Как да използваме Trello, за да направим управлението на проекти бриз

Trello може да бъде чудесен начин да управлявате проекти, да общувате с екипа си, да организирате идеи и да служите за нещо като "интернет бяла дъска", където хората могат да обсъждат заедно и да си сътрудничат в споделено пространство.

След като създадете дъска, можете да започнете да добавяте членовете на проекта, които ще съставят екипа. За да направите това, кликнете върху раздела „Покажи менюто“ от дясната страна, който можете да видите тук.

След като всички членове на борда се съберат и са готови да започнат, можете да започнете да добавяте нови списъци. Заглавията на тези списъци могат да бъдат всичко, в зависимост от типа на проекта, който създавате, работния процес на начина, по който искате да управлявате отделните задачи, и начина, по който предпочитате да управлявате съдържанието си като цяло..

Като пример, изброихме няколко различни идеи по-долу. Във всеки списък ще намерите опцията „Добави карта“, която можете да кликнете тук.

След като картата се създаде в списъка, кликнете върху нея и ще видите прозорец, който изглежда така:

И в тези карти започва истинската организация. Всичко от добавяне на членове към „Абонирайте се за карта“ (което означава, че ще получат сигнал или по електронната си поща, или по телефона, когато се случи ново действие), с етикетирането на карта за подраздела се случва с бутоните отстрани.

Можете да редактирате описанието на картата (напр. Само „Brainstorm“, връзка към уместни изследвания, клипове в YouTube и т.н.), както и да създадете „контролен списък“..

Контролните списъци са чудесен начин да управлявате отделните карти и да сте сигурни, че всички членове на екипа са винаги в крак с времето, когато дадено парче от проекта е в даден момент. За да добавите контролен списък и да го попълните с нови елементи, просто кликнете върху бутона „Списък за проверка“, кликнете върху „Добавяне“ и започнете да попълвате задачите.

Другите настройки във всяка карта включват опцията за добавяне на дата на падеж, която може да бъде актуализирана или променена от всички членове, на които е дадено разрешение за картата.

Емисията на активността може да бъде намерена в менюто от дясната страна и докато картата не е маркирана като „лична“, всички действия на екипа ви могат да се видят от един прост поток.

Друга важна характеристика на Trello е, че всичките ви файлове и папки могат да бъдат прикачени към самите карти. Няма повече да копаете в безкраен масив от папки на Dropbox със сложни пароли или да се опитвате да накарате някой да организира правилно разрешенията си за Drive, с Trello всичко, от което се нуждаете, е точно там и са готови за изтегляне директно от сървъра.

Но в случай, че вашият екип още не е готов да „пусне“ Dropbox, услугата автоматично се интегрира с много от най-популярните облачни услуги и ще ви позволи да прикачите съдържание директно от собствения си свързан профил..

След това тук влизат етикети.

Етикетите са универсален псевдоним, който лесно може да ви позволи да разделите секциите си на подсекции и т.н. Кажете, например, че имате нещо в списъка си „Зададен“, но не знаете към кой отдел принадлежи статията?

Етикетите ви позволяват бързо да оцветявате специфично съдържание, така че всеки, който е прикрепен към картата, може бързо да разпознае на кого принадлежи и каква е целта на заданието. Тази визуална реплика прави лесна организационна система, не много за разлика от цветните раздели, които ще видите в горната част на папките, подредени обратно във файловия шкаф..

И накрая, можете да изберете „Споделяне“ на карта с никого чрез имейл или просто да го свържете в работното пространство извън мрежата на Trello.

Някои от допълнителните, по-забавни функции на Trello включват опцията за добавяне на приятелски стикери към карта или член, някои от които са включени в базовото членство, както и цяла допълнителна библиотека, която ще се отвори, ако се регистрирате за Trello Gold месечен абонамент.

Business Class ще ви даде същите стикери, но вместо да плащате 5 долара на месец като цяло, вместо това можете да изберете да давате премиум членство на всеки от служителите си с отстъпка a'la carte цена от само $ 3,75 на човек.

Допълнителните настройки в лентата с менюта ще ви позволят внимателно да контролирате разрешенията за членовете на екипа си, включително кой може да чете картите, кой може да ги коментира и кой има възможност да архивира, изтрива или премества по-стари задачи, които вече са изпълняват предназначението си.

Тук ще намерите и менюто „Захранвания“, включващо опцията да виждате всички задачи и техните собственици в календарния формат, пълен с датите и графиците за съвпадение, както и опцията да разрешите на членовете на екипа си да „ гласуване ”по конкретни карти.

Идеята на системата за гласуване е, че ако всички не могат да се споразумеят за идея или каква задача да работят по-нататък, можете да отворите думата до гласуване. Който и вариант да получи най-голям брой гласове, е следващият проект, който се изпраща.

Ако една дъска не е достатъчна, винаги има възможност да направите повече. Разделянето на работната сила по този начин може да помогне да се изчисти прекалено многото пресичане между различните отдели и винаги е добър вариант, ако се притеснявате за разрешения или хора, които виждат частни проекти в действие, преди да са готови за широката общественост..

След като картата е изпълнила целта си, можете да я пъхнете спретнато в архива с натискане на бутон. Архивът ще съдържа съдържание за повече от 30 дни, преди да бъде изтрито завинаги, така че не забравяйте никога да не изпращате нищо в тази област на Trello, освен ако не сте абсолютно сигурни, че сте го направили завинаги.

Trello може да бъде полезен, лесно достъпен начин за вас и членовете на целия екип да бъдете организирани чрез забързания хаос на работния ден. Използвайки всичките му многобройни функции и трикове, можете да държите главата си ясна, вашите проекти да са на път и широчината на вашите задачи да се публикуват навреме, всеки път.