Отбийте се от задължителен имейл проверка с положителна награда

Снимка от Еспарта

Често ли проверявате електронната си поща, отколкото е необходимо? Имате ли симптоми на отнемане, ако не сте проверили електронната си поща за известно време? Натрапчивата проверка по имейл е нездравословен навик, който ви предпазва от по-важни неща. Използвайте положителна награда, за да установите по-здравословна връзка с входящата си поща.

Имейлът не винаги е продуктивен

Има три основни причини, поради които електронната поща не винаги е продуктивна.

1. Имейлът отнема време от други неща: Може да е лесно да се оправдае натрапчивата проверка на имейлите, защото се чувства, че се прави нещо. В края на краищата, четенето на съобщения, отговора на някои и изпращането на входящата ви поща трябва да е добро нещо. Но това е само продуктивно, когато е направено умишлено - не по време, което е обърнато за други, по-важни задачи.

2. Имейлът не може да се различава от чата: Използването на електронна поща за общуване с приятели, колеги или познати не може да се различава от чат-чата в залата за обяд. Ако разговорът не е толкова важен и се простира отвъд разумен период на прекъсване, той ви отвлича от работата ви.

3. Електронната поща обикновено е за други хора: Електронната поща ви насърчава да се погрижите за нуждите, исканията и въпросите на други хора - вместо собствените си. Имейлът има време и място във вашия ден, но трябва да има определено време и място. Не само всеки път, когато се чувствате като проверка.

Диагностицирайте проблема си

Хората правят принудителни неща за всякакви причини. Най-честата причина е да се избегне нещо особено неприятно. Ако проверявате електронната поща десет пъти на ден без основателна причина, вероятно се опитвате да избегнете някого или нещо.

Натрапчивата проверка на имейли може да бъде вашият начин за избягване:

• Наближаващ краен срок
• Блок на писателя
• Несигурност относно това какво да се направи
• скука
• Поправяне на важен проблем, който ви пречи да вършите работа
• Подготовка за планиран ангажимент
• Всъщност работи по нещо

Изследвайте потенциалните причини, поради които проверявате електронната си поща по-често, отколкото е необходимо, за да диагностицирате проблема си.

Потвърдете натрапчивата си навика

Следващата стъпка в промяната на натрапчивия ви навик е да го проследявате. Следете колко пъти сте отваряли входящата си поща. Обърнете внимание колко време прекарвате средно по време на всяко посещение.

Поддържайте положително отношение в процеса. Не преценявайте себе си като непродуктивни, нефокусирани или неуспешни, когато идентифицирате слабости или грешки. Самонаказанието няма да ви помогне да направите положителни промени. Просто разпознайте моделите си и изследвайте какви са мотивациите, както е описано по-горе.

Продължавайте да признавате натрапчивия си навик, докато вече не можете да го издържите - докато вече не можете да стоите, без да правите нищо за него. Защото единственият начин за справяне с натрапчивото поведение е чрез:

1. Приемайки, че съществува

2. Да бъдеш достатъчно честен, за да разбереш защо

3. Да има достатъчно основателни причини да направим нещо по въпроса

След като сте наистина мотивирани да направите промяна, е сравнително лесно да започнете с бебешки стъпки.

Започнете с бебешки стъпки и положителна награда

Снимка от Ruthieki

Положителната награда ви помага да свържете желаното поведение с добри чувства и / или положителна обратна връзка. Следвайте седемте стъпки по-долу, за да направите посещаването на входящата си поща по-здравословна и по-продуктивна практика.

Стъпка 1: Създайте документ за отговорността за електронна поща

Създайте документ, към който ще се обърнете за отговорността си за електронна поща. Уверете се, че е достатъчно визуален и динамичен за работа. Ще добавяте съдържание към този документ в следните стъпки, но го персонализирайте според предпочитанията си.

Стъпка 2: Посочете желаната си промяна в поведението (или крайната цел)

В горната част на документа напишете как (често) искате да проверите електронната си поща.

Това може да бъде толкова общо като „Не искам да проверявам електронната си поща толкова често“, или толкова специфично, колкото „Искам само да проверя електронната си поща в 10:00 и 15:00 всеки работен ден и в 16:00 през почивните дни“.

Бъдете извънредно специфични за крайната си цел и ако е възможно, посочете причините за избора му.

Стъпка 3: Признайте слабостите си

Под декларацията избройте причините, поради които не сте достигнали желаната цел в съответните им редове.

Отново, бъдете конкретни и не използвайте ненужно груби езици, като например „Аз съм лош в управлението на времето“ или „Просто не мога да се контролирам“.

Използвайте обективен език, който ви държи фокусиран върху това, което се случва и защо. По-функционални изявления са:

• "Аз се боря да управлявам времето си, когато имам важни проекти, които не се чувствам готов да завърша."
• "Трудно ми е да се противопоставя на желанието да проверя електронната си поща, дори когато знам, че не е необходимо, защото предпочитам да не мисля за няколко минути мълчание, за да мисля за това, което наистина трябва да правя."

Опитайте се да изброите поне пет от вашите слабости.

Да речем, че целта ви е да проверите входящата си поща веднъж сутрин и веднъж късно следобед. Понастоящем го проверявате веднъж на всеки двадесет минути, докато сте на компютъра.

