Как да архивирате имейл съобщенията в Outlook 2013

Винаги ни казваха, че архивирането на нашите данни е добра идея. Е, същата концепция може да обхване и електронната поща. Може да искате да архивирате имейлите си често, например месечно, тримесечно или дори годишно.

Ще ви покажем как да архивирате електронната поща в Outlook 2013 и да я направите лесно достъпна в програмата. Имейлът ви се съхранява в .pst файл. За да архивирате имейл, ще прехвърляме имейла в архивен .pst файл.

ЗАБЕЛЕЖКА: Когато архивирате имейла си в друг .pst файл, всички имейли, които избирате да архивирате, се преместват в архивния файл и вече не са достъпни в основния .pst файл.

За да започнете архивирането на имейла си, щракнете върху раздела „Файл“ на лентата.

На екрана Информация за профила щракнете върху бутона „Почистване“ до „Почистване на пощенската кутия“.

Изберете „Архив…“ от падащото меню.

Появява се диалоговият прозорец Архив. Изберете „Архивирай тази папка и всички подпапки“ и изберете папка за архивиране. Ако искате да архивирате всичките си имейли, изберете върха с вашия имейл адрес.

Кликнете върху падащия списък „Архивни елементи по-стари от“, за да изберете последната дата за архивиране на елементи. Появява се календар. Изберете дата в текущия месец, като кликнете върху датата или превъртете до друг месец, за да изберете дата. Всички елементи, по-стари от избраната дата, ще бъдат архивирани.

Ако искате да архивирате елементи, които не са зададени автоматично да се архивират с помощта на автоматичното архивиране, поставете отметка в квадратчето „Включване на елементи с„ Автоматично подреждане “.

ЗАБЕЛЕЖКА: AutoArhive в Outlook 2013 работи по същия начин, както в Outlook 2010.

Щракнете върху бутона „Преглед“, ако искате да промените мястото, където ще бъде съхранен архивния файл и името на архивния файл. Кликнете върху „OK“, когато сте направили своя избор.

Архивираният .pst файл се записва в избраното местоположение.

Обърнете внимание, че всички имейл съобщения, които сте избрали да архивирате, вече не са достъпни в основния .pst файл. Архивираният .pst файл трябва да стане автоматично наличен в Outlook. Ако обаче не се появи, кликнете върху раздела „Файл“.

В синия панел в лявата част на екрана „Информация за профила“ кликнете върху „Open & Export“.

На екрана „Отвори“ кликнете върху „Отваряне на файл с данни на Outlook“.

Отваря се диалоговият прозорец “Open Outlook Data File”. Придвижете се до мястото, където сте запазили архивирания .pst файл, изберете го и щракнете върху OK.

В левия прозорец на главния прозорец на Outlook Mail се появява раздел, наречен „Архиви“ и имейлите, които сте архивирали, са на разположение.

Архивирането на имейли може да ви помогне да поддържате имейлите си организирани, като по този начин улесните намирането на по-стари имейли и поддържането на входящата ви поща и папките да се изтриват.