Как да зададете дата на изтичане на срока при споделяне на файлове на Google Диск

Споделянето на файл от Google Диск е чудесен начин да позволите на клиентите и изпълнителите достъп до документи, без да им се налага да ги изтеглят. Ако искате само хората да имат временен достъп до файловете, можете да зададете автоматично дата на изтичане, когато ги споделите. Ето как.

Забележка: За да използвате тази функция, като собственик на документа, трябва да имате платен G Suite акаунт. Хората, с които споделяте документ, правят това не имате нужда от платена сметка, за да видите документите.

Как да зададете дата на изтичане в файловете на Google Диск

Изпробвайте Google Диск, който е свързан с профила ви в G Suite, щракнете с десния бутон върху файла, който искате да споделите, след което кликнете върху „Споделяне“ в контекстното меню.

Добавете имейл адресите на всички хора, с които искате да споделите файла, и след това кликнете върху бутона „Изпращане“. Ако изпратите поканата на профил в Gmail, тези хора се добавят автоматично към списъка с хора, които имат достъп до файла. Ако изпратите друг адрес, всеки човек ще получи имейл с връзка, която насочва към файла.

Сега щракнете с десния бутон върху файла и кликнете отново върху командата “Share”.

Този път с отворените опции за споделяне щракнете върху връзката „Разширени“.

Освен информацията за контакт на всеки човек, ще видите икона на таймера. Кликнете върху нея, за да зададете дата на изтичане.

Оттук кликнете върху падащото меню „Изтичане на достъпа“, за да изберете 7 дни, 30 дни или да зададете персонализирана дата на изтичане.

Изборът на опцията „Дата по избор“ отваря календар, за да изберете по-точна дата.

Ако искате да зададете дата на изтичане за всеки друг, щракнете върху таймера до неговото име. Трябва да зададете срок на валидност за всяко лице.

И накрая, кликнете върху „Запазване на промените“, за да финализирате направените редакции за всички потребители.

Има едно предупреждение, от което трябва да сте наясно. По подразбиране хората, с които споделяте, могат да изтеглят, отпечатват или копират файла и ако го направят, ще имат достъп до тези копия след всяка дата на изтичане, която сте задали. Можете да зададете разрешение за показване само и след това да включите „Деактивиране на опциите за изтегляне, отпечатване и копиране за коментатори и зрители“, за да се предотврати това, но тези хора няма да могат да редактират документа.

Все пак, ако имате хора, които просто се нуждаят от временен достъп, за да преглеждат или коментират даден документ, тази функция работи чудесно.