Как да използвате инструмента за почистване на разговор в Outlook

Някои хора обичат да поддържат папките си в Outlook перфектно контролирани, като имейлите се подреждат категорично и се съхраняват в логична, минимална структура на папките. Повечето от нас не са такива, така че Microsoft е предоставила инструменти за помощ. Един от тези инструменти е малко познатият инструмент за почистване на разговорите, който изтрива или премества излишни имейли от разговор. Ето как работи.

Можете да стартирате инструмента за почистване на разговор срещу отделен разговор, папка или папка и всички нейни подпапки. Той търси имейли, които са излишни, което означава тези, които са включени изцяло в друго съобщение в разговора. След това изтрива (по подразбиране) или премества тези имейли в друга папка, в зависимост от това как сте го настроили. Това помага да запазите пощенската си кутия от множество копия на едно и също съобщение.

Първо, трябва да зададете параметрите за почистване на разговорите. Насочете се към Файл> Опции> Поща и след това превъртете до секцията “Почистване на разговорите”.

По подразбиране изчистването на разговор изтрива елементи, но ако искате да преместите излишни елементи в папка, можете да кликнете върху „Преглед“ и да изберете папката, в която искате да ги преместите. Това е удобно, ако искате да проверите сами, че съобщенията, които инструментът открива, са излишни. Инструментът за почистване на разговорите е надежден в нашия опит, но понякога няма никакъв заместител за проверка на нещата сами.

Вероятно можете да оставите другите опции по подразбиране, тъй като те са, защото те имат много смисъл, но ако ситуацията или предпочитанията ви са различни, продължете напред и включете или изключете параметрите, както смятате за подходящо. След като веднъж получите желаните настройки, кликнете върху „OK“, за да се върнете към Outlook.

Сега трябва да отворите инструмента. В раздела „Начало“ кликнете върху бутона „Почистване“. Падащото меню ви дава възможност да почистите разговора, който в момента е избран в папката, цялата папка или цялата папка и всички подпапки..

Можете също да влезете в това меню, като щракнете върху Папка> Папката за почистване, ако не ви е необходима опцията "Почистване на разговора"..

За сега ще отидем с „Clean Up Folder“, но процесът е същият, независимо дали почиствате разговор, папка или папка и нейните подпапки. А за опция с едно кликване винаги можете да щракнете с десния бутон върху папка в навигационния екран и да изберете "Clean Up Folder".

При първото пускане на този инструмент се появява предупреждение, което ви дава възможност да промените настройките, да стартирате инструмента или да отмените операцията.

Ако искате инструментът да работи, без да вижда това изскачащо съобщение, активирайте опцията „Не показвай това съобщение отново“.

Щракнете върху “Clean Up Folder” (Почистване на папката), за да стартирате инструмента (ако включите опцията “Не показвай това съобщение отново”, след това от този момент нататък инструментът ще се стартира веднага след като го изберете). Когато инструментът се изпълнява, което може да отнеме известно време, ако го изпълнявате за първи път в папка с много съобщения, в лентата в долната част на Outlook се появява съобщение за състоянието.

Можете да продължите да използвате Outlook, докато се изпълнява. След като известието за състоянието изчезне, инструментът приключва. Той няма да ви каже, че е завършен - инструментът е проектиран да работи във фонов режим, за да ви помогне, а не да ви бомбардира с съобщения - но ще ви каже дали не може да намери никакви съобщения за почистване.

Това е всичко. Когато стартирахме този инструмент в примерна папка, съдържаща 2487 имейла, тя намери 502 писма, които можеха да бъдат изтрити. Над една пета от имейлите в папката бяха излишни, така че това е отворител и инструмент, който си струва да се използва, ако ви липсва пространство или сте уморени от размисъл.