Как да записвате макроси и да автоматизирате Tiresome Задачи в Microsoft Word

Макросите са основни битове на програмиране, които ви позволяват да натиснете бърз бутон или клавишна комбинация, за да задействате предварително записано действие. Ето как да направите лесни в Word.

Какво е макрос?

Макросът е просто запис на серия от натискания на бутони, кликвания и писане. Когато записвате макрос, просто натиснете запис, изпълнете стъпките, които искате да автоматизирате, спрете записа, оставете Word да създаде програмирането за вас и след това задайте макрос на бутон или клавишна комбинация. Когато искате да извършите тази поредица от действия в бъдеще, просто активирайте макроса.

Можете да използвате макроси за всякакви неща. Честно казано, възможностите са доста неограничени. Например, можете да настроите макрос, който създава нов колонтитул с информацията за вашата компания, форматира текста, колкото искате, и дори вмъква номера на страници. Така че, защо просто не направите това, използвайки шаблон с някакъв шаблон? Е, можете. Но какво се случва, когато имате съществуващ документ, към който искате да добавите тези неща?

Можете също да създадете макроси, за да вмъкнете вече форматирани таблици с определен размер, да търсите конкретен стил на абзац или просто да вмъкнете текст.

Ще използваме основния пример за вмъкване на текст, за да ви преведем как да записваме макрос. Но използвайте въображението си и експериментирайте. Ще се изненадате колко много можете да направите с тях.

Как да запишете макрос

Първо, създайте нов празен документ на Word, за да работите. Ще можете да запазите макросите си в цялата системна база данни, така че няма нужда да създавате нови за всеки документ, върху който работите. В празния документ преминете към раздела „Преглед“ на лентата, кликнете върху падащото меню „Макроси“ и след това кликнете върху командата „Запис на макроси“..

След това дайте на макроса си подходящо име и въведете кратко описание. Това е важна стъпка, особено ако планирате да правите много макроси. За нашия пример, ние ще създадем един вид вмъкване на шутливи текстове, в което се изписва името: "Lwaxana Troi, Дъщеря на Петата къща, притежател на Свещената Чаша на Rixx, наследник на Светите пръстени на Betazed" - нещо, което ние нямаше да искам да пиша отново и отново, ако беше пълното ни заглавие.

Изберете дали да присвоите макрос на бутон или клавишна комбинация. И накрая, изберете къде да съхраните макроса си. По подразбиране се съхранява в главния шаблон на Word (файл с име Normal.dotm), така че можете да го използвате във всичките си документи. Но можете също да го съхраните само в текущия документ, ако искате. Когато сте готови, кликнете върху бутона „OK“.

В името на този обяснител, ще ви покажем процеса на създаване както за бутона, така и за клавиатурата. Имайте предвид, че винаги можете да щракнете върху бутона на менюто „Макроси“ и да редактирате тези настройки по-късно, ако искате да ги промените.

Ако изберете опцията „Бутон“, ще ви бъде показан екран, който ви позволява да изберете къде да съхраните новия бутон. По подразбиране се поставя върху лентата с инструменти за бърз достъп. Кликнете върху името на макроса в лявата колона, след което кликнете върху бутона „Добавяне“, за да добавите макроса към списъка с бутони за лентата с инструменти, показана вдясно. Когато приключите, кликнете върху бутона „OK“.

Ако присвоявате макрос на клавишна комбинация, вместо това ще видите екрана по-долу. Уверете се, че името на макроса е избрано в панела „Команди“, щракнете в полето „Натиснете нов клавиш за бърз достъп“ и след това натиснете комбото на клавиатурата, което искате да използвате. Можете да изберете почти всяка комбинация от Ctrl, Alt, Shift и всеки друг първичен ключ, но имайте предвид, че ще ви е необходим такъв, който още не е присвоен на Word или Windows / macOS пряк път.

За нашия Jokey Star Trek макро, ще задържим Ctrl, след това натиснете L, пуснете L, и тогава натиснете T-all без да пускате Ctrl. Полученият пряк път се изразява като "Ctrl + L, T." Тази мулти-буквена експанзия е начин да се избегнат конфликти с обикновени преки пътища по подразбиране. Когато приключите, щракнете върху бутона „Присвои“ и след това върху бутона „Затвори“.

Сега се върнете в основния интерфейс за писане на Word. Програмата е в режим на запис, така че изпълнявайте всички действия, които желаете. Можете да щракнете върху бутони, да отворите менюта, да вмъкнете обекти - назовете го. Word гледа и записва каквото и да правите като макрос. И не се притеснявайте, че ще ви отнеме време. Word наистина не дублира тези действия със скоростта, която изпълнявате. Вместо това, той взема действителните действия, които правите, и създава скрипт, който да ги изпълни.

За нашия пример, ние просто повтаряме нашето съвсем неподходящо име и заглавие:

При създаването на вашия макрос можете да щракнете върху бутона „Пауза за запис“, ако трябва да настроите нещо или да направите някои бързи бележки. Натиснете бутона “Resume recorder”, за да продължите да работите с вашия макрос.

Когато приключите, отворете отново падащото меню „Макроси“ и след това кликнете върху командата „Спиране на записа“.

Това е. Word създава макрос от записа ви и го запазва като бутон или клавишна комбинация (каквото сте решили).

За да стартирате макроса, щракнете върху бутона, който сте задали, или върху клавишната комбинация, която сте задали. Ако изберете опцията за бутон, ще видите бутона на макроса в лентата с инструменти за бърз достъп в най-горната част на прозореца.

Очевидно е, че това е супер прост пример, който ви дадохме. Можете да използвате Word, за да създадете някои доста сложни макроси. Напредналите потребители могат дори ръчно да програмират свои собствени (или ръчно да променят записаните от тях макроси). Но това ръководство трябва поне да започне да създавате някои основни макроси.

Кредит за изображения: Mopic / Shutterstock