Как да изберете колко да изпратите файловете за изтегляне на Outlook към вашия компютър

Може да си мислите, че Outlook ще покаже всичките ви поща (в края на краищата, защо не би), но по подразбиране клиентът на Outlook запазва само последната година от имейла на вашия компютър. Цялата ви поща все още съществува на сървъра на Microsoft Exchange, но не се вижда в Outlook. Ето защо Microsoft задава тази настройка по подразбиране и как да я променя, ако искате.

Забележка: Следната информация обхваща всички версии на Outlook от 2013-2019 г., включително Outlook 365. Тя се прилага само ако се свързвате към сървър на Microsoft Exchange и това включва, ако се свързвате с Hotmail или Outlook.com. Ако се свържете с друга услуга, като Gmail или личен пощенски сървър, можете да конфигурирате тези опции, но Outlook ще ги игнорира.

Защо Outlook не показва цялата ми поща?

Когато инсталирате Microsoft Office, той проверява размера на диска, за да се уверите, че имате достатъчно място за инсталиране на всички приложения. Той също използва тази проверка, за да зададе параметър в Outlook, който определя колко пощенски кутии ще се изтеглят на локалната ви машина, въз основа на следните размери на дискове:

• По-малко или равно на 32 ГБ: Outlook запазва един месец имейл на вашата система.
• Между 32 и 64 ГБ (не включва): Outlook запазва три месеца електронна поща.
• Равен на или по-голям от 64 GB: Outlook запазва 12 месеца електронна поща.

Microsoft прави това, защото пощата заема място на твърдия ви диск и ако имате само малък твърд диск, най-вероятно не искате голяма част от него да се използва с няколко големи файла, които някой ви е изпратил по имейл преди две години. Outlook все още изтегля всичките си срещи, контакти, задачи и всичко останало. Това ограничение засяга само пощата ви (и вашите RSS емисии).

Ако вашият пощенски акаунт използва сървър на Microsoft Exchange (като Hotmail, Microsoft Live, O365 или много корпоративни пощенски системи), тогава този параметър ще определи колко пощенски съобщения се изтеглят на компютъра ви. Ако използвате друг доставчик на поща, като Google или Yahoo, Outlook игнорира този параметър и изтегля всичките ви съобщения.

Къде е моята поща и как да я получа достъп?

Добрата новина е, че вашата поща не е отишла никъде; тя все още е на вашия имейл сървър. (Ако не сте сигурни какво е имейл сървър, краткият отговор е, че това е мощен компютър с голям твърд диск, на който вашият доставчик на електронна поща съхранява цялата ви поща. Написахме по-дълъг отговор, който си струва да прочетете .) Можете да имате достъп до пощата по всяко време (стига да имате достъп до интернет) или чрез Outlook, или, в зависимост от вашата версия на Outlook, чрез уеб интерфейс..

За да видите пощата си в Outlook, превъртете надолу до дъното на папката. Ако на имейл сървъра има още имейли, ще видите съобщение, което ви уведомява.

Натиснете “Щракнете тук, за да видите повече за Microsoft Exchange” и Outlook ще изтегли останалите ви имейли на вашия компютър. Уверете се, че имате достатъчно място на диска, за да ги изтеглите!

Ако имате Office 365, можете също да получите достъп до имейлите си чрез уеб приложението Outlook. Тъй като уеб приложението по същество е само прозорец към Exchange Server, той ще ви покаже всичките ви имейли. Ако използвате Outlook по време на работа, вашите ИТ поддръжка хора трябва да могат да ви помогнат да получите достъп до уеб приложението на Outlook. Ако сте у дома, отворете Office.com и влезте там. Можете да получите достъп до Outlook и всички други уеб приложения, до които имате достъп, след като сте влезли в системата.

Мога ли да променя стойността по подразбиране?

Да, можеш. В Outlook отворете File> Account Settings и след това изберете "Account Settings" от падащото меню.

В прозореца Настройки на профила изберете профила, за който искате да промените подразбиране (вероятно имате само един профил) и след това кликнете върху бутона „Промяна“..

В прозореца Промяна на акаунт, който се отваря, ще видите, че е разрешен режимът „Използване на кеширан Exchange“. Ти трябва да оставете това активирано, в противен случай няма да се изтегля поща на компютъра ви. Преместете плъзгача „Mail to keep offline“ до периода, който искате.

Опциите са:

• Три дни
• Една седмица
• Три седмици
• Един месец
• Три месеца
• Шест месеца
• Една година
• Две години
• Пет години
• всичко

Забележка: Опциите за трите дни, една седмица и две седмици не са налични в Office 2013, но са в по-късни версии.

Изберете „Всички“, ако искате Outlook да изтегли цялата си поща на вашия компютър или да избере каквато и стойност да работи за вас. (Ако не можете да промените плъзгача, администраторът може да е задал тази стойност умишлено и да ви попречи да го промените.)

След като направите избора си, кликнете върху „Напред“ и Outlook ви предупреждава, че трябва да се рестартира.

Кликнете върху „OK“, затворете прозореца „Настройки на профила“ и рестартирайте Outlook. В зависимост от количеството поща, което трябва да изтегли, Outlook може да отнеме известно време, за да актуализира всяка папка. Ще видите съобщение в долната част на Outlook, когато изтегля пощата във всяка папка.

И това е; сте готови. Outlook сега ще изтегли цялата ви поща (или колкото и да сте избрали) отсега нататък.