Как да получите Outlook известия само за важни имейли

Microsoft смяташе, че са полезни, когато създават известия за нови имейли. Въпреки това, постоянният бараж от уведомления също може да наруши вашата мисъл. Можете да изключите известията напълно или още по-добре - можете да настроите Outlook само да ви уведомява за важни имейли.

Как да създадете обикновено правило

Ако трябва да отговаряте на определени хора, като клиенти, шеф или членове на семейството ви, можете да използвате Правила в Outlook, за да получавате известия само за определени съобщения. Ето как да настроите правило, което показва само известия по имейл от определен подател.

Най-лесният начин да настроите това правило е да намерите имейл от това лице. За този пример ще създам правило, което да ме уведомява, когато получавам имейл от шефа си, защото имейлите от шефа ви винаги са важни, нали? Затова щракнах с десния бутон върху имейла от главния редактор на How-To Geek, Whitson Gordon, и изберете „Правила“ и след това „Създаване на правило“ от изскачащото меню.

В диалоговия прозорец „Създаване на правило“ изберете условията, при които искате да получавате известия за нов имейл. Искам да получа незабавни известия за имейли, които получавам от Уитсън, затова избирам първата отметка.

Също така поставям отметка в квадратчето „Изпратено до” и се уверявам, че името ми е избрано от падащия списък, така че ще получавам известия за имейли, изпратени директно от Уитсън до мен. Ако не искате да бъдете уведомявани за имейли, на които сте CC'или или някой от няколко получатели, изберете “only only” от падащия списък “Sent to”. Кликнете върху „OK“, след като направите своя избор.

Появява се диалогов прозорец „Успех“ с опция „Изпълни това правило сега при съобщения, които вече са в текущата папка“. Кликнете върху „OK“. Искам да разбера какви имейли са в моята пощенска кутия от Whitson, затова избирам квадратчето.

Ще се появи диалоговият прозорец „Нови предупреждения за поща“, който изисква незабавни действия. Понастоящем имам само един имейл от Whitson във входящата си поща, така че това е единствената, изброена в този диалогов прозорец. Въпреки това, ако имаше повече имейли от Уитсън, всички те ще бъдат изброени тук. Ако искате да видите имейл директно от този диалогов прозорец, изберете имейла, който искате да видите, и кликнете върху „Отвори елемент“. Натиснете “Close”, за да затворите диалоговия прозорец.

Диалоговият прозорец „Нови сигнали за поща“ остава отворен, докато не кликнете върху „Затвори“, дори когато отворите имейл съобщение от диалоговия прозорец и след това да затворите съобщението..

Как да създадете още съвременни правила

Когато създавате правила, можете да избирате от допълнителни, по-специфични опции, отколкото са налични в основния диалогов прозорец “Създаване на правило”. За да направите това, отворете диалоговия прозорец „Създаване на правило“, както е описано по-рано в тази статия. След това кликнете върху „Разширени опции“.

Първият екран в диалоговия прозорец „Съветник за правила“ показва списък с подробни условия за проверка. Поставете отметка в квадратчетата за условията, които искате да проверите за известия по имейл. Искам да получавам известия, когато получавам имейли от Уитсън, изпратени само на мен, така че избирам тези условия.

Синият подчертан текст са връзки, които кликнете, за да зададете стойността / стойностите, които искате да проверите в това условие. След като изберете това условие, кликнете върху синята връзка на това условие в полето „Стъпка 2“, за да редактирате стойностите.

След като изберете условията, които искате да проверите, кликнете върху „Напред“.

Сега изберете опции, за да посочите какво трябва да се направи с дадено съобщение, което отговаря на избраните условия. Можете да направите неща като преместване на съобщението в определена папка, да го препратите на един или повече хора, да отговорите с шаблон или да го маркирате като прочетено. Искам да получавам Desktop Alert, когато получавам имейл от Whitson, затова избирам последната опция в списъка, „показване на Desktop Alert“. След като изберете това, което искате с съобщението, кликнете върху „Напред“.

Следващият екран предоставя опции за задаване на изключения от правилото, например ако не искате да получавате известие, ако съобщението е покана за среща или актуализация. Изберете всички изключения, които искате да приложите към вашето правило и кликнете върху „Напред“. Не искам никакви изключения, така че просто щракнете върху “Next”, за да пропуснете този екран.

