Как да сравнявате текст от други документи в Microsoft Word
Вероятно имате текст, който често въвеждате във вашите документи на Word, като например адреси. Вместо да въвеждате този текст всеки път, когато ви е необходим, можете да поставите този общ текст в един документ на Word и да го споменете в други документи - дори автоматично да го актуализира във всички ваши документи, ако го промените.
Да кажем, че искате да поставите адреса си в долния край на вашите документи, но адресът се променя от време на време. Можете да съхраните адреса в отделен, обикновен документ на Word и да използвате поле в отчета, за да изтеглите текста от общия документ и да го актуализирате, когато се променя. Ще ви покажем как да направите това.
За да започнете, създайте нов документ на Word, който ще служи като хранилище за адреса, който искате да вмъкнете в други документи на Word. Запазете го на място, което ще бъде достъпно от други документи. Например, не го запазвайте на мрежово устройство, към което не винаги имате достъп.
Ще използваме отметките, за да препращаме към адреса в нашия общ документ. Въведете низа от текст, който искате да вмъкнете в други документи (в нашия случай, адреса). Създайте маркер, като маркирате името и отидете на Insert> Bookmark и му дайте име, като "Address". Вижте нашето ръководство за отметки в Word за информация за създаването им.
Обърнете внимание, че имената на отметките не могат да имат интервали. Препоръчваме ви да поставите името на отметката над всеки елемент в общия си информационен файл, така че лесно да знаете кое име да използвате за кой елемент. Това е особено полезно, ако планирате да имате много елементи за многократна употреба в този общ документ. В нашия пример добавихме адреса си към общия информационен документ и поставихме името на отметката „Адрес“ над елемента.
След като добавите елемента към общия документ, можете да го запазите и затворите. Отворете документа, в който искате да вмъкнете адреса, и позиционирайте курсора на мястото, където искате този текст. За нашия пример ще добавим долния колонтитул и ще вмъкнем адреса там.
Ще използваме кода на полето INCLUDETEXT, за да обозначим отметката, която създадохме в общия документ. За да направите това, натиснете “Ctrl + F9”, за да вмъкнете скобите за кода на полето.
ЗАБЕЛЕЖКА: Не можете да въведете обикновени скоби около полевите кодове. Трябва да използвате „Ctrl + F9“, за да вмъкнете правилния тип скоби.
Курсорът автоматично се поставя между скобите. Въведете следния текст между скобите, като замените „“ с абсолютния пълен път до общата дума, съдържаща името, което искате да вмъкнете. Заменете “” с името на отметката, което сте задали на елемента в общия документ.
INCLUDETEXT ""
ЗАБЕЛЕЖКА: Не въвеждайте скобите в кода на полето.
Например, въведохме следното между квадратните скоби на полето:
Потребители Lori Документи Обща информация CommonInformation.docx Адрес
ЗАБЕЛЕЖКА: Трябва да използвате двойни обратни наклонени черти на пътя, както направихме. Също така се уверете, че използвате правилни кавички, а не интелигентни кавички, когато въвеждате горния код в полето.
За да вземете адреса от общия документ и да го вмъкнете в кода на полето, който току-що сте въвели, кликнете с десен бутон върху кода на полето и изберете „Update Field“ от изскачащото меню.
Адресът се показва в документа. Скобите все още се показват около адреса, ако имате опцията „Показване на отметки“. Отново вижте нашата статия за отметките, за да научите как да изключите тази опция. Също така, кодът на полето може да бъде засенчен. Можете обаче да го изключите.
Ако искате да промените кода на полето, можете да го покажете отново, вместо резултата. За да направите това, щракнете с десния бутон върху получения елемент и изберете „Toggle Field Codes“ от изскачащото меню. Текстът, който сте въвели в кода на полето, се показва отново и можете да го редактирате. Просто обновете полето, за да покажете новия резултат.
След като създадете общ документ, можете да го използвате за съхраняване на други елементи, които често въвеждате в документите си в Word. Просто използвайте отделно поле INCLUDETEXT във вашите документи на Word за всяка информация, която искате автоматично да вмъкнете от общия си документ.
