Какво е BCC и защо сте ужасен човек, ако не го използвате
Малко удобства в съвременния цифров работен процес са толкова широко достъпни, но толкова широко игнорирани (или напълно злоупотребявани) като функцията за електронна BCC. Ако сте виновни за злоупотреба или пренебрегване на нейната сила (а има и добри шансове), е време да се покаете и в този процес да намалите спама и да защитите поверителността на приятелите и семейството си.
Какво е BCC и откъде дойде?
Във всеки клиент за електронна поща има три слота за адреси: TO, CC и BCC, които означават съответно „[доставяне] до“, „копие“ и „сляпо копие“. Тези обозначения са задържане от света, предшестващо електронната поща: физически писма и бележки.
Например в служебните бележки от средата на века ще има слот за първоначалния получател, слот CC за лица, които трябва да се включат в комуникацията, но които не са основните получатели, и трети слот, BCC, за лица, които също трябва да се включат в комуникацията, но по някаква причина тяхната самоличност ще бъде задържана от бележките, раздадени на получателите в адресите на ТО и ЦК.
След появата на електронна поща бяха копирани същите конвенции, използвани в хартиената поща и бележки, както от фамилията, така и поради това, че останаха полезни, въпреки че съобщението вече не се копираше и доставяше физически.
Ако тези конвенции съществуват десетилетия преди появата на електронната поща и продължават да съществуват през последния половин век, тогава къде се появяват проблемите? Има две форми на злоупотреба с BCC: пасивно-агресивно сляпо копиране (злонамерена форма на неприятности) и пренебрегване на използването на сляпо копиране за защита на неприкосновеността на личния живот (проблем, който възниква от невежеството). Нека да разгледаме как и защо да се избягва всеки.
Кажете „Не“ на пасивно-агресивно слепено въглеродно копиране
Най-лошото използване на сляпото копие е пасивното агресивно захващане на колега. Този вид злоупотреба с BCC възниква, когато служителите прибягват до използване на функцията BCC като начин за индиректно tattling на колегите си, смучене на техния шеф, или по друг начин ангажирани с дисфункционални работни места hijinks.
С любезното съдействие на EC Comics.
Един служител, например, може да постави своя шеф като адресат на БКК на имейл, който изпраща на друг служител, така че техният шеф да види, че комуникира с другия служител или че другият служител не изпълнява някакво задължение или краен срок. Този вид комуникация с тайни катерици обикновено се мръщи на работното място и ние нямаме намерение да подкрепяме каквото и да е поведение, което поражда дребна и пасивна агресивна работна среда..
Единственият ни съвет по въпроса е: Спрете го.
Освен ако вашият отдел по човешки ресурси или вашият шеф изрично дойде при вас и ви инструктира BCC вашите комуникации, трябва да избягвате практиката.
Ако хората извън основната комуникация трябва да бъдат държани в цикъла, дори по-високи, най-добрата практика е те да бъдат включени като адресати на КС и да уведомят адресатите на ТО за това кой е включен и по каква причина..
Това не само създава по-зрял диалог на работното място, но и ви помага да избегнете особено неудобно събитие: ако вашият шеф или друг получател на BCC използва функцията за отговор, всички те ефективно се разкриват и разкриват, че са запознати със съдържанието на предишния имейл. Опитайте се да обясните това на сътрудника, срещу който сте се съюзили в охладителя на водата.
За щастие, броят на хората, които злонамерено използват функцията BCC, е малък, което ни води до онези, които съставляват по-голямата част от злоупотребата: неволно.
Приятели
Ако мнозинството от хората не злонамерено използват функцията на БЦК като част от кампания за психологическа война срещу колегите си, тогава къде ни оставя това? Това ни оставя с милиони от хора, които несъзнателно пренебрегват дори да използват функцията БЦК на първо място.
С любезното съдействие на публичната библиотека в Денвър, Западна историческа колекция.
Защо функцията BCC е толкова важна? Тя ви позволява да изпратите имейл до някой, без този човек да вижда всички останали, които получават имейла, като ефективно защитават тяхната лична информация. Ето пример за изпращане на имейл, извлечен от нашите собствени имейл архиви:
Всяко синьо размазване в изображението, филтрирано по поверителност, е имейл адрес. Не само, че имаше над 40 имейл адреса в списъка с изпратени получатели, които бяха включени в, но има два комплекта оставащи блокове в изпратения имейл (виж по-горе), които включват съответно 13 и 8 имейл адреса. Това означава, че има над 60 имейл адреса в цялото тяло на имейла.
