Как да настроите и използвате Open365, алтернатива с отворен код за Office 365

Ако използвате пакет от програми на LibreOffice, ще се радвате да научите повече за Open365. Точно както LibreOffice е безплатната, с отворен код алтернатива на Microsoft Office, Open365 е безплатният партньор на базирания в облака Office 365.

Open365, в момента в бета версия, работи много прилично на Office 365. Тя ви позволява да редактирате документи, като .docx, .xlsx или .pptx, но също така можете да качвате мултимедийни файлове в профила си в Open365. Ако даден файлов формат не се поддържа, ще бъдете подканени да изтеглите файла, така че да можете да го отворите в подходяща програма. Можете да отваряте и редактирате документи на Microsoft Word, Excel и PowerPoint (и документи на LibreOffice Writer, Calc и Impress, разбира се) онлайн, както и да ги съхранявате в облака, така че да имате достъп до тях от всяко място. Когато се регистрирате за безплатен Open365 акаунт, получавате 20 GB хранилище, базирано на облак, за файловете си, въпреки че понастоящем не е ясно дали това е налице само по време на бета-периода.

ЗАБЕЛЕЖКА: По времето, когато тази статия е публикувана, единственият нов файл, който можете да създадете в Open365, е файл за маркиране. Ако искате да създадете нов документ LibreOffice Writer, Calc или Impress, създайте такъв на локалния твърд диск, като използвате някое от приложенията на работния плот на LibreOffice (или преносимите приложения) и след това го качете в библиотеката на Open365. Можете също така да качвате файловете на LibreOffice или Microsoft Office в профила си в Open365 и ще ви покажем как лесно да качвате файлове с документи по-късно в тази статия.

Как да се регистрирате за Open365 акаунт

За да се регистрирате за Open365 Beta, посетете този уебсайт и въведете имейл адреса си.

Въведете „Потребителско име“, което ще бъде вашият имейл адрес на Open365 ([email protected]). Ще използвате този имейл адрес, за да влезете в профила си в Open365. Изберете парола и я въведете два пъти (веднъж в полето за редактиране „Парола“ и отново в полето „Повторение на паролата“.) Емайлът, който сте въвели на страницата за ранен достъп, се въвежда автоматично в полето „Е-поща“. В останалата част на формуляра, поставете отметка в квадратчето „Разбирам и приемам политиката за поверителност на Open365“ (можете да прочетете правилото, като кликнете върху връзката „Декларация за поверителност“) и след това кликнете върху „Регистрация“.

Диалоговият прозорец „Запиши като“ на браузъра се отваря автоматично, за да можете да изтеглите клиента на Open365. Клиентът не е необходимо да използва Open365, но улеснява синхронизирането на документи между вашия компютър и вашия Open365 акаунт.

Вече не е необходимо да изтегляте инсталационния файл на клиента; може лесно да бъде изтеглен по-късно от вашия Open365 акаунт. Ако искате да изтеглите инсталационния файл на клиента сега, отидете до мястото, където искате да запишете файла, и щракнете върху „Запиши“. В противен случай кликнете върху „Отказ“. Ще обсъдим инсталирането и използването на клиента на Open365 по-късно в тази статия.

Следващият екран също се показва след като приключите с регистрационния екран. Кликнете върху „Аз съм готов“, за да продължите.

На екрана за вход въведете новия си имейл адрес в Open365 в полето за редактиране „Потребителско име“ и след това въведете „Парола“ и кликнете върху „Вход“.

Ако искате да получавате известия от Open365, кликнете върху „Разрешаване“ на изскачащия прозорец. Тези уведомления включват съобщения за качване и изтегляне на файлове, които се изпълняват.

Как да отворите библиотеки и файлове

След като сте се регистрирали за Open365 и сте влезли в него, се показва изгледът „Hub“. Първоначално имате една библиотека, наречена “My Library”, съдържаща няколко примерни файла. Можете да създадете няколко библиотеки, за да спомогнете за категоризиране на файловете ви. Например, може би искате библиотека за лични файлове и една за работни файлове.

За да получите достъп до примерните файлове в библиотеката, кликнете върху „Моята библиотека“.

Щракнете върху един от примерните файлове, за да го отворите.

Ако файлът е в поддържан формат, той се отваря онлайн в пълната програма LibreOffice, в противен случай ще бъдете подканени да изтеглите файла.

ЗАБЕЛЕЖКА: Зареждането на документа може да отнеме известно време, затова бъдете търпеливи, ако видите празна страница.

