Как бързо да вмъкнете блокове от текст в Microsoft Word с автотекст

Ние всички имаме няколко големи парчета текст, които трябва да пишем редовно - като адреса, дългите имена или фрази, или дори таблици и изображения, които често използвате. Функцията за автотекст в Word ви позволява да съхранявате тези парчета текст и бързо да ги вмъкнете с няколко натискания на клавиши, така че да можете да губите по-малко време за писане.

Функцията AutoText е част от Office от дълго време, но сега е част от Quick Parts, която е добавена към Office 2007. Освен записите в AutoText, функцията Quick Parts ви позволява да вмъквате свойства на документ (като заглавие и автор ) и полетата (например датите и номерата на страниците). Записите за бързи части и автотекст също са известни като "Building Blocks", а Word идва с много предварително дефинирани блокове. Можете също да добавите колкото искате персонализирани блокове.

ЗАБЕЛЕЖКА: По-рано написахме за това как да се позоваваме на текст от други документи в Word, за да можете да вмъкнете повторно използвано съдържание в други документи, които автоматично ще се актуализират. Обсъжданият в тази статия трик е подобен на използването на запис в автотекста. Въпреки това, след като съдържанието бъде въведено с въвеждане на автотекст, това съдържание няма да се актуализира автоматично, когато промените записа за автотекста..

Има и друг софтуер, подобно на безплатната PhraseExpress за Windows, която изпълнява подобна задача в цялата система. Това е чудесно, защото работи във всяко приложение, не само в Word, но AutoText има няколко предимства, а именно: има повече опции за форматиране (особено специфични за Word), отколкото PhraseExpress, и е достъпна където и да е Word. Така че, ако нямате право да инсталирате програми на трети страни на работния си компютър, например, все още можете да използвате автотекста.

Можете да съхранявате записи в автотекста само в шаблони, а не в самите документи. По подразбиране новите записи в автотекста се съхраняват в шаблона Normal.dotm. Това ограничава достъпа на записите на автотекста само до вашата машина, освен ако не споделите вашия шаблон Normal.dotm с други машини. Можете да добавите записи в автотекста към персонализирани шаблони, но има ограничения, които ще обсъдим по-късно в тази статия.

Как да създадете нов запис на автотекст

За да започнете, създайте нов документ на Word и въведете съдържанието (текст, изображения, таблици и т.н.), което искате да добавите като запис в автотекста. След това маркирайте съдържанието и кликнете върху раздела „Вмъкване“.

Ако искате текстът за въвеждане на автотекст да се съхранява с форматирането на абзаците за всички параграфи в записа, включително последния абзац, се уверете, че маркерът за абзац в края на последния абзац е включен във вашия избор. Маркировката на абзаца запазва форматирането за абзаца. Когато не изберете марката на абзаца в края на абзаца, този абзац приема стила на абзаца на заобикалящия го текст, когато го вмъкнете. Ако не виждате маркера на абзаца в края на всеки абзац, можете да изберете да ги покажете в опциите. Всяко форматиране на символи, което сте приложили към съдържанието на автотекста, се запаметява автоматично в записа за автотекст.

В секцията „Текст“ кликнете върху бутона „Изследване на бързите части“ и преместете мишката върху „Автотекст“ в падащото меню. След това изберете „Запазване на селекцията в галерията с автотекст“ от подменюто.

ЗАБЕЛЕЖКА: Възможно е да забележите опцията “Запазване на избраната галерия”, която се предлага директно в менюто “Бързи части”. Тази опция добавя избрания текст като запис „Бързи части“, а не „Автотекст“. Записите „Бързи части“ и „Автотекст“ са градивни елементи. Можете да добавите записа по този начин, но ще обсъдим добавянето му като запис в автотекста.

Появява се диалоговият прозорец “Създаване на нов блок”. Въведете име за записа на автотекста в полето за редактиране „Име“.

Препоръчваме да направите имената на записите в автотекста различни достатъчно, така че трябва само да въведете няколко знака от името, за да вмъкнете всеки запис в документ. Ако няколко записа за автотекст имат имена, които са много сходни, ще трябва да въведете достатъчно име, така че Word знае кой запис искате да вмъкнете.

Можете също да промените категорията за този запис. Падащият списък „Категория“ осигурява опция „Създаване на нова категория“, която ви позволява да добавите този запис в автотекста към потребителска категория. Можете също да промените „Галерия“, в която е създаден записът.

От падащия списък „Опции“ можете да укажете как да се вмъкне записът в документа. Ако вмъквате малък текст, например име на фирма, изберете „Вмъкни само съдържание“, което вмъква съдържанието на записа в полето при курсора. Можете също да вмъкнете съдържанието като негов собствен параграф или на собствена страница (идеален за създаване на стандартни корици).

Приемете настройката по подразбиране за падащия списък „Запиши в“. Това ще запази вписването на автотекста във вашия нормален шаблон.

След като зададете новия си запис в автотекста, кликнете върху „OK“.

Когато затворите последния отворен Word документ, следният диалогов прозорец може да покаже дали искате да запишете промените, направени в шаблона Normal.dotm, ако сте включили опцията, за да бъдете подканени да запишете нормалния шаблон. За да запазите записа на автотекста в шаблона „Normal.dotm“, кликнете върху „Запазване“.

Как да вмъкнете въвеждане на автотекст в документ

Сега, след като създадохме нов запис в автотекста, нека го вмъкнем в документ. Създайте нов документ на Word или отворете съществуващ. Кликнете отново върху раздела „Вмъкване“ и преместете мишката върху „Автотекст“ в падащото меню. Ще забележите, че добавеният от вас автотекст е достъпен директно в подменюто „Автотекст“. Изберете го, за да вмъкнете съдържанието в този запис.

