към колони.

Това ще доведе до съветника Text to Columns. В стъпка 1 избирате дали полето е ограничено или фиксирано. В нашия случай ще изберем ограничители.

На следващия екран ще изберете разделителя. Можете да изберете от раздел, точка и запетая, запетая, интервал или да въведете персонализиран.

Накрая избирате формата на данните за колоната. нормално, Общ ще работи добре за повечето типове данни. Ако имате нещо конкретно като дати, изберете този формат.

Кликнете завършек и вижте как данните ви са магически разделени на колони. Както виждате, един ред се превръща в пет колони, а другият в четири колони. Функцията Текст към колони е много мощна и може да направи живота ви много по-лесен.

Ако имате проблеми с разделянето на имена, които не са във формата, посочен по-горе, публикувайте коментар с данните си и ще се опитам да помогна. Наслади се!