Ето пет потенциални слабости, които ви пречат:

• Не сте развълнувани да правите другите задачи, свързани с компютъра.
• Отегчавате, докато пътувате и чакате публично, не искате да взаимодействате с хората около вас и откривате, че проверката на пощата на вашия iPhone минава времето.
• Вие се тревожите за окачване на въпроси или разговори по имейл и искате да знаете какъв е следващият ход - веднага щом г-н Смит се свърже с вас.
• Искаш да угодиш на господин Смит, като винаги отговаряш незабавно на него, въпреки че не пише твоята заплата и не е особено близо до теб.
• Надяваме се да получите предупреждение по имейл, че някой ще предизвика разговор с вас във Facebook, Twitter или LinkedIn като потвърждение, че сте достатъчно важни, за да говорите с.

Може да не е забавно да изследвате слабостите си, когато става въпрос за проверка на електронната поща, но ще е полезно да препрограмирате навиците си за по-добро..

Стъпка 4: Идентифицирайте предизвикателствата си въз основа на вашите слабости

Сега преминете през всяка слабост в списъка и добавете допълнителна колона вдясно. Идентифицирайте ситуациите (реални или въображаеми), през които демонстрирате тези слабости.

Да речем, че имате „Аз се боря да управлявам времето си, когато имам важни проекти, които не се чувствам готов да завърша“ в лявата колона.

След това в дясната колона опишете ситуацията, която е проблематична. Това ще бъде нещо като: „Да имаме важен проект, върху който да работим“ или „Да имаме важен проект, за да работим върху това, което не се чувствам готов да завърша“, или дори „Чувствам се несигурен по отношение на един важен проект“.

След като сте наясно с предизвикателните ситуации, ще бъдете по-добре подготвени да се изправите пред тях.

Стъпка 5: Създайте списък с положителни възнаграждения

Когато задавате колоните си, описващи вашите слабости и как възникват, добавете трета колона вдясно.

Използвайте тази графа, за да посочите стъпките за действие, които можете да предприемете, за да преодолеете проблематичните ситуации, които предизвикват слабостите, които ви пречат да проверявате електронната си поща според вашите условия, на желаната от вас честота.

След това добавете четвърта колона, където ще имате място за проверка на случаите, когато изпълните едно от действията от третата колона.

Ето един начин да форматирате документа си:

Ще забележите, че има само едно квадратче за всяко действие. По време на деня може да изпълните тази стъпка няколко пъти, така че да добавите допълнителни колони за отметки, ако е необходимо.

Стъпка 6: Наградете себе си за това, че оставате на задачата

След като зададете документа си, отпечатайте копие или го запазете на работния плот. Отсега нататък ще препращате към този документ, за да преквалифицирате начина, по който посещавате входящата си поща.

Всеки път, когато отметнете кутия в крайната дясна колона, можете да проверите имейла си - направете го, знаейки, че сте го спечелили. Положителните чувства, свързани с проверката на електронната ви поща след постигате нещо смислено ще ви вдъхнови да гледате вашата пощенска кутия по различни начини.

Ето един пример. Да привлечем отново от слабостта: „Аз се боря да управлявам времето си, когато имам важни проекти, които не се чувствам готов да завърша.” Да кажем, че едно от предизвикателствата, свързани с тази слабост, е: „Да имаме важен проект за работа. Сега, тук са три възможни стъпки за действие, които ви помагат да преодолеете и / или работите по отношение на целта си:

1. Отпечатване на статия / ресурс / документ, който ви напомня защо вашият проект е толкова важен и / или защо сте способни да го завършите успешно.

2. Помолете приятел или колега за помощ или перспектива, когато се чувствате заседнали.

3. Изписване на график или списък със задачи за вашия проект.

4. Преглед и / или преразглеждане на вашия график или списък със задачи за вашия проект.

5. Завършване на елемент от вашия график или списък със задачи за вашия проект.

Всеки път, когато изпълните една от тези стъпки, отметнете полето и знайте, че можете да проверите имейла си, след като сте го спечелили. Разбира се, ако не усещате желанието да проверите електронната си поща, можете да се обърнете към следващата задача. Както виждате, всяка от тези стъпки е започнала като начин да се избегне принудително проверка на имейла и в крайна сметка да служи на целите ви за производителност.

Не е нужно да сте съвършени; всичко е наред, ако проверите входящата си поща, без първо да сте проверили кутия. Но поне помнете какво правите. Обърнете внимание и на това колко различно е да проверите входящата си поща, че сте я спечелили, в сравнение с това, че нямате истинска причина да го направите (с изключение на това, че може да се поддадете на проблемна ситуация, която предизвиква натрапчивост).

Стъпка 7: Продължавайте да използвате списъка за проверка, докато не забележите промените

Когато използвате достатъчно подробности, за да се чувствате уверени, че ситуацията ви е под контрол, ще забележите, че сте по-добри в:

• Откриване на скука
• Идентифициране на проблеми с труд, за които може да е трудно да се признае
• Забелязвате, когато сте претоварени
• Признавайки негативните чувства към работата си, която трябва да изразите и адресирате
• Осъзнаване на творчески или умствени блокове
• Дайте на себе си и очите си компютърна почивка, когато е необходимо
• Да останеш на работа и да се чувстваш добре за това

Всяко от тях ви помага да разрешите проблемите, които, когато не се обръщате, водят до различни натрапчиви поведения.

Направете проверка на специалните имейли

Когато електронната поща се е превърнала във вашия принудителен навик, тя вече не е продуктивен инструмент. Направете проверка на имейла специален, така че да стане отново продуктивен.

В допълнение към упражнението по-горе можете да изследвате други техники за използване на положително възнаграждение. Можете да блокирате редовното време за почистване на входящата кутия, след като работите със солидни часове, и да настроите това време да бъде приятно, с лека закуска наблизо и някаква приятна музика на заден план. Можете също да приложите същите принципи за работа - изключете от интернет и / или скрийте своя пощенски клиент и използвайте удобна работна среда, за да компенсирате.

.