Как да премахнете дублиращи се редове в Excel

Когато работите с електронни таблици в Microsoft Excel и случайно копирате редове, или ако правите съставна електронна таблица на няколко други, ще срещнете дублирани редове, които трябва да изтриете. Това може да бъде много безсмислено, повтарящо се, отнемащо време задача, но има няколко трика, които го правят по-прости.

Приготвяме се да започнем

Днес ще говорим за няколко удобни метода за идентифициране и изтриване на дублирани редове в Excel. Ако вече нямате файлове с дублиращи се редове, можете да изтеглите нашия удобен ресурс с няколко дублирани реда, създадени за този урок. След като изтеглите и отворите ресурса или отворите собствен документ, сте готови да продължите.

Опция 1 - Премахване на дубликати в Excel

Ако използвате Microsoft Office Suite ще имате малко предимство, защото има вградена функция за намиране и изтриване на дубликати..

Започнете, като изберете клетките, към които искате да насочите търсенето. В този случай ще изберем цялата таблица, като едновременно натиснете „Control“ и „A“ (Ctrl + A).

След като успешно изберете таблицата, трябва да кликнете върху раздела „Данни“ в горната част на екрана и след това да изберете функцията „Премахване на дубликати“, както е показано по-долу.

След като кликнете върху него, ще се появи малък диалогов прозорец. Ще забележите, че първият ред е премахнат автоматично. Причината за това е, че е поставена отметка в полето „Моите данни има заглавия“.

В този случай нямаме заглавки, тъй като таблицата започва от „Ред 1“. Ще отменим полето „Моите данни има заглавия“. След като направите това, ще забележите, че цялата таблица отново е маркирана и секцията „Колони“ се променя от „дублирани“ на „Колона А, Б и В.“

Сега, след като е избрана цялата таблица, просто натиснете бутона „OK“, за да изтриете всички дубликати. В този случай всички редове с дублираща се информация, с изключение на една, са изтрити и подробностите за изтриването се показват в изскачащия диалогов прозорец..

Опция 2 - Разширено филтриране в Excel

Вторият инструмент, който можете да използвате в Excel за идентифициране и изтриване на дубликати е "Advanced Filter". Този метод се отнася и за Excel 2003. Нека започнем отново, като отворим електронната таблица на Excel. За да сортирате електронната си таблица, първо трябва да изберете всички, като използвате „Контрол“ и „А“, както е показано по-горе.

След като изберете таблицата, просто кликнете върху раздела „Данни“ и в секцията „Сортиране и филтриране“ кликнете върху бутона „Разширени“, както е показано по-долу. Ако използвате Excel 2003, кликнете върху падащото меню „Данни“ и след това върху „Филтри“ и след това върху „Разширени филтри…“

Сега ще трябва да поставите отметка в квадратчето „Само уникални записи“.

След като кликнете върху „ОК“, документът ви трябва да съдържа всички дубликати, с изключение на един премахнат. В този случай двама бяха оставени, защото първите дубликати бяха намерени в ред 1. Този метод автоматично приема, че в таблицата има заглавия. Ако искате първият ред да бъде изтрит, ще трябва да го изтриете ръчно в този случай. Ако в първия ред всъщност сте имали заглавки, а не дубликати, само едно копие на съществуващите дубликати би било оставено.

Вариант 3 - Замяна

Този метод е чудесен за по-малки електронни таблици, ако искате да идентифицирате цели редове, които са дублирани. В този случай ще използваме проста функция "замяна", която е вградена във всички продукти на Microsoft Office. Ще трябва да започнете, като отворите електронната таблица, в която искате да работите.

След като е отворен, трябва да изберете клетка със съдържанието, което искате да намерите и да го замените и копирате. Кликнете върху клетката и натиснете „Control“ и „C“ (Ctrl + C).

След като копирате думата, която искате да търсите, ще трябва да натиснете „Control“ и „H“, за да изведете функцията за замяна. След като се появи, можете да поставите думата, която сте копирали в секцията „Намерете какво:“, като натиснете „Контрол“ и „V“ (Ctrl + V).

Сега, след като сте идентифицирали това, което търсите, натиснете бутона "Опции >>". Поставете отметка в квадратчето „Съвпадение на цялото съдържание на клетката“. Причината за това е, че понякога думата ви може да присъства в други клетки с други думи. Ако не изберете тази опция, може по невнимание да изтриете клетки, които трябва да запазите. Уверете се, че всички останали настройки отговарят на тези, показани на изображението по-долу.

Сега ще трябва да въведете стойност в полето “Замяна с:”. За този пример ще използваме номера „1.“ След като въведете стойността, натиснете „Замяна на всички“.

Ще забележите, че всички стойности, които съответстват на „dulpicate“, са променени на 1. Причината, поради която използвахме номер 1 е, че е малка и се откроява. Сега можете лесно да определите кои редове са имали дублиращо се съдържание.

За да запазите едно копие от дубликатите, просто поставете оригиналния текст обратно в първия ред, който е заменен с 1.

Сега, след като сте идентифицирали всички редове с дублирано съдържание, прегледайте документа и задръжте бутона „Контрол“, като кликнете върху номера на всеки дублиран ред, както е показано по-долу.

След като сте избрали всички редове, които трябва да бъдат изтрити, щракнете с десния бутон на мишката върху един от сивите числа и изберете опцията „Изтрий“. Причината, поради която трябва да направите това, вместо да натискате бутона „изтриване“ на компютъра си, е, че ще изтрие редовете, а не само съдържанието.

След като сте готови, ще забележите, че всички останали редове са уникални стойности.