Създаване на падащи списъци в Excel чрез проверка на данните

Ако сте голям потребител на Excel, тогава може да сте се намерили в ситуация, в която искате да можете просто да изберете стойност за клетка от падащ списък с опции, вместо да копирате и поставяте текст между клетките. Например, да кажем, че имате лист с Excel за личния си бюджет и всеки път, когато въвеждате транзакция в нов ред, пишете дали доходите или разходите му.

Ами понякога можете да го въведете неправилно или може да имате дълъг списък с различни видове разходи и доходи, така че това може да бъде болка да се запази и запомни. Едно лесно решение в Excel е да създадете свой собствен падащ списък с извадки, изтеглени от определена колона на същия лист или друг лист. Това може да бъде много полезно, защото сега можете да използвате един лист, за да съхраните всичките си референтни списъци като база данни и да ги използвате на всеки друг лист в работната книга.

Как да го направим? Всъщност не е много трудно! Ето как:

1. Първо, създайте нова работна книга и нататък Sheet1 започнете с ред 1, колона 1 (A1) и въведете няколко категории разходи в колоната. Например, ето какво измислих:

2. Сега, след като сте получили референтния си списък, продължете и изберете клетките с данните в тях. В нашия случай ще изберем клетките от A1 до A8. Кликнете с левия бутон на мишката върху A1 и задръжте бутона на мишката и го плъзнете, докато стигнете до A8.

3. Сега в полето до текстовото поле за формула вляво (също наречено поле за име) въведете име за списъка си и натиснете Enter. Въведох разходи за нашия списък. Това по същество дава на клетките от A1 до A8 име, така че сега групата от клетки да може да бъде посочена с име, вместо да се казва A1 до A8.

4. Сега можем да използваме нашия списък, за да създадем падащо меню с тези стойности. Първо изберете клетката, в която искате да се създаде падащия списък. Това може да бъде на същия лист или на различен лист. Отидох напред и избрах клетка A1 на Sheet2 за примера.

След това отидете в горното меню и изберете Данни и тогава утвърждаване. Ако използвате версия на Excel с лентовия интерфейс, ще трябва да кликнете върху Данни раздел.

На Настройки изберете раздела списък под Позволява позиция. Уверете се Падащо меню в клетката е избрано и след това въведете името, което току-що създадохме (разходи в този случай) с = знак в предната част. Така трябва да бъде "= разходи".

Кликнете Добре и сега ще видите, че текущата клетка, която сте избрали, има малка стрелка, сочеща надолу до нея. Кликнете върху стрелката и ще видите списъка от елементи, които сме въвели в Sheet1.

А сега, ако имате нужда от този списък в 1000 реда? Е, и това е лесно. Просто преместете курсора в долния десен ъгъл на клетката A1 и след това я плъзнете надолу, колкото искате. Сега всички клетки ще разполагат с падащия списък.

Това е! Не забравяйте, че това може да се използва на всеки лист на Excel, където имате някакъв списък за търсене, който трябва да се въвежда отново и отново. Използвайки валидиране на данни, можете да избегнете човешки грешки и да увеличите ефективността. Ако имате някакви въпроси относно използването на падащите списъци в Excel, публикувайте коментар и аз ще се опитам да помогна. Наслади се!