Как да добавите падащ списък към клетка в Excel

Падащите списъци са много полезни инструменти за въвеждане на данни, които виждаме почти навсякъде, и можете да добавяте потребителски падащи списъци към вашите работни листове в Excel. Лесно е и ще ви покажем как.

Падащите списъци правят по-лесно и по-ефективно въвеждането на данни в електронните ви таблици. Просто кликнете върху стрелката и изберете опция. Можете да добавите падащи списъци към клетки в Excel, съдържащи опции като „Да“ и „Не“, „Мъж и жена“ или друг персонализиран списък с опции..

Лесно е да добавите падащ списък към клетка в Excel, но процесът не е интуитивен. Падащите списъци се създават с помощта на функцията за проверка на данните. Ще създадем падащ списък с подбрани възрастови групи, за да ви покажем как се прави.

За да започнете, въведете списъка на възрастовите диапазони в последователни клетки в колона или в ред. Въведохме възрастовите ни граници в клетки A9 до A13 на същия работен лист, както е показано по-долу. Можете също да добавите списъка си с опции към различен работен лист в същата работна книга.

Сега ще назовем нашата гама от клетки, за да ги улесним да ги добавим към падащия списък. За да направите това, изберете всички клетки, съдържащи падащите елементи от списъка, след което въведете име за обхвата на клетките в полето Име над мрежата. Нарекохме нашия диапазон на клетките Age.

Сега изберете клетката, в която искате да добавите падащ списък, и кликнете върху раздела „Данни“.

В секцията Data Tools на раздела Data кликнете върху бутона „Data Validation“.

Показва се диалоговият прозорец за валидиране на данни. В раздела Настройки изберете „Списък“ от падащия списък „Позволи“ (вижте, падащите списъци са навсякъде!).

Сега ще използваме името, което сме задали за диапазона от клетки, съдържащи опциите за падащия списък. Въведете = Възраст в полето „Източник“ (ако сте нарекли вашия диапазон на клетка нещо друго, заменете „Age“ с това име). Уверете се, че е отметнато полето „In-cell dropdown”.

По подразбиране е отметнато квадратчето „Игнорирай празно“. Това означава, че потребителят може да избере клетката и да премахне избора на клетката, без да избира елемент. Ако искате да изискате от потребителя да избере опция от падащия списък, махнете отметката от квадратчето Игнорирай празен.

Можете да добавите изскачащо съобщение, което да се показва, когато е избрана клетката, съдържаща падащия списък. За да направите това, щракнете върху раздела "Input Message" в диалоговия прозорец Validation на данните. Уверете се, че е отметнато полето „Покажи съобщението за въвеждане, когато е избрана клетката“. Въведете заглавие и съобщение за въвеждане и след това натиснете бутона „OK“.

Когато е избрана клетката, съдържаща падащия списък, ще видите бутон със стрелка надолу вдясно от клетката. Ако сте добавили входно съобщение, то се показва под клетката. Бутонът със стрелка надолу се показва само когато е избрана клетката.

Щракнете върху бутона със стрелка надолу, за да отворите списъка с опции и изберете един от тях.

Ако решите да премахнете падащия списък от клетката, отворете диалоговия прозорец за валидиране на данни, както е описано по-горе, и кликнете върху бутона „Изчистване на всички“, който е достъпен без значение кой раздел е избран в диалоговия прозорец..

Опциите в диалоговия прозорец за валидиране на данни се връщат към техните настройки по подразбиране. Натиснете “OK”, за да премахнете падащия списък и да възстановите клетката до нейния формат по подразбиране.

Ако е била избрана опция, когато сте премахнали падащия списък, клетката се попълва със стойността на тази опция.

Следвайте този процес, за да добавите падащи списъци към други клетки, ако е необходимо. Можете да използвате същия списък за множество падащи списъци. Ако имате много падащи списъци, които трябва да добавите в работен лист, можете да поставите списъците с опции в друг работен лист в същата работна книга. Можете да скриете работния лист, съдържащ вашите списъци с опции, за да предотвратите промяната им.