Как да използваме функцията за сравнение на Microsoft Word

Ако работите в екип от работници или просто работите с няколко ревизии на собствената си работа, е важно да можете да проследявате постепенните промени. В Microsoft Word възможността за сравняване на всяка разлика в два почти идентични документа е вградена в инструмента за сравнение. Ето как да го използвате.

Първо отворете Word и всеки файл с документи. (Може да бъде един от онези, които сравнявате, друг документ изцяло или просто празен проект.) Кликнете върху раздела „Преглед“ в горната част на екрана, за да отворите менюто с лентата, след което кликнете върху бутона „Сравняване “- тя ще бъде близо до дясната страна на менюто.

Натиснете отново “Сравнение”, ако се отвори друго меню. След това в новия прозорец изберете вашите два документа: “Оригинален” (или по-ранен) документ и “Ревизиран” (или по-нов) документ. Ако не виждате нито в падащото меню, щракнете върху иконата на папката отдясно, за да прегледате документа, използвайки вашия файлов браузър.

Под „Label changes with“ можете да зададете бележка, която да ви помогне да следите коя разлика принадлежи на кой документ. Тук ще маркирам мина “по-късно”, тъй като това е последната ревизия на ръкописа. Можете да добавите маркер само към ревизирания документ, но можете да превключвате между тях с иконата с двойна стрелка.

Кликнете върху бутона „Още“, за да видите допълнителна опция. Повечето от тях са ясни и всички опции са разрешени по подразбиране. Обърнете внимание на опцията „Показване на промените при“, която показва, че отделните промени могат да се променят едновременно (много бавно) или една дума.

Щракнете върху „OK“. Word ще отвори сложен изглед на панелите в един документ. От ляво на дясно, имате детайлизиран списък с промени, пълен изглед на документа „Ревизиран“ с червени маркери в лявото поле, указващ промени, и двойно стъкло, показващо подредените оригинални и ревизирани документи. Скролирането с колелото на мишката ще превърта едновременно всички три основни стъкла, но можете да използвате лентите за превъртане отдясно на всеки, за да превъртите отделните панели до всеки..

Панелът Revisions е най-полезен тук. Тя показва всяка промяна, това, което е премахнато и какво е добавено, по ред от горната част на документа до дъното. Това е фантастичен начин да видите разликите в текста и форматирането с един поглед. Кликването върху някой от записите в прозореца Revisions ще превърти незабавно останалите панели в съответната позиция. чист!

След като използвате раздела „Ревизии“, за да намерите конкретната версия, можете да кликнете с десен бутон върху съответния текст в централния панел. Кликнете върху „Приеми“ или „Отхвърли“ (последвано от съответното действие), за да запазите или върнете промяната съответно.

Можете да запазите този сравняван документ като отделен файл, който няма да засегне нито един от документите, които разглеждате в момента. Просто кликнете върху Файл> Запиши като и го запазете като всеки друг документ на Word.

Обърнете внимание, че функцията за сравнение не е налична, ако и двата документа имат защита с парола или нейните промени са защитени в Word. Можете да промените тази настройка в отделните документи, като кликнете върху Преглед> Проследяване на промените.