Използвайте менютата и функциите на онлайн редактора, за да добавите или направите промени в документа. Можете да го запишете, като използвате командата "Запиши" в менюто "Файл", както бихте направили в локална програма на вашия компютър. Отново запазването на документа може да отнеме известно време, затова бъдете търпеливи.

Ако записвате документ на Microsoft Office, се показва следният диалогов прозорец с предупреждение, че вашият документ може да съдържа форматиране, което не може да бъде записано в текущия формат. Ако сте използвали функции, които са изключителни за LibreOffice, те няма да бъдат запаметени с файла, ако го запазите като файл на Microsoft Office. За да продължите да запазвате документа във формат Office (Word в този пример), кликнете върху „Използване на XML формат на Word 2007-2013“.

ЗАБЕЛЕЖКА: Забележете, че този диалогов прозорец казва Word 2007-2013 (от публикуването на тази статия). Можете също да работите с файлове на Microsoft Office 2016 в Open365. Тествахме услугата с помощта на файл Word 2016.

За да затворите документа, просто затворете раздела. Появява се диалоговият прозорец Потвърждаване на навигацията, който ви предупреждава, че можете да загубите работа, ако напуснете страницата. Ако сте запазили документа си, кликнете върху „Оставете тази страница“, за да затворите раздела.

Как да създадем нова библиотека

Както споменахме по-рано, можете да създадете няколко библиотеки в уеб интерфейса, за да категоризирате документите си. За да създадете нова библиотека, кликнете върху връзката „Библиотеки“ над списъка с документи, за да се върнете към основния списък с библиотеки.

След това кликнете върху „Нова библиотека“ вдясно над списъка с документи.

Появява се диалоговият прозорец Нова библиотека. Въведете име за новата си библиотека в полето за редактиране „Име“. Тествахме шифроване на нова библиотека, създадена в уеб интерфейса и тя все още не работи. Така че, не проверявайте полето „Шифроване“. Кликнете върху „Изпращане“.

Кликнете върху новата библиотека в списъка с библиотеки, за да я отворите.

Как да качите документ

Качването на документи в профила ви в Open365 ви позволява да преглеждате и редактирате тези документи навсякъде, където имате интернет връзка. За да качите документ, отворете File Explorer (или Windows Explorer), намерете документа, който искате да качите, и го плъзнете в прозореца на браузъра в новата си библиотека.

Можете също да кликнете върху бутона „Качване“ в лентата с инструменти и да изберете файл, който да качите чрез диалоговия прозорец „Отвори“.

Когато файлът завърши с качването, в долната част на прозореца на браузъра се показва изскачащ прозорец Качване на файл.

Документът е достъпен за преглед и редактиране в новата библиотека.

Как да изтеглите документ

Така че правите промени в документа си онлайн от различни места и сега искате да изтеглите файла на лаптопа си, за да можете да работите по него офлайн. Може би трябва да работите върху документа на място без интернет връзка за известно време. Можете да го качите отново и да замените файла с документи онлайн, след като имате интернет връзка.

За да изтеглите документ, преместете мишката върху реда за желания документ и кликнете върху бутона „Изтегляне“.

В диалоговия прозорец Запиши като отидете до мястото, където искате да запишете документа. Текущото име на документа се въвежда в полето за редактиране „Име на файл“. Променете името, ако искате, и кликнете върху „Запазване“.

Как да използвате клиента на Open365

Клиентът на Open365 ви позволява лесно да качвате и изтегляте документи, като създавате библиотека от папка на локалната ви машина и синхронизирате тази папка с свързаната библиотека във вашата Open365 сметка - подобно на Google Drive или Dropbox. Ако все още не сте изтеглили клиента, влезте в профила си и кликнете върху връзката „Изтегляне на клиент“ в долната част на екрана.

Инсталирайте клиента от изтегления файл, следвайки инструкциите на екрана.

След като клиентът е инсталиран, стартирайте го. В Windows 7 и 10 можете да стартирате Open365 от менюто "Старт". В Windows 8 / 8.1 потърсете Open365 на началния екран, за да намерите програмата и да я стартирате.

Екранът за избор на папка за Seafile ви позволява да определите коя папка на вашия компютър да бъде изтеглена по подразбиране. Първоначално вашата потребителска папка в C: \ Users е избрана и в тази папка ще бъде създадена подпапка Seafile. За да промените тази папка, кликнете върху „Избор“.

В диалоговия прозорец Моля изберете директория, отидете в папката, в която искате да изтеглите библиотеките по подразбиране, и кликнете върху „Избор на папка“.

