Как да премахнете скритата лична информация Microsoft Office добавя към вашите документи

Microsoft Office съхранява скрити метаданни в документите на Office, включително колко дълго сте работили върху тях, името на всеки, който е работил върху документа, кога е бил създаден документът, и дори предишните версии на документа.

Преди да публикувате документи на Office публично или да ги изпратите на някого, вероятно ще искате да проверите каква скрита информация съдържа документът и да премахвате чувствителните данни. Тези метаданни могат да нарушат поверителността ви или да бъдат потенциално неудобни.

Преглеждайте и премахвайте скритите данни

В Office 2013 или Office 2010 щракнете върху менюто Файл, щракнете върху Инфо и инструментът Инспектиране на документ ще бъде преден и център, който ще ви информира за потенциално чувствителната информация, която документът съдържа. Тази информация е по-очевидна, отколкото в по-старите версии на Office, но все още е лесно да се пропусне, ако не сте наясно, че Office добавя тези чувствителни данни към документите ви.

В Office 2007 щракнете върху бутона Office на лентата, посочете към Подгответе и щракнете върху Огледай документа.

За да видите скритите метаданни в документа, щракнете върху бутона Проверка за проблеми, щракнете върху Проверка на документ и изберете типовете метаданни, за които искате да разгледате документа. Можете просто да оставите всички избрани опции, за да разгледате документа за всички типове метаданни.

Кликнете върху Inspect и Office ще разгледа документа за метаданни. Кликнете върху бутона „Премахни всички“ до тип метаданни, за да го премахнете.

Обърнете внимание, че няма да можете да възстановите повечето от тези метаданни след изтриването им. Поради тази причина Microsoft препоръчва да се създаде ново копие на документа (използвайте функцията „Запиши като“), преди да премахнете метаданните и да публикувате документа. След това ще имате копие на документа с метаданните. Разбира се, ако изобщо не искате тези метаданни, можете просто да го премахнете, без да се притеснявате за запазване на копие.

Какъв тип метаданни съхранява Office?

Office съхранява свойствата на документа, включително подробности като автора, темата, заглавието, датата, на която сте създали документ, когато сте го модифицирали последно, и колко време сте прекарали да работите върху документа. Тези свойства ще съдържат и името на всеки шаблон, който сте използвали при създаването на документа, заглавките на имейли и друга свързана информация. Това може потенциално да бъде неудобно - например, можете да изпратите доклад на TPS на шефа си и да кажете, че сте прекарали цял ден да работите сам върху него. Но метаданните могат да разкрият, че сте работили само за TPS доклада за няколко минути, сътрудничили сте с други хора, и че сте използвали шаблон, наречен „Неполезен TPS шаблон за доклад“ при неговото създаване. Още по-лошо е, че тук има и други последици за поверителността - може да искате да публикувате документ в мрежата, без името ви да е свързано с него, но името ви ще се появи в свойствата на документа по подразбиране.

Заглавията, долните колонтитули, водния знак и текстът, форматирани като скрит текст, също могат да бъдат включени, но няма да се появят, ако направите бегъл преглед на документа. Инструментът ви казва дали вашият документ съдържа тази информация.

Ако си сътрудничите с други хора, докато пишете документа, той ще съдържа още повече данни. Метаданните ще показват имената на всички, които са работили върху документа, както и всички коментари, ревизионни бележки, бележки за мастилото и предишни версии на документа. Ако публикувате документ, върху който сте работили, вероятно ще искате да премахнете всички тези данни, вместо да ги споделите.

Как да спрете офиса от запазването на метаданните

За съжаление ще трябва да използвате инструмента за инспектор на документи, за да премахнете чувствителни данни от всеки отделен документ, преди да го публикувате или споделите с някого. Няма вграден начин за премахване на тази информация от множество документи наведнъж, нито има настройка за цялата служба, която да попречи на Office да прилага тези данни към документи.

Можете обаче да накарате Office автоматично да премахне метаданните всеки път, когато запишете файл. Трябва да приложите тази настройка към всеки документ, който използвате - това е специфична за документ настройка, а не настройка за цялата система.

За да попречите на Office да записва метаданни заедно с документите ви, щракнете върху менюто Файл, щракнете върху Опции и изберете категорията на Центъра за доверие. Кликнете върху бутона Център за надеждност и изберете Опции за поверителност. Активирайте опцията „Премахване на лична информация от свойствата на файла при запазване“. Ако се появи сиво, кликнете върху бутона Инспектор на документи по-долу, стартирайте Инспектора на документи и премахнете цялата лична информация на документа. След това трябва да можете да кликнете върху квадратчето за отметка.

Не забравяйте, че ще трябва да промените тази опция за всеки документ поотделно.

Тази информация може да бъде полезна, а част от нея е от решаващо значение за сътрудничество или за корпорации, за да следят кой е работил по даден документ. Но когато дойде време да публикувате документа, вероятно ще искате да премахнете тези метаданни.