Как да съставяте и изпращате имейли в Outlook 2013

Outlook е доста синоним на имейл. Затова, освен всички други функции, искате да сте сигурни, че знаете как да го използвате с електронна поща възможно най-ефективно.

От известно време се занимаваме с аспекти на Outlook, а вестниците от офиса вече ще знаят всичко това, но новите потребители, като тези, които трябва да знаят как да използват Outlook в офис, може би трябва да знаят как да използват Outlook ежедневно. Това е многостранно и зряло приложение за електронна поща, което потребителите на Windows трябва да имат в инструментариума си.

Тъй като има какво да се научи, имаме малко време да загубим, така че нека започнем веднага с това как да съставяме и изпращаме съобщения, както и с разбивка на всички опции, които можете да промените, за да направите Outlook по-полезен и приятен опит.

Бързо съставяне и изпращане на съобщение

Ако искате или трябва да разберете самите основи на Outlook, ние сме написали ръководство за начинаещи. Препоръчваме ви да го прочетете, ако Outlook е напълно нов за вас.

В противен случай от входящата пощенска кутия на Outlook можете да кликнете върху бутона „Нов имейл“ или да използвате „CTRL + N“.

Полученият нов прозорец на съобщението трябва да бъде доста ясен. Ако някога сте използвали Microsoft Word или подобна програма за редактиране на текст, функциите на Basic Text без съмнение ще ви изглеждат познати.

В този момент ще посочите на кого изпращате съобщението си, съставяйте съобщението си и кликнете върху бутона „Изпращане“. Всичко това е добре и добре, ако просто съставяте еднократно съобщение и след това сте готови с него, но има нещо повече от това.

A Опресняване на контактите

Когато композирате нов имейл, първото нещо, което вероятно ще направите, е да въведете получателя или получателите. Можете да го направите, като просто въведете имейл адреса им или можете да кликнете върху „До…“ и да изберете имена от адресната си книга.

Не забравяйте, че ако искате бързо да изберете два или повече адреса едновременно, задръжте CTRL и щракнете върху всяко име, което искате да изберете, след това изберете опциите си за адресиране: До и Cc (или Ск). Когато сте избрали всички получатели, кликнете върху „ОК“.

Ако вече не разполагате с адресна книга, ние ви покриваме. Можете да импортирате контактите си в Outlook от Gmail или подобна услуга за електронна поща.

Промяна на адреса за отговор

Да приемем, че имате повече от един имейл акаунт, свързан с Outlook. Как да изпращате имейли от другите си профили?

Ще забележите, че на бутона “От” има малка стрелка. Кликнете върху този бутон и ще видите другите си профили в падащия списък, за да можете да изберете друг имейл адрес.

Друга възможност е да използвате имейл акаунт, който не е свързан с Outlook, като например, ако използвате компютъра на някой друг или използвате компютъра си на работа и искате да насочите отговорите към личния си профил..

Ако направите това, имайте предвид няколко неща. Първо, каквото и съобщение да изпратите, ще бъде копирано в папката Sent Mail, така че не изпращайте нищо лично, освен ако не възнамерявате да го изтриете и изпразните кошчето. Също така, ако изпратите съобщение от работата си, те вероятно ще го съхранят на техния пощенски сървър.

Подписи и стационарни

Вероятно вече сте запознати с концепцията за подписите или дори можете да ги използвате сами. По принцип подписите са специални предварително съставени битове на текста, които можете да добавите към всяко съобщение. Това могат да бъдат вашите данни за контакт, жизненоважна информация за продукт или събитие, което популяризирате, или просто дълбока цитат, която наистина харесвате.

В този пример ще прикачим подпис, описващ бъдещите планове за почивка. Ще прикрепим този подпис към всички имейли, произхождащи от нашия работен профил, но не и до отговорите и напред.

Оттук нататък, докато не премахнете подписа, като използвате тези настройки, предупреждението ви за почивка ще се показва всеки път, когато съставите нов имейл съобщение.

Стационарен?