Сега, може би се питате „И какво от това? Какво значение има? ”Това има значение по няколко причини. На първо място, съществува простият въпрос за неприкосновеността на личния живот и третирането на неприкосновеността на личния живот на хората във вашия списък с контакти (били те приятели, семейство или бизнес партньори) с уважение. От само себе си се разбира, че хората, които стрелят напред и масово изпращат имейли с десетки свои приятели и сътрудници, не отделят време да се свържат лично с всеки от тези десетки получатели и да попитат дали биха искали информацията им за контакт да бъде споделена с всички останали на списък на адресатите. Това е напълно неуважително за споделяне на информация за контакти без разрешението на въпросното лице.
Тя става още по-неуважителна и обезпокоителна, тъй като по-разнообразната тълпа от хора, които сте имейл, е. Ако изпращате имейл до десет души в малка гражданска организация, която вече се познава, проблемът може да е спорен. Ако сте учител и изпращате по имейл на десетки (ако не и на стотици) студенти някакъв допълнителен материал, изведнъж споделяте личната информация за контакт на много хора с много други хора, с които може да не искат да споделят.
Още по-лошо, ако някой случайно удари „Reply All“ на някой от имейлите, които изпращате с напълно заредени TO и CC слотове., всеки човек от първоначалния списък получатели получава отговора. В най-добрия случай, това е относително безвредно, но със сигурност губи времето на всички останали, тъй като те отварят имейла, за да видят какво е ново в дискусията. В най-лошия случай, както се е случвало многократно в корпорациите по света, електронната поща може да поеме собствен живот, тъй като стотици служители отговарят, спорят и иначе взаимодействат с имейла. Такава верижна реакция може да обхване хиляди имейли и може дори да породи войни с пламък (в Тандем компютри в края на 20-ти век имаше една такава пламъчна война, която продължи години).
Второ, и от по-практическа грижа за тези от вас, които биха могли да се грижат по-малко за добър етикет на електронната поща и за защита на неприкосновеността на вашите приятели, тези видове електронни съобщения създават спретнати малки списъци с имейл адреси за злонамерен софтуер и спамери за събиране. Ако вашият имейл адрес завърши на огромна поща, изпратена по целия свят, можете да бъдете сигурни, че някъде по линията ще стигнете до списък със спам. Още по-лошо е, че ако някой от потребителите, който завърши с изпратения ви имейл в сърцето на входящата си поща, се окаже засегнат от злонамерен софтуер, който се копира чрез списъци с контакти и имейл адреси, намерени във входящата поща, най-вероятно ще получите злонамерен имейл да намери пътя си към теб.
Използване на BCC разумно
Ако сте в последния лагер, онези, които игнорират функцията на БЦК, най-вероятно ще се запитате какво можете да направите, за да избегнете фалшивия поверителност и сигурност, описан по-горе. Не се притеснявайте, щом осъзнаете колко ужасно е да игнорирате BCC функцията, става ясно, какво трябва да направите, за да се измиете от предишното си лошо поведение по имейл.
Първо, и преди всичко, започнете, като се запитате: „Наистина ли трябва да изпратя този имейл до всички в моя списък с контакти? Тридесет от тях? Някой от тях? ”Отговорът на тези въпроси за повечето имейли е: Не. Не, не е нужно да изригвате лична електронна поща или да изпращате на всеки във вашия списък с контакти..
Второ, когато вие правя открийте себе си с основателна причина да изпратите имейл до много хора наведнъж. Например, като превключвате на нов доставчик на електронна поща или искате да изпратите новия си пощенски адрес до стотина от вашите приятели и роднини, единственото подходящо нещо, което трябва да направите, е да поставите адресите им в слота за BCC. Това гарантира, че всички злини на масовата TO / CC електронна поща се елиминират: имейл адресите на всички получатели се запазват частни, няма шанс за спам бот или част от зловреден софтуер на компютъра на един получател, прибиращ имейла на друг получател, и ако някой от тях трябва да ви отговори, за да зададете въпрос или нещо такова, те няма да прогонят въпроса или коментара на всеки друг човек.
BCC повишава неприкосновеността на личния живот, увеличава сигурността и намалява стойността на папката за входящи съобщения, която вашите приятели и съдружници трябва да преминат. Няма абсолютно никаква причина да избягвате да го използвате, когато това е толкова просто, колкото поставянето на адресите в различен слот за адреси.
