Как да споделяте вашия календар в Outlook
Споделянето на календара ви в Outlook е лесно, но начина, по който го правите, има значение, ако не искате хората, с които го споделяте, да се борят за достъп до него. Нека разгледаме как да споделите Outlook календар, независимо дали получателят е в същата организация като вас или не.
Независимо дали споделяте календара си в Outlook с някой във вашата организация (т.е. хората с един и същ имейл адрес като вас) извън организацията, процесът за споделяне е подобен. Начинът, по който получателят получава достъп до споделения ви календар, е малко по-различен, особено ако лицето извън организацията ви не използва Outlook. Все още е доста прост и ние ще разгледаме как работи, така че можете да насочите хората тук, ако се борят за достъп до споделения ви календар.
Споделяне на вашия календар с колега
Ако искате да споделите календар с някой, който работи за една и съща организация, процесът е съвсем прост. Отворете календара в Outlook и след това щракнете върху Начална страница> Споделяне на календар> Календар.
Ако използвате Outlook за повече от един профил, уверете се, че сте избрали календара за профила, който искате да споделите.
Прозорецът „Свойства на календара“ ще се отвори в раздела „Разрешения“, който показва кой в момента има достъп до вашия календар. По подразбиране Outlook е настроен така, че всеки в организацията ви да може да вижда, когато сте заети, но нищо друго. Възможно е вашите ИТ хора да са променили това по няколко различни начина, така че ще се съсредоточим върху споделянето на календара ви с човек във вашата организация.
За да споделите календара си с някого, кликнете върху бутона „Добавяне“.
Това ще отвори адресната ви книга и по подразбиране ще покаже хората във вашата организация. Добавете човека, с когото искате да споделите календара си, след което кликнете върху „OK“.
Избраното от вас лице се показва в прозореца за разрешения. По подразбиране те ще имат ниво на разрешение „Може да вижда всички детайли“, което можете да промените, ако искате.
Когато приключите, кликнете върху „OK“, за да споделите календара си.
За да видите календар, който някой е споделил с вас, щракнете върху Начална страница> Добавяне на календар> Отваряне на споделен календар.
В прозореца, който се отваря, въведете името на човека, който е споделил календара си с вас и след това щракнете върху OK.
Сега календарът ще се покаже, за да го видите в списъка „Споделени календари“ отляво.
Споделяте календара си с някой външен
Ако искате да споделите календар с човек, който работи извън вашата организация, процесът е много подобен. Отворете календара в Outlook и след това щракнете върху Начална страница> Споделяне на календар> Календар.
Ако използвате Outlook за повече от един профил, уверете се, че сте избрали календара за профила, който искате да споделите.
Прозорецът „Свойства на календара“ ще се отвори в раздела „Разрешения“, който показва кой в момента има достъп до вашия календар.
За да споделите календара си с някого, кликнете върху бутона „Добавяне“.
Това ще отвори адресната ви книга. В падащото меню „Адресна книга“ кликнете върху „Контакти“.
Това ще покаже всички външни контакти в адресната ви книга. Ако искате да споделите календара си с външен човек и те не са показани тук, първо трябва да ги добавите като контакт.
Добавете човека, с когото искате да споделите календара си, след което кликнете върху „OK“.
Избраното от вас лице ще бъде добавено към прозореца за разрешения. По подразбиране те ще имат ниво на разрешение „Може да виждат всички детайли“, което можете да промените, ако искате. За разлика от споделянето с хора във вашата организация, не можете да давате на външни хора „Мога да редактирам“ или „Делегират“ права.
Когато приключите, кликнете върху „OK“, за да споделите календара си.
Начинът, по който получателят приема поканата ви за преглед на календара, е, когато процесът е различен от споделянето с някой в организацията ви.
Лицето, което сте споделили с календара си, е изпратено по имейл.
Ако кликнат върху „Приемане и преглед на календара“, те ще бъдат отведени в Outlook.com, за да влязат в профил в Microsoft, където общият календар ще бъде достъпен..
Този процес е доста безпроблемен, но не е много полезен, ако получателят използва продукт, който не е на Microsoft. Ще ви покажем как да добавите споделения календар в календара на Google, тъй като това е най-популярното приложение за календара, но можете да добавите споделен календар към почти всяко подходящо приложение за календар.
В долната част на имейла има връзка „този URL адрес“.
Кликнете с десния бутон върху този URL адрес и кликнете върху „Копиране на местоположението на връзката“ (или на съответната команда в зависимост от програмата, която използвате за преглед на пощата).
Отворете Google Календар, кликнете върху трите точки до „Добавяне на календар“ и след това изберете „От URL адрес“.
Поставете URL адреса, който сте копирали от имейла, след което кликнете върху „Добавяне на календар“.
Календарът ще се появи в списъка „Други календари“ отляво.
Това обаче не е много приятелски формат, особено ако има повече от един общ календар, който да се покаже. Можете да го преименувате, като задържите мишката върху името, като кликнете върху трите точки, които се показват в края, и след това кликнете върху „Настройки“.
Променете полето Име, за да бъде каквото искате и след това щракнете върху стрелката назад до "Настройки".
Сега имате много по-приятелско име на календар.
URL адресът, който сте копирали от имейла, е URL адрес към споделения календар в iCalendar (.ics) формат, който въпреки че именуването на сходство няма нищо общо с Apple. Вместо това, той е отворен формат за информация от календара, която се използва вече повече от 20 години. Всяко приложение за календари, което вероятно ще използвате, ще приеме календар във формат .ics, така че докато сме преминали през процеса на добавяне на този в Google календар, връзката трябва да работи в Apple Calendar, Yahoo! Календар, светкавица за Thunderbird или друго приложение за календар, което използвате.
