Как да се изгради организационна схема на PowerPoint с данни от Excel

Изграждането на организационна диаграма в Excel има смисъл, защото е лесно да се изтеглят данни от източници като други документи на Excel или Outlook. Когато дойде време да покажете графиката, вероятно ще искате да използвате PowerPoint. За щастие, представянето на диаграмата на Excel в PowerPoint е доста проста.

Създаване на организационна таблица в Excel

Първо отворете нов лист на Excel. Насочете се към раздела „Вмъкване“ и изберете опцията „SmartArt“.

Ще се появи прозорецът “Избери SmartArt Графика”. В панела от лявата страна изберете „Йерархия“. Ще видите няколко различни стила на графиката вдясно. Изберете този, който най-добре отговаря на вашите нужди. В този пример ще изберем опцията „Име на организацията и имена на организацията“.

След като изберете стила на графиката, в дясната страна на прозореца ще се появи преглед на графиката и описанието на графиката. Изберете „OK“, когато сте готови.

Диаграмата ви ще се покаже в листа на Excel. Попълнете съответната информация за членовете на екипа си в таблицата (или изтеглете данните от други източници). След като приключите, трябва да имате нещо, което изглежда така.

Нашата диаграма включва членовете на екипа и съответните им позиции. Проверете двойно, за да се уверите, че информацията е правилна, запишете файла на Excel и след това излезте.

Вмъкване на организационната карта в PowerPoint

Сега е време да работите в PowerPoint. Отворете презентацията си и преминете към слайда, където искате организационната диаграма. Отидете в раздела „Вмъкване“ и изберете „Обект“.

Ще се появи прозорецът “Insert Object”. Тук изберете опцията „Създаване от файл“ и изберете „Преглед“.

Отидете на местоположението на Excel файла, съдържащ организационната диаграма, изберете го и след това кликнете върху „OK“.

Уверете се, че пътят на файла е правилен и след това кликнете върху „OK“.

Вашата организационна диаграма от Excel сега се появява във вашата презентация на PowerPoint! Ако трябва да редактирате някое от съдържанието на графиката, това е просто, като кликнете два пъти върху диаграмата и редактирате съдържанието. Ще имате пълен достъп до инструментите на Excel, когато го правите.

Обединяването на клетките във фонов режим също може да бъде добра идея, тъй като те могат да бъдат доста разсейващи. За да направите това, кликнете два пъти върху диаграмата и след това изберете всички клетки, които се появяват.

В раздела „Начало“ изберете „Обединяване и център“.

Сега ще имате хубава, чиста организационна диаграма във вашата презентация на PowerPoint. Късмет!