Как да филтрираме какви елементи Outlook Изтегляния от Exchange

Ако имате ограничено дисково пространство или бавна интернет връзка, може да искате да ограничите това, което Outlook изтегля. Показахме ви как да контролирате елементите, които Outlook изтегля, въз основа на възрастта на елементите, но това не е много гъвкаво. Също така работи само с имейли във вашата пощенска кутия (а за Outlook 2016 и по-късно - пощенски кутии за делегиране), така че ако имате достъп до публични или споделени папки или имате много календарни събития и задачи, трябва друга възможност. Стъпка напред синхронизиране на папки, което ви позволява да филтрирате нещата, които Outlook изтегля на база папка по папка.

Забележка: Синхронизирането на папки работи с всички поддържани версии на клиента на Outlook, когато сте свързани с Microsoft Exchange Server, включително Hotmail или Outlook.com. Ако се свържете с друга услуга, като Gmail или личен пощенски сървър, можете да конфигурирате тези опции, но Outlook може да ги игнорира.

Можете да получите достъп до опциите за синхронизиране на папка, като щракнете върху Папка> Свойства на папката.

Можете също да щракнете с десния бутон на мишката върху папката в навигационния екран и след това да изберете командата "Свойства".

В прозореца на свойствата на папката преминете към раздела „Синхронизация“.

Добрата новина е, че в този раздел можете да направите само едно нещо: да създадете филтъра си. Кликнете върху бутона „Филтър“, за да отворите прозореца на филтъра и да започнете.

Прозорецът Филтър ви позволява да изберете условието (или условията), на които трябва да отговаря съобщението, за да го изтеглите в тази папка. Всеки имейл, който не отговаря на тези условия, все още съществува на сървъра и можете да получите достъп до тези имейли чрез уеб приложението Outlook или Outlook онлайн.

Всяка папка може да има различни филтри за синхронизация, така че ако създадете филтър във входящата си поща, това няма да засегне друга папка. Трябва да създадете отделен филтър за всяка папка, така че наистина има смисъл да го използвате за папки с много елементи.

В момента входящата ми поща е пълна с имейли, в които съм бил CC'и на неща, които не са толкова важни, така че ще създадем филтър, който синхронизира само поща, изпратена до мен, и къде съм единственият човек в “ Линия.

За да направите това, добавете име в полето „Изпратено“, поставете отметка в квадратчето „Къде съм аз“ и след това изберете „единствения човек от линията До“ от падащото меню вдясно.

Кликнете върху бутона „OK“ и ще се появи предупредително съобщение.

Това съобщение означава, че всички имейли, съответстващи на филтъра ви, ще бъдат изтеглени в папката и всички имейли, които не съответстват на филтъра ви, ще бъдат премахнати от локалната папка. Имейлите, които не съвпадат, няма да бъдат изтрити - те все още ще са налице в уеб приложението на Outlook и ако промените или премахнете филтъра си, Outlook може да ги изтегли отново.

Кликнете върху „OK“ в съобщението и след това върху „OK“ в прозореца със свойствата. Рестартирайте Outlook и филтърът трябва да се приложи незабавно, въпреки че в папките с хиляди имейли може да отнеме известно време за повторна синхронизация. След като филтърът ви за поща се синхронизира, можете да уплътните пощенската си кутия, за да увеличите максимално печалбата.

За да премахнете филтъра, върнете се в прозореца на филтъра и кликнете върху бутона „Изчистване на всички“. Затворете отворените прозорци и рестартирайте Outlook, за да приложите промените.

Този инструмент за синхронизиране е чудесен за споделени пощенски кутии, където искате да виждате само имейла, изпратен до вас или вашия екип. Можете също да го използвате, за да спрете да показвате имейли или събития от календар, които са по-стари от определена възраст, да филтрирате големи прикачени файлове, да спрете синхронизирането на имейли от определени адреси и много други. Критериите за филтриране са много и разнообразни, така че ако искате да филтрирате конкретни имейли, трябва да можете да намерите комбинация от критерии за филтриране, която ви позволява да го направите..