Можете също да вмъкнете запис от автотекст, просто като започнете да въвеждате името на записа в автотекста. Малко изскачащо съобщение показва името на съответния запис в автотекста и инструкции, които ви казват да натиснете „Enter“, за да вмъкнете. Натиснете „Enter“, за да вмъкнете целия запис на автотекста в документа. Можете също да натиснете „F3“.

Съдържанието на записа за автотекст се вмъква заедно с оригиналните прекъсвания на реда и форматирането.

За да направите това по-бързо и по-лесно, можете да добавите бутона „Автотекст“ в лентата с инструменти за бърз достъп.

Как да включите „Показване на предложения за автодовършване“

Ако не виждате предложението за автодовършване, когато въвеждате името на въвеждането на автотекста, може да се наложи да включите опцията „Показване на предложенията за автодовършване“..

За да включите „Показване на предложения за автодовършване“, отворете съществуващ документ на Word или създайте нов и кликнете върху раздела „Файл“.

На екрана зад кулисите кликнете върху „Опции“ в списъка с опции вляво.

Кликнете върху „Разширени“ в списъка с елементи от лявата страна на диалоговия прозорец „Опции за Word“.

В секцията „Опции за редактиране“ поставете отметка в квадратчето „Показване на предложенията за автодовършване“, за да има отметка в полето.

Сега ще можете да натиснете „Enter“, след като напишете част от името на запис в автотекста, за да го вмъкнете.

Как да редактирате съдържанието на съществуващо влизане в автотекст

Да речем, че сте се преместили в нов дом и трябва да промените адреса си в записа за автотекст. Това е лесно да се направи. Просто въведете записа, както го искате в нов документ на Word, изберете го и след това влезте в подменюто "AutoText", както сме обсъждали по-рано. Изберете опцията „Запазване на галерия за избор на автотекст“ в подменюто под всички съществуващи записи в автотекста.

Въведете същото име като съществуващия запис в автотекста в полето за редактиране „Име“ и кликнете върху „OK“.

Появява се диалогов прозорец за потвърждение. Кликнете върху „Да“, за да замените предишния запис в автотекста с новия.

Сега можете да вмъкнете актуализирания запис в автотекста във всеки нов или съществуващ документ на Word, както сте правили преди.

ЗАБЕЛЕЖКА: Не забравяйте, че промяната на запис в автотекста НЕ променя съдържанието на този запис във всички съществуващи документи, където вече сте го поставили. Ревизираното съдържание на записа за автотекст се използва само при въвеждане на записа по всяко време след смяна.

Как да редактирате свойствата на съществуващо влизане в автотекст

В допълнение към редактирането на съдържанието на запис в автотекста, можете също да промените свойствата на записа, като например шаблона, в който се съхранява, категорията и т.н..

За да направите това, създайте нов документ на Word или отворете съществуващ. Кликнете върху раздела „Вмъкване“ и след това върху бутона „Изследване на бързите части“ в секцията „Текст“. Изберете „Building Blocks Organizer“ от падащото меню.

Появява се диалоговият прозорец “Организатор на строителни блокове”. Показва се списък на всички „Строителни блокове“, показващи „Име“ на всяка от тях и в кои са „Галерия“, „Категория“ и „Шаблон“. Те са изброени по азбучен ред според „Галерия“. Новият ни "Адрес" е в списъка, защото е в галерията "AutoText". Кликнете върху записа, за да го изберете. Преглед на записа се показва в дясната страна на диалоговия прозорец.

След като изберете „Адрес“, кликнете върху „Редактиране на свойствата“ под списъка на „Блокове за изграждане“.

Същият диалогов прозорец се показва както при създаването на запис в автотекста; Сега обаче се нарича „Modify Building Block“. Ще променим „Опция“ на „Вмъкване на съдържание в собствения си абзац, така че адресът винаги се въвежда, започвайки от отделен ред, дори ако курсорът е в края на друга линия. Кликнете върху „OK“, след като направите промяната.

Появява се отново диалогов прозорец за потвърждение, потвърждаващ, че искате да замените въвеждането на автотекста с ревизирания. Кликнете върху „Да“.

Как да изтриете запис с автотекст

Ако откриете, че вече не се нуждаете от запис в автотекста, можете да го изтриете от колекцията от градивни елементи. За да изтриете запис в автотекста, отворете диалоговия прозорец "Организатор на строителни блокове", както е описано в последния раздел. Изберете записа на автотекста, който искате да изтриете, и кликнете върху „Изтриване“ под списъка „Блокове“.

Появява се диалогов прозорец за потвърждение, който ви пита дали сте сигурни, че искате да изтриете избрания блок, в този случай запис в автотекст. Натиснете “Yes”, за да изтриете записа. Ще се върнете в диалоговия прозорец „Организатор на строителни блокове“. Кликнете върху „Затвори“, за да го затворите и да се върнете към документа си.

Изглежда, че автотекста има една приумица, когато се използва персонализиран шаблон. Тествахме добавянето на записи от автотекста към персонализиран шаблон, но когато създадохме нов документ въз основа на този шаблон, записът в автотекста не беше налице. Въпреки това, когато създадохме нов документ въз основа на шаблона Normal и след това прикачихме персонализирания шаблон към този документ, записът за автотекст беше налице. Така че, ако искате да запишете записи от автотекста в собствения си персонализиран шаблон, не забравяйте да прикачите шаблона към документите си, след като сте ги създали, или иначе вашите записи в автотекста няма да бъдат достъпни. Ако откриете друго, моля да ни уведомите в коментарите.

По-старите версии на Word (2003 и преди) ви позволяват да копирате записи от автотекста от един шаблон в друг. Въпреки това, от Word 2007, тази функционалност бе премахната.