Подгответе вашия Word документ за масово разпространение

Тази гост-статия е написана от Аскар, онази зад технологичния сайт DemoGeek.

Ако работите в екип или когато работите с клиентите си, може да искате да се уверите, че разпространявате документите си по правилния начин, така че информацията в документа да стигне до правилната аудитория и да се спазва поверителността на информацията.

Word 2007 има функция, с която можете официално да подготвите вашия документ на Word за правилно разпределение към група хора или дори на физически лица с определен фактор за достоверност.

подготовка

Стартирайте Word 2007 и създайте документа така, както искате.

След като сте доволни от документа и сте готови да ги разпространявате, поставете на пауза за момент, преди да натиснете бутона за имейл и следвайте тези прости стъпки, за да получите документа за разпространение. Имайте предвид, че тези стъпки са изолирани и това означава, че можете да избирате стъпките, които искате да следвате.

Кликнете върху Бутон за офис и кликнете върху „приготви се”Опция на менюто. Има 7 различни опции, които трябва да можете да видите. Ще обясня всяка от тези опции, за да можете да изберете правилната комбинация от опции за вашите изисквания за дистрибуция.

Свойства на документа

Първият в списъка е “Имоти' опция, с която можете да въведете информация за метаданните за документа.

Можете да въведете името на автора на документа, заглавие, тема, ключови думи, категория, статус и коментари.

Някои от тях могат да се видят чрез досие >> Имоти диалоговия.

Имайте предвид, че след като финализирате документа, няма да можете да виждате тези свойства, но дотогава можете да свързвате имоти с документа си, за да могат другите да получат представа за документа, преди да го отворят.

Проверете документа

Втората опция в списъка е “Проверете документа”. Като част от подготовката за разпространение на вашия документ можете да проверите документа за коментари, ревизии, маркировки за ревизия, анотация на мастилото. Можете да инспектирате скрити метаданни или лична информация, която е била запазена с документа. Можете да проверите за всички персонализирани XML данни, които са били съхранени с документа. Можете също така да проверите за каквато и да е информация за заглавията, долните и долните колонтитули и за всички водни знаци. И накрая, можете също да проверите за скрити текстове в документа.

Изберете опциите за проверка, които искате да сте сигурни, преди да разпространите документа и когато натиснете „ОгледайтеБутон Word ще прегледа документа и ще ви уведоми за всички елементи, които открие при проверката.

Елементите, които се нуждаят от вниманието ви, ще бъдат маркирани с удивителен знак и можете да изберете да прегледате отново, ако искате.

Шифроване на документ

Трето в списъка е „Шифроване на документ”. Изберете тази опция, ако искате документът да се вижда само от определени хора, на които имате доверие. Тя ви позволява да шифровате документа с парола по ваш избор и потребителите трябва да въведат тази парола, за да видят документа.

Изберете парола, която можете да разпределите в групата. Моят съвет е да не избирате парола, която използвате лично, а по-скоро парола, която никой не може да използва за проследяване на онлайн акаунтите ви или всички чувствителни профили, които използвате лично.

Потвърдете паролата още веднъж. Паролите са чувствителни към регистъра и не забравяйте да запазите / запомните паролата, тъй като няма начин да възстановите паролата, ако забравите и няма начин да отворите файла, ако забравите паролата.

Веднъж шифровани, трябва да можете да видите, че опцията в менюто има малко фонов цвят, за да покаже, че този документ е шифрован.

Когато хората в групата ви за разпространение се опитват да отворят шифрован документ, ще бъдете подканени да въведат парола.

Без парола изобщо няма да могат да отворят документа.

Ограничаване на разрешението

Четвърто в списъка е „Ограничаване на разрешението”. Можете да използвате опцията „Ограничаване на разрешенията“, за да ограничите това, което хората могат да правят с документа. Ако документът е чувствителен, можете да използвате „Ограничаване на разрешенията“, за да ги ограничите от редактиране, копиране и отпечатване на документа.

Ограничаване Разрешение използва клиент за управление на правата на Windows, за да приложи ограниченията.

Може да бъдете подканени да инсталирате Управление на правата на Windows инструмент. Не се притеснявайте, продължете и го инсталирайте, той е от надежден източник. Веднъж инсталиран, трябва да можете да конфигурирате какво могат да правят хората с документа.

Добавете цифров подпис

Пети в списъка е „Добавете цифров подпис”. Цифровите подписи гарантират целостта на документа. Помислете за цифровите подписи като хартиен подпис, но направени по електронен път за удобство. Когато документът има електронен подпис, това означава честност и доверие на документа. Това би било полезно, ако разпространявате документа на много голяма аудитория.

Кликнете върху „Добавете цифров подписОпцията и Word ще ви подкани с диалоговия прозорец по-горе, за да търсите доставчици на цифрови подписи в Office Marketplace.

В Office Online Marketplace трябва да можете да намерите доставчик на цифров подпис, който можете да използвате, за да подпишете документа.

Стартирайте Проверка за съвместимост

Нека прескочим до последната опция “Стартирайте Проверка за съвместимост- първо. Ако сте използвали функции, специфични за Word 2007 и ако подозирате, че аудиторията ви може да използва по-стари версии на Word, може да искате да стартирате програмата за проверка на съвместимостта, за да се уверите, че вашият документ може да бъде прочетен от цялата аудитория..

Word 2007 ще изпълни набор от предварително дефинирани проверки за съвместимост и ако открие някакви проблеми със съвместимостта, ще ги изброи в горния диалог, ако не е добре да преминете към последната стъпка, преди да разпространите документа.

Маркирай като финал

Това трябва да бъде последната стъпка, която искате да следвате, преди да разпространите документа към групата. Както името показва, това действие ще маркира документа като цял набор за разпространение.

Тъй като това прави значителни промени в документа, ще бъдете подканени да се уверите, че искате да маркирате документа като окончателен.

След като документът е маркиран като Окончателен, документът не може да бъде редактиран и ще бъде изчистен от всички доказателства, коментари и т.н..

Финализираните документи получават нова икона в лентата на състоянието, която прилича повече на гумена лента на хартия.

Получаването на подготвен за разпространение документ може да ви помогне да избегнете някои очевидни грешки, които правите, когато разпространявате документ на голяма група хора. Не е нужно да следвате всички стъпки; по-скоро можете да избирате кой искате / предпочитате. Word 2007 е достатъчно гъвкав, за да направи това, което поискате, когато подготвяте документ за разпространение.

Надявам се, че това е полезно и се надявам да използвате възможностите на Word 2007 за правилно финализиране на документ преди разпространението. Ако имате някакви въпроси или коментари, моля да ме уведомите в коментари.