Форматирайте клетки с помощта на условно форматиране в Excel
Ако сте свикнали да използвате по-стари версии на Excel, опциите за условно форматиране в Excel 2007, 2010 и 2013 ще ви учудят. Така че, защо искате да се занимавате с условно форматиране? Ето няколко причини, поради които обичам да използвам тази функция на Excel:
1. За да направите данните си по-визуално привлекателни.
2. За да направите електронните си таблици по-лесни за разбиране с един поглед.
3. Да се идентифицират определени типове номера за помощ при решаване на проблеми.
4. Да ви помогне да направите изводи от вашите данни.
5. Визуално да покаже на потребителя какво е “добро” или “лошо” чрез използване на зелено и червено.
Сега можете да използвате условно форматиране, за да форматирате всяка клетка в диапазон, базирана на вашите собствени критерии (и има много опции за форматиране, от които да избирате). Например, ако имате листа за печалба и искате да оцветите кода на всички печалби, по-големи от $ 200 като зелени, а всички печалби по-малко от $ 200 като жълти и всички загуби като червени, тогава можете да използвате условното форматиране, за да направите бързо цялата работа за вас.
Условно форматиране в Excel
Условното форматиране ви позволява да форматирате значителни количества данни бързо и лесно - като същевременно сте в състояние да различавате различни типове данни. Можете да създадете правила за опциите за форматиране, които ще позволят на Microsoft Excel автоматично да форматира за вас. Вие наистина трябва само да следвате три прости стъпки.
Етап 1: Изберете клетките, които искате да форматирате.
Стъпка 2: Кликнете върху Условно форматиране от менюто Начало, раздел Стилове.
Стъпка 3: Изберете правилата си. Има Маркирайте Правила за клетки и Правила за горната / долната част отгоре, което ви позволява да правите сравнения със стойности. За този пример наложихме три правила. Първият е, че всяка стойност, по-голяма от $ 200, е зелена.
Заслужава да се отбележи, че само секцията Правила за осветяване на клетки може да се използва и за сравняване на набора от данни с друг набор от данни. Всичко останало ще използва само един набор от данни, който сте маркирали и сравняват стойностите помежду си. Например, когато използвате правилото Greater Than, мога да сравня стойностите от A1 до A20 с определен номер или да сравня A1 до A20 с B1 до B20.
Същата логика беше приложена към второто и третото правило. Второто правило е, че всичко между $ 0 и $ 200 е форматирано в жълто. Третото правило е, че всичко по-малко от $ 0 е форматирано в червено. Ето как изглежда част от готовата електронна таблица.
Ако не харесвате тези опции за форматиране, Excel има много различни опции за условно форматиране, от които можете да използвате. Например можете да вмъквате икони като цветни стрелки (Икони), бар диаграми като във втория пример (Барове с данни), или дори диапазон от автоматично избрани цветове като в последния пример (Цветови везни). Тези три опции сравняват само стойностите от един и същ набор от данни. Ако изберете от A1 до A20, ще сравните тези стойности само един спрямо друг.
Ако по-късно решите, че не искате вашите клетки да бъдат условно форматирани, всичко, което трябва да направите, е да изчистите форматирането. За да направите това, изберете бутона Условно форматиране и изберете Изчистване на правилата. След това изберете дали искате да изчистите правилата само от избраните клетки или от целия работен лист.
Също така, ако сте създали няколко правила, може да забравите кои правила сте приложили към кои клетки. Тъй като можете да приложите много правила към един и същи набор от клетки, това може да стане доста объркващо, особено ако някой друг е създал електронната таблица. За да видите всички правила, щракнете върху бутона Условно форматиране и след това щракнете върху Управление на правилата.
Когато към една и съща гама от клетки се прилагат повече от едно правило, правилата се оценяват с цел от по-висок приоритет до по-нисък приоритет. По подразбиране най-новото добавено правило ще има по-висок приоритет. Можете да го промените, като кликнете върху правилото и след това с бутоните стрелка нагоре и надолу, за да промените реда. Също така можете да щракнете върху падащото меню в най-горната част и да видите правилата само за текущия избор или за всеки лист в работната книга.
Има и квадратче за отметка Стоп Ако е вярно, което тук няма да навлизам в подробности, защото е доста сложно. Въпреки това, можете да прочетете този пост от Microsoft, който го обяснява в подробности.
Нови опции за условно форматиране Excel 2010
В Excel 2010 почти всичко е същото, когато става въпрос за условно форматиране, включено в Excel 2007. Въпреки това, има една нова функция, която наистина я прави много по-мощна..
По-рано споменах, че Маркирайте Правила за клетки ви позволява да сравните един набор от данни с друг набор от данни в една и съща електронна таблица. През 2010 г. вече можете да посочите друг работен лист в същата работна книга. Ако се опитате да направите това в Excel 2007, той ще ви позволи да избирате данните от друг работен лист, но ще ви даде съобщение за грешка, когато се опитате да кликнете върху OK в края.
В Excel 2010 вече можете да го направите, но това е малко сложно, така че ще го обясня стъпка по стъпка. Да кажем, че имам два работни листа и на всеки лист имам данни от B2 до B12 за нещо като печалба. Ако искам да видя кои стойности от B2 до B12 от лист 1 са по-високи от стойностите B2 до B12 на лист 2, първо щях да избера стойностите от B2 до B12 в лист 1 и след това щракнете върху Голям под Правилата за маркиране на клетки.
Сега кликнете върху референтния бутон на клетката, който показах по-горе. Кутията ще се промени и иконата на курсора ще стане бял кръст. Сега продължете напред и кликнете върху лист 2 и изберете САМО клетка В2. правя НЕ изберете целия диапазон от B2 до B12.
Ще видите, че кутията вече има стойност = Sheet2! $ B $ 2. Ще трябва да променим това = Sheet2! $ B2. По принцип, просто се отървете от $ Това е преди 2. Това ще запази колоната фиксирана, но ще позволи на номера на реда да се променя автоматично. Поради каквато и да е причина, няма да ви позволи да изберете целия диапазон.
Щракнете отново върху референтния бутон на клетката и след това щракнете върху OK. Сега стойностите в лист 1, които са по-големи от лист 2, ще бъдат форматирани според избраните от вас опции за форматиране.
Надяваме се, че всичко това има смисъл! Когато разглеждате Excel 2013, не изглежда да има нови функции, когато става въпрос за условно форматиране. Като последен съвет, ако смятате, че правилата по подразбиране не съвпадат с това, което се опитвате да постигнете, можете да кликнете върху Ново правило опция и започнете от нулата. Какво е страхотно при създаването на ново правило е, че можете да използвате формула, за да определите кои клетки да форматирате, което е много мощно.
Въпреки че условното форматиране изглежда сравнително лесно и просто на повърхността, то може да стане доста сложно в зависимост от вашите данни и вашите нужди. Ако имате някакви въпроси, можете да публикувате коментар. Наслади се!