Подписите са достатъчно лесни, за да разберат, но какво да кажем за стационарни? Докато е точно там, нека да го обсъдим. Като например с подписи, вероятно сте виждали електронна поща в някаква форма, но по принцип работи по следния начин: тъй като изпращате електронна поща като HTML, стационарният ви позволява само да зададете фонове, различни стилове на шрифтове и цвят на вашия съобщения.

Тук виждате как работи това. Избрахме темата „Мечките“ от списъка, която ни дава фон с плюшени мечета, които го украсяват.

Разбира се, ако сте на работа, може да искате да се въздържате от съобщения с плюшени мечета и такива, но ако искате вашите съобщения наистина да се открояват, тогава можете да използвате неподвижната функция, за да създадете някои наистина привлекателни резултати.

Отговаряне и изпращане на съобщения

Отговарянето и изпращането на съобщения е просто и вероятно вече сте забелязали инструментите за отговор на лентата.

Виждате отговора, отговора на всички (използвайте с повишено внимание) и опциите за препращане, които са доста очевидни, но какви са другите опции?

Ако кликнете върху „Среща“, можете да поискате среща, когато отговаряте; проверете всички опции, които получавате, когато правите това.

Ще разгледаме по-подробно срещите в предстоящата статия, където ще обсъдим възможностите на Outlook за календари.

Настройване на опции за отговор и препращане

Нека да отворим отговора и да изпратим опции за бърз поглед. Има няколко начина, по които можете да промените начина, по който изглеждат оригиналните съобщения, когато отговаряте или препращате, или дали е включен като прикачен файл или изобщо не.

Можете също така да зададете как да се отварят отговорите и препращанията и дали вашите коментари са предшествани от името ви.

Опциите за поща на останалата част от Outlook

Има много други неща, които се случват в опциите на Mail, така че преди да ви оставим днес, искаме да прекараме известно време да говорим за тях.

Ето някои основни неща като опции за редактиране за промяна на начина, по който съставяте съобщения, опции за правописни и автоматични корекции, както и опции за подпис и неподвижни опции, които вече споменахме.

Много от тези опции се отварят за под-опции Например, ако кликнете върху „Опции на редактора…“, ще откриете цял куп допълнителни квадратчета (разделени на две категории, Proofing и Advanced), за да преминете през.

При превъртане надолу има опции за пристигане на съобщения, за да изберете как Outlook да ви предупреждава, когато съобщенията пристигнат във входящата ви поща.

Както и как Outlook маркира елементи като прочетени, когато използвате прозореца за четене.

Можете да решите колко често съобщенията се записват автоматично, къде са запазени и т.н..

Когато изпращате съобщения какво се случва? С опциите „Изпращане на съобщения“ изберете нивата на значимост и чувствителност по подразбиране, автоматична проверка на имената и няколко други малки, но различни настройки, които можете да направите за потребителския си опит.

Ако се интересувате от проследяване на съобщения, има начини да направите и корекции. Например, тук можете да включите четенето на разписки, което ви изпраща уведомление, когато някой чете имейла ви.

Накрая откриваме някои опции за промяна на формата на съобщенията, които вероятно никога няма да използвате.

Другите опции имат някои полезни функции, като например показване на опции за поставяне (вероятно е досадно) и дали да се показват следващите и предишните връзки в заглавките на съобщенията, когато се четат от няколко съобщения във входящата ви поща (вероятно полезни).

Също така има опции за конфигуриране на начина на почистване на разговорите от програмата, но ние ще разгледаме това и други аспекти на управлението на поща в Outlook в предстояща статия.

Имейлът е неразделна част от Outlook, не е чудно, че има много начини да го конфигурирате. Излишно е да казвате, когато се научите да използвате Outlook, ще се върнете към опциите в случай на промяна на някои аспекти на форматирането и поведението на електронната поща..

Ние не сме свършили проучването на Outlook, ние все още имаме какво да ви покажем, като например начините, по които ще обработвате изпращане и получаване на прикачени файлове, календари, задачи и много, много повече. Засега обаче бихме искали да чуем повече от вас, така че, моля, отделете малко време, за да ни изпратите бърза бележка в нашия дискусионен форум.