Как да тествате четливостта на Вашето писане в Microsoft Word или Outlook

Microsoft Word и Outlook отдавна притежават възможността да виждат статистиката за четливостта за това, което пишете, така че да знаете колко просто или сложно пишете. Това може да помогне да се гарантира, че писането ви е достатъчно четливо за вашата аудитория.

В по-старите версии на Word функцията беше само с едно кликване на лентата на състоянието ви. Във версиите, започващи с 2013 г., първо трябва да активирате функцията и след това да я отворите чрез проверка на правописа и граматика.

Проверката на правописа и граматиката в Word и Outlook се случва в панела за проверка и предлага доста солиден начин за проверка на документи. Има някои по-добри добавки за проверка на граматиката за Office там, но дори и да сте ги активирали, все пак ще трябва да активирате вградената проверка на граматиката, за да можете да използвате статистическите данни за четливостта. Дали това си струва, зависи от вас. И ако нямате нищо против да проверявате граматиката, но предпочитате да не се разсейвате от подчертаните знаци, докато работите, винаги можете да изключите проверката на правописа и граматиката, докато пишете.

Как да активирате статистиката за четливостта

За да получите достъп до статистически данни за четене в Word, първо трябва да включите функцията. В Word щракнете върху раздела Файл и след това върху Опции. В прозореца Опции изберете раздела Проверка. Поставете отметки в квадратчетата „Проверка на граматиката с правописа“ и „Покажи статистиката за четливостта“. Когато сте готови, кликнете върху OK.

Процесът е подобен в Outlook. Щракнете върху раздела Файл и след това върху Опции. В прозореца "Опции" изберете раздела Поща и след това щракнете върху бутона "Правопис и автоматична корекция".

В прозореца Опции на редактора изберете раздела Проверка. Поставете отметки в квадратчетата за отметка „Проверка на граматиката с правописа“ и „Показване на статистиката за четливостта“, след което щракнете върху OK.

Имайте предвид, че и в Word, и в Outlook можете да премахнете опциите за проверка на правописни и граматични грешки, докато пишете, ако установите, че разсейването.

Как да видите статистиката за четливостта

Сега, след като сте активирали четенето на статистически данни, проверяването на резултата от четливостта на документ или селекция от текст е просто. Всичко, което трябва да направите, е да проверите проверка на правописа и граматика. Можете да изберете конкретен текст, който да проверите, или да се уверите, че нищо не е избрано, за да проверите целия документ. Започнете проверка на правописа и граматиката, като натиснете F7 или като кликнете върху бутона Проверка в лентата на състоянието в долната част на прозореца.

Стартирайте проверката на правописа и граматиката, а когато приключите, ще се появи прозорецът Статистика на четенето.

Прозорецът показва някои основни статистически данни, като броя на думите и знаците, както и някои средни стойности като изречения на абзац. В секцията за четене ще видите две резултати: Flesch Reading Ease и Flesch-Kincaid Grade Level. И двата резултата се базират на формули, които отчитат средната дължина на изречението (ASL) и средните срички на дума (ASW).

• Лесно четене на Флеш. Този резултат оценява четливостта на вашия текст по 100-точкова скала, като по-високи резултати са по-лесни за четене. Резултатите от 0-60 обикновено се разглеждат като степен, завършила колеж или колеж, и доста трудно за четене. Резултатите от 60-80 г. се считат за сравнително лесни за четене и писане на обикновен английски. Повечето професионални документи попадат в този диапазон. По-високи резултати от 80 се считат за лесни за четене за деца.
• Ниво на степен Flesch-Kincaid. Този резултат оценява четливостта на текста въз основа на нивата на училищните класове в САЩ. Оценка от 4,0, например, означава писане, което може да бъде разбрано от четвърти клас. Повечето професионални документи попадат някъде в диапазона от 7.0-11.0.

И ако искате да знаете математиката зад нещата, формулата, използвана за определяне на Flesch Reading Ease score е:

206.835 - (1.015 x ASL) - (84.6 x ASW)

Формулата, използвана при определянето на оценката на ниво Flesch-Kincaid е:

(.39 x ASL) + (11,8 x ASW) - 15,59

И това е! Това е проста функция за активиране и използване и, въпреки че може да не искате да базирате всичко, което пишете, на резултати от четливостта, те все още могат да бъдат удобен инструмент, за да сте сигурни, че с вашето писане удряте правилната публика..