Как да ограничим въвеждането на данни в Excel с валидиране на данни

Ако използвате електронни таблици в Excel за събиране на данни от други хора, но откриете, че те често попълват внимателно планираните ви клетки с грешен тип информация, проверката на данните може да помогне.

Този инструмент ви позволява да ограничите определени клетки, за да разрешавате само правилно форматирани данни. Ако някой влезе в нещо, което не би трябвало да е там - подобно на „обяд на летището“, вместо на „$ 15.68“ в отчет за разходите, Excel отхвърля приноса, докато не го направят правилно. Мислете за това като за пасивно-агресивен начин, за да сте сигурни, че хората не губят времето си.

Като пример, тук е основният работен лист за отчет за разходите за How-To Geek. Да предположим, че искаме да се уверим, че хората въвеждат само числови стойности, които са форматирани като валута (т.е. някои цифри, последвани от десетична точка, последвани от още две цифри) в определени клетки.

Първо изберете всички клетки, които искате да ограничите.

Преминете към раздела „Данни“ на лентата и след това натиснете бутона „Проверка на данните“. Ако прозорецът ви не е в пълен размер и не можете да видите етикетите, това е иконата с две хоризонтални кутии, зелена отметка и червен кръст..

В прозореца за проверка на данните в раздела „Настройки“ кликнете върху падащото меню „Разрешаване“. Тук можете да зададете конкретен тип въвеждане, за да позволите на избраните от вас клетки. За нашия отчет за разходите, ние ще настояваме потребителите да поставят число с две десетични стойности, така че ще изберем опцията “Decimal”. Можете също да изберете други критерии, като например да се уверите, че клетката съдържа текст, време или дата, текст с определена дължина или дори ваша собствена персонализирана проверка..

Какъвто и тип данни да изберете в падащото меню „Разрешаване“, можете да промените наличните опции в останалата част от раздела „Настройки“. Тъй като искаме числова стойност, съответстваща на валутата, ние поставяме падащото меню „Данни“ в настройката „между“. След това конфигурираме минимална стойност от 0,00 и максимална стойност от 10000,00, което е повече от достатъчно, за да покрием нуждите си.

За да го тествате, кликнете върху „OK“, за да приложите настройките за проверка, след което опитайте да въведете неправилна стойност. Например, ако напишем „палачинки“ за стойността на „Закуска“, а не цената на храната, ще получим съобщение за грешка.

Въпреки че това ограничава хората да въвеждат само правилния тип данни, той не им дава никаква обратна връзка за това какъв тип данни се изискват. Така че, нека да установим и това.

Насочете се обратно към прозореца за проверка на данните (Data> Data Validation на лентата). Имате две възможности тук (и можете да използвате и двете от тях, ако искате). Можете да използвате раздела „Input Message“, за да имате изскачащ инструмент, който да показва на хората какъв тип данни искате, когато изберат клетка, за която е включена валидирането на данните. Можете също да използвате раздела „Предупреждение за грешки“, за да персонализирате грешката, която виждат, когато въвеждат грешен тип данни.

Нека първо да преминем към раздела “Input Message”. Уверете се, че опцията „Показване на входящото съобщение, когато е избрана клетка“ е включена. След това въведете заглавието на подсказката и някой текст. Както можете да видите по-долу, просто щракване в някоя от клетките изскача съобщението, което дава възможност на хората да знаят какво се очаква.

В раздела „Предупреждение за грешки“ можете да персонализирате съобщението за грешка, което хората виждат, когато въведат грешен тип данни. Уверете се, че опцията „Покажи предупреждението за грешка след въвеждане на невалидни данни“ е включена. Изберете стил за съобщението за грешка от падащото меню „Стил“. Можете да отидете със Стоп (червения кръг с X), Предупреждение (жълт триъгълник с удивителен знак) или Информация (син кръг с малко “i”), в зависимост от това колко силно искате съобщението да се намира.

Въведете заглавие за съобщението, текста на самото съобщение и след това натиснете „OK“, за да завършите.

Сега, ако някой се опита да въведе неверни данни, това съобщение за грешка е малко по-полезно (или саркастично, ако предпочитате).

Това е малко допълнителна работа, която създава проверка на данните, но може да ви спести много време по-късно, ако използвате електронни таблици за събиране на данни от други хора. Дори е полезно за предотвратяване на собствените ви грешки. И това е двойно вярно, ако сте задали формули или всякакви задачи за автоматизация, които разчитат на тези данни.