Как да спрете изпращането на заявка за среща в Outlook
Ако някога сте имали проблем с потенциалните участници в срещите, които изпращат заявки до други, имаме добри новини. Ако имате най-новата версия на Outlook (2016 или 365) или сте абонат на Office 365, използвайки уеб приложението Outlook, можете да попречите на хората да изпращат заявки за срещи..
Получаването на среща заедно с правилните участници може да бъде разочароващо. Трябва да намериш време на разположение на всички. След това трябва да намериш свободна стая. Тогава се надявам, че участниците няма да изпратят искането за среща до някой друг, който не трябва да присъства, или, още по-лошо, да препрати срещата на подчинен, за да присъства. Не можем да принуждаваме хората да бъдат свободни и не можем да ви магически създаваме зала за срещи, но ако използвате Outlook, можем да ви покажем как да предотвратите изпращането на искане за среща от хора. Нека погледнем.
Актуализация: Един от нашите читатели ни обърна внимание, че тази техника е достъпна само за Windows версията на Outlook и не версията на macOS. Благодаря за това, Floris!
Спиране на препращане на заявка в Outlook или Outlook Web App
Спирането на препращането на искане за среща е толкова просто, колкото прелистването на една настройка, преди да изпратите заявката.
В пълния клиент на Outlook, с отворено искане за среща, преминете към раздела „Среща“. Кликнете върху бутона „Опция за отговор“ и след това кликнете върху превключвателя „Разреши препращане“ в падащото меню, за да го изключите (включено е по подразбиране).
В Outlook Web App се уверете, че е отворена заявка за среща и е добавен поне един участник. Кликнете върху зъбчатката „Участници“ и след това кликнете върху превключвателя „Разреши препращане“, за да го изключите за тази среща.
За съжаление, няма начин да се изключи опцията “Allow Forwarding” (Разрешаване на препращане) по подразбиране. Трябва да го изключите всеки път, когато създавате нова заявка.
И така, какво се случва, ако някой се опита да предаде молбата ми за среща?
Може да се случат три неща, когато някой се опита да препрати съобщение, за което сте изключили опцията „Разрешаване на препращане“:
- Ако вашият участник използва същата версия на Outlook като вас (и ако те работят за същата компания, в която е много вероятно), няма да им бъде дадена възможност да препращат заявката за събрание..
- Ако те са в по-стара версия на Outlook, ще могат да препращат заявката за събрание, но Microsoft Exchange ще блокира доставката и ще изпрати на участника ви съобщение, което не може да се достави..
- Ако използват система за електронна поща, различна от Microsoft, като Gmail, ще могат да изпратят искането за среща без никакви ограничения. Това е така, защото системите на трети страни нямат никакво задължение да спазват флага на Microsoft "не го пращат". В бъдеще е възможно те да започнат да я уважават (това често е „почесвам гърба ми, а аз ще почеша твоята“ ситуация, когато някой като Google иска Outlook да уважава флага, специфичен за Gmail, така че сделката е приключила. ), но също така е напълно възможно никоя система, освен Outlook, да не уважава флага.
Все пак, докато организирате срещи с хора във вашата организация, това трябва да работи добре.