Последният екран ви позволява да зададете име за правилото и да настроите някои опции за правила, включително и едно за “Включване на това правило” незабавно. Ако искате да изпълните правилото незабавно при съобщения, които вече са в пощенската кутия, изберете „Изпълни това правило сега в съобщенията, които вече са в„ Входящи “..

Прегледайте описанието на правилото в „Стъпка 3“ и кликнете върху „Край“, когато сте готови.

Сега, когато получавам имейл от Whitson, на работния плот на Windows се показва предупреждение за работния плот. Имайте предвид, че това е различно от диалоговия прозорец „Нови предупреждения за пощата“, вместо това е известие за оригинален Windows. Ако предпочитате този стил на уведомяване, ще трябва да преминете през „Разширени опции“ за всяко създадено от вас правило „.

Как да редактирате правилата си

Промяна, изтриване или дори временно изключване на правилата е лесно. Искам да променям правилото си, за да се покаже диалоговия прозорец „Нови предупреждения за пощата“, вместо „Работно предупреждение“. За да направите това, щракнете върху раздела „Начало“.

Кликнете върху бутона „Правила“ в секцията „Преместване“ и изберете „Управление на правила и сигнали“ от падащото меню.

Показва се диалоговият прозорец “Правила и сигнали”. В раздела „Правила за електронна поща“ кликнете върху „Промяна на правилото“ и изберете „Редактиране на настройките на правилата“ от падащото меню.

Както бе споменато по-рано, първият екран на “съветника за правила” показва списък с условия, които можете да проверите за входящи имейл съобщения. Селекциите, които направих, когато за първи път настроя дисплея на правилото в горната част на списъка и описанието с текущите настройки, се показват в полето под „Стъпка 2“. Не искам да променям условията, затова щракнете върху "Напред". Ако искате да промените условията на правилото, направете промените и след това кликнете върху „Напред“.

На екрана, изброяващ действията, които трябва да предприемете за входящи имейл съобщения (в зависимост от условията), деактивирам опцията „показване на предупреждение за работния плот“, която се показва в горната част на списъка и след това кликнете върху „Напред“.

Да предположим, че искате да покажете диалоговия прозорец „Нови предупреждения в новата поща“. Превъртете надолу до дъното на списъка с действия и поставете отметка в квадратчето „покажи конкретно съобщение в прозореца„ Нов елемент на предупреждението “. За да персонализирате съобщението, което се показва в диалоговия прозорец „Нови предупреждения за пощата“, кликнете върху връзката „конкретно съобщение“ в полето „Стъпка 2“..

В диалоговия прозорец „Alert Message“ въведете съобщение, което да се покаже в диалоговия прозорец „New Mail Alerts“ и натиснете „OK“.

Ако искате да добавите или премахнете някакви изключения, кликнете върху „Напред“, за да влезете в списъка с изключения и да направите промените. За да промените името на правилото или да промените други опции в последния екран на “Съветника за правила”, отново натиснете “Next” на екрана с изключения. Не искам да променя нищо друго, затова щракнете върху „Готово“ на екрана за действия, за да приема промените си и да затворя „съветника за правила“.

Връщате се в диалоговия прозорец „Правила и сигнали“. Кликнете върху „OK“, за да го затворите. За да стартирате правилото веднага, щракнете върху „Изпълни сега правила“ в горната част на раздела „Правила за електронна поща“.

В диалоговия прозорец „Изпълнение на правила сега“ в полето „Избор на правила за изпълнение“ поставете отметка в квадратчето за правилото, което искате да изпълните, и кликнете върху „Изпълни сега“.

ЗАБЕЛЕЖКА: След като изпълните правилото, диалоговият прозорец “Run Rules Now” не се затваря автоматично. Трябва да кликнете върху „Затвори“, за да го затворите. Диалоговият прозорец “Правила и сигнали” не се затваря автоматично, затова щракнете върху “OK”, за да го затворите.

Появява се диалоговият прозорец „Нови предупреждения за пощата“ с потребителското ви съобщение в горната част.

Функцията Правила в Outlook предлага много опции за автоматично боравене с имейл съобщенията ви. Можете да преместите определени съобщения в определени папки, да изпълнявате действия по имейл съобщения с определен текст в темата или дори автоматично да изтривате съобщения въз основа на определени условия. Правилата на Outlook може да изглеждат прекомерни отначало заради всички налични опции. Ако обаче знаете как искате да управлявате определени имейл съобщения, не е трудно да създавате и управлявате собствените си правила.