Какво е автоархив в Outlook и как работи?
Ако сте използвали инструмента за почистване на пощенската кутия, ще видите бутона AutoArchive, но може да сте предпазливи как работи и какво ще направи. Ето какво прави и как можете да го използвате.
Кликването върху бутона „Автоматично архивиране“ води до преминаване на процеса през всички папки в Outlook и прилагане на правилата, които сте задали автоматично (не се притеснявайте, че правилото по подразбиране за автоархив не трябва да прави нищо, така че не можете да навредите щракване върху бутона). Но ако искате да преместите по-старите си елементи в архив, където те са извън пътя, AutoArchive е начинът, по който автоматизирате процеса. Да преминем през настройката и да я изпълним.
Как да включите автоархива
Първо, трябва да включите функцията AutoArchive и да изберете нейните настройки. Отидете на File> Options> Advanced и след това натиснете бутона "AutoArchive Settings".
Докато опцията "Изпълни автоархивиране на всеки" е изключена (която е по подразбиране), AutoArchive никога няма да работи.
След като включите опцията "Run AutoArchive every", всички опции са вече достъпни.
За разлика от Folder Cleanup, който има един прозорец с настройки във File Options и след това ви позволява да изпълнявате тези настройки срещу която и да е папка, която ви харесва като ръчна задача, настройките за AutoArchive, показани тук, са настройките по подразбиране. Всяка папка, в която е включена функцията AutoArchive, може да използва тези настройки по подразбиране или можете да използвате различни настройки за различни папки, ако желаете. Ще разгледаме как да го направим по-късно, но засега нека разгледаме настройките по подразбиране.
Как да настроите автоматичното архивиране
Първото нещо, което трябва да забележите е, че след като AutoArchive е включен, той ще се пуска на всеки 14 дни. Можете да го промените, като използвате стрелките нагоре и надолу или като въведете число в, и можете да изберете всяка стойност от 1 до 60 дни. Можете да въведете всяко двуцифрено число, но ако е повече от 60, Outlook ще покаже съобщение за грешка, когато кликнете върху „OK“ и ще трябва да промените стойността, преди да можете да запазите..
Следващата опция - “Prompt before AutoArchive runs” - ви дава възможност да изберете Outlook да ви покаже подсказка, преди да се случи AutoArchive. Този подкана ви позволява да прегледате настройките или да откажете това изпълнение на автоархива, ако искате.
Останалите настройки се отнасят до това кои елементи ще бъдат архивирани и какво се случва по време на архивния процес. Първата опция тук - „Изтриване на изтеклите артикули (само за имейл папка)“ - се отнася до имейли, към които е добавена дата на изтичане. Това няма да се отрази на задачи или събития, дори ако включите функцията за автоматично архивиране за тези папки.
Останалите настройки се отнасят за всички елементи, а не само за имейли. Това означава календарни събития, задачи, бележки и записи в дневника.
Ако приемете, че сте оставили „Архивиране или изтриване на стари елементи“ включени, настройките по подразбиране са за Outlook, за да преместват елементи, по-стари от 6 месеца, в нов, отделен .pst файл с име Архив (по подразбиране) и да го направят видим в навигационния панел в Outlook, за да имате достъп до архивираните елементи, когато пожелаете. Можете да промените стойността „Изчистване на артикули, по-стари от“ на нищо от 1 ден до 60 месеца, да изберете друг .pst файл, за да архивирате елементите, или да изберете „Постоянно изтриване на стари елементи“.
Бъдете предупредени, че това изтриване заобикаля папката "Изтрити" и елементите ви ще бъдат изтрити изцяло от Outlook. Може да имате достъп до него на пощенския си сървър, в зависимост от настройките ви, но не трябва да разчитате на това. Изберете тази опция само ако искате да изтриете елементите завинаги.
Когато кликнете върху „OK“, автоматично ще се включи автоархив. Той ще се изпълнява в съответствие с избраната от вас стойност "Изпълни автоархивирането" (по подразбиране на всеки 14 дни), започвайки от днес. Затова, след като го включите, трябва да очаквате, че той ще работи доста бързо. В тестовете ни отнема по-малко от десет минути между включването и получаването на съобщението, което ни казваше, че AutoArchive ще се изпълни. AutoArchive се изпълнява само по подразбиране в няколко папки, така че ако искате да се изпълнява на определени папки или искате да персонализирате начина, по който работи на различни папки, продължете да четете.
Как да включите и персонализирате автоархив за различни папки
Когато включите функцията AutoArchive, той се изпълнява по подразбиране само със следните папки:
- Изпратени
- Изтрити елементи
- каландър
- Задачи
Ако искате да се изпълнява в друга папка, трябва да го включите за всяка папка (или да я изключите в някоя от тези четири папки, срещу които не искате да се изпълнява). Направете това, като щракнете с десен бутон върху папката в навигационния екран и щракнете върху "Свойства".
Можете също да получите достъп до свойствата на папката, като изберете Папка> Свойства на папката в лентата. (За папки като Календар и Задачи, които не се показват в навигационния прозорец, това е единственият начин за достъп до свойствата на папката.) Има и възможност да отидете направо в настройките за автоматично архивиране, което ви спестява стъпка, след като сте вътре в Свойствата на папката.
В прозореца Свойства на папката щракнете върху раздела AutoArchive, за да получите достъп до настройките за тази папка.
За повечето папки настройката „Не архивирай елементи в тази папка“ ще бъде включена по подразбиране. Това означава, че когато процесът на автоархивиране се стартира, папката ще бъде игнорирана и в нея няма да бъдат архивирани никакви елементи. Ако искате папката да бъде включена, включете опцията “Архивни елементи в тази папка, като използвате настройките по подразбиране”.
Като алтернатива, ако искате настройките за автоматично архивиране на тази папка да се различават от настройките по подразбиране, включете „Архивиране на тази папка, като използвате тези настройки“ и променете настройките според предпочитанията си..
Ако по всяко време искате да върнете всички папки, за да използвате настройките по подразбиране, можете да се върнете към Файл> Опции> Разширени> Настройки за автоматично архивиране и да кликнете върху бутона "Прилагане на тези настройки към всички папки сега". Това ще промени всички папки, които имат „Архивирай тази папка с помощта на тези настройки“, за да са включени „Архивни елементи в тази папка, като се използват настройките по подразбиране“.
След като получите настройките по подразбиране за автоматично архивиране и настройките за дадена папка, настройте по желание, можете да оставите процеса да работи спокойно във фонов режим, като освобождавате място за вас и поддържате папките си прекалено раздути..