Пълният път до избраната папка се въвежда в полето за редактиране. Кликнете върху „Напред“.

Показва се диалоговият прозорец Добавяне на акаунт. По подразбиране URL адресът на Open365 сървъра се въвежда автоматично в полето за редактиране „Сървър“. Разработчиците на Open365 обаче планират да пуснат инструменти, които ще ви позволят да хоствате собствен сървър. Така че, за разлика от Office 365, ще имате достъп до функции, подобни на Office 365, без да се отказвате от собствените си данни. За този пример обаче ще използваме сървъра на Open365, така че приемете пътя по подразбиране към сървъра.

В полето за редактиране на имейл въведете имейл адреса на Open365, който сте създали от потребителското си име и след това въведете паролата си. Текущото име на вашия компютър се въвежда автоматично в полето за редактиране „Име на компютър“. Променете този текст, ако искате да използвате друго име. Кликнете върху „Вход“.

Отваря се клиентът на Open365. Можете да съпоставите папка на вашия локален твърд диск с библиотека във вашия Open365 акаунт. Това ви позволява просто да добавяте файлове в тази папка, за да ги качвате и изтривате файлове от тази папка, за да ги премахнете от профила си. Можете да отваряте файлове от тази папка, да ги променяте и да промените повторно качването на променения документ във вашия Open365 акаунт.

За да синхронизирате локална папка с библиотека онлайн, отворете File Explorer (или Windows Explorer), отидете до папката, която искате да синхронизирате, и я плъзнете в полето „Избор или пускане в папката за синхронизиране“ в долната част на прозореца на клиента на Open365.

В диалоговия прозорец Създаване на библиотека пътят до папката, която сте изтеглили в клиентския прозорец, автоматично се въвежда в полето за редактиране на "Път", но можете да щракнете върху "Избери", за да промените този път. Може би сте променили решението си или сте изтеглили грешната папка в прозореца на клиента. По подразбиране името на папката се въвежда като име на библиотеката. Можете обаче да промените това в полето „Име“. Шифроването не работи и в клиента на Open365, така че не проверявайте полето "encrypted". Кликнете върху „OK“.

Всички документи в местната папка се качват автоматично в новата библиотека в профила Ви в Open 365 онлайн.

Как да споделяте библиотека или документ

Можете също да споделяте библиотеки и документи с други хора. За да направите това, преместете мишката върху библиотеката в списъка и кликнете върху бутона „Споделяне“.

В диалоговия прозорец Споделяне се показват различни начини за споделяне на библиотеките. Можете да генерирате връзка за изтегляне, за да позволите на други хора да изтеглят библиотеката и файловете в библиотеката или да генерирате връзка за качване, която ще позволи на другите да качват файлове в библиотеката ви. Можете също да споделите цяла библиотека с един потребител или с цяла група. Може да искате да създадете групи от колеги, приятели или семейство и да споделите библиотека от файлове с всички в група едновременно.

Когато споделяте документи, можете да генерирате само връзка за изтегляне.

За този пример ще създам връзка, която ще позволи на другите да изтеглят библиотеката, която споделих. За да направите това, се уверете, че “Връзка за изтегляне” е избрана отляво. Ако искате да добавите защита с парола в споделената библиотека или документ, поставете отметка в полето „Добавяне на защита с парола“ и въведете парола два пъти.

Когато споделяте библиотека и сте приложили парола към нея, получателят на връзката ще трябва да въведе тази парола на уеб страницата, за да получи достъп до файловете.

Ако споделяте документ, налице е и Директна връзка за изтегляне (независимо дали сте приложили парола за документа). Това позволява на получателя на връзката да изтегли документа, без да въвежда парола, дори ако е приложен към документа.

Open365 има приложения, достъпни за iOS и Android. В Open365 на iOS, изглежда, че можете да отваряте документи само в други текстообработващи машини на вашето устройство и създаването на нови файлове не работи правилно. За Android е налице и бета версията на LibreOffice Viewer за Android, която е в ранна фаза на развитие. Има експериментален режим на редактиране, който можете да активирате и „да използвате на свой собствен риск“. Опитахме го и все още не работи много добре.

Open365 е полезно, ако създавате и редактирате документи на LibreOffice на компютър с Windows, Mac или Linux и искате достъп до вашите документи от всяка машина, без да се налага да прехвърляте документите си чрез „мрежа за кецове“. Не забравяйте, че е в бета версия и все още е в ранен стадий на развитие, така че не всичко работи още, и може да има някои грешки, но изглежда обещаващо.