Отидете без хартиен печат Спрете да печатате всичко и се насладете на дигиталния живот

Офисът без хартия, на който ни беше обещано, никога не пристига за много хора. Реалността обаче е, че офис без хартия е тук днес, ако искате да се възползвате от него.

Ако все още сте човек, който отпечатва имейли, уеб страници и други документи, можете да спрете сега. Има по-добри начини за следене на информацията ви и за по-бърз достъп до нея - все пак не можете да търсите думи на хартия.

Делото срещу печат

Печатът е скъп и неудобен, изисква често скъпи касети с мастило, хартия за принтери и нови принтери, когато този евтин мастилено-струен принтер неизбежно се провали. Цялата тази хартия става претрупана, която трябва да бъде правилно организирана, или никога няма да можете да намерите това, което търсите. Нямате достъп до нея, когато сте извън офиса си, не можете да търсите в него и имате само едно копие, така че имате проблеми, ако нещо се случи с него.

Печатането беше необходимо, когато компютрите бяха тежки тухли, които седяха прикрепени към бюрата. Сега се разхождаме с компютри в джобовете си, таблети, които могат да приближат размера на хартията, и облачни услуги, които могат да архивират и синхронизират всички ваши документи на всичките ви устройства. Можете да търсите документи, които сте запазили от думите, които съдържат, за да не се налага да настройвате и да овладявате сложна система за архивиране.

Как да не печатате

Ние, маниаците, може би отдавна сме спрели да печатат, но има много хора, които все още редовно печатат имейли и уеб страници. Ще се опитаме да ви предложим някои съвети, които да ви насочат далеч от принтера и да създадат нов начин за запазване и организиране на информация, която има смисъл.

Създайте цифров кабинетПърво, вие ще искате да решите къде ще запишете нещата вместо да ги отпечатвате. Той помага да имаш едно последователно място, където да запазиш всичко. Бихме препоръчали някаква услуга в облака, която да се синхронизира във всичките ви устройства, така че да имате достъп до тях на смартфони и таблети, както и на вашия компютър. Много хора използват Evernote като техен архив за всичките си бележки и документи, но можете също да запазите в услуга за съхранение в облак като Dropbox, Google Drive или Microsoft OneDrive. Ако наистина предпочитате локално съхранение, можете да запишете файловете си в една папка на вашия компютър - но не забравяйте да го архивирате. Това ще бъде по-малко удобно, тъй като ще трябва ръчно да копирате файлове на другите си устройства, ако искате да ги прегледате другаде.
Печат в PDF формат: Всичко, което може да искате да отпечатате - независимо дали е разписка, документ, електронна поща или уеб страница - може да бъде отпечатано в PDF файл. Първо, трябва да инсталирате PDF принтер на вашия компютър с Windows. След това можете да преминете през процеса на печат както обикновено, като изберете виртуалния PDF принтер. Ще получите файл, който можете да съхраните в нещо като Evernote или Dropbox.

Отпечатване на имейли: Имейлите могат да бъдат отпечатани в PDF по същия начин. Можете също да опитате да ги маркирате със звезда (ако използвате Gmail) или да ги добавите в специална папка или етикет, където можете да ги препратите по-късно. По-късно можете да получите достъп до тези имейли от всяко устройство с имейл клиент - няма нужда от печат.
Отпечатване на уеб страници: Ако отпечатвате уеб страници за по-късна употреба, можете да ги отпечатате в PDF. Можете също да ги маркирате, за да ги видите по-късно (вашите отметки могат да се синхронизират на всичките ви устройства). Ако искате да прочетете уеб страницата по-късно, използвайте услуга като Pocket или Instapaper, за да създадете списък с неща, които искате да прочетете. Услуги като тези заемат уеб страница, конвертират го в четлива статия, съдържаща само текст, и дори я съхраняват офлайн на мобилни устройства, така че можете да прочетете уеб страницата по-късно, без да се налага да печатате.
Отпечатване на карти: Не трябва да печатате карти, ако имате смартфон с GPS. Ако използвате Google Карти, можете да влезете в приложението Google Карти и да видите списък с търсения, които сте направили на уебсайта на Google Карти на компютъра си. Можете също така да отпечатате картата в PDF, разбира се.
Факс документи: Някои калцирани стари фирми все още изискват факсове. Можете да използвате услуга като HelloFax за изпращане на факсове през мрежата. HelloFax предлага пет безплатни факса на месец - това би трябвало да е повече от достатъчно за домашните потребители, които само от време на време трябва да изпращат факс по бизнес.
Когато някой настоява за печатни документи: За съжаление, някои организации все още настояват за печатни документи. Просто няма как да се справим с това. Ако те няма да вземат PDF файл по имейл, може да се наложи да отпечатате.
Какво да правим със старите документи за хартия: По-лесно е да започнем да вървим напред по безхартиен начин, вместо да решаваме методично да конвертирате всички ваши стари хартиени документи в цифрови версии - това може да бъде много работа. Въпреки това можете да сканирате старите си документи в PDF файлове със скенер.

Използване на вашите цифрови файлове

Вашето цифрово работно пространство вече има редица предимства, които хартията няма:

резервно копие: Вашите файлове се архивират, ако сте ги запазили с услуга като Evernote, Dropbox, Google Диск или SkyDrive. Ако къщата ви изгори, няма да загубите важните си документи.
Търсене: Можете лесно да търсите във всичките си електронни документи, за да намерите документите, от които се нуждаете, без да пресявате хартиените планини. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, дори Windows - всички те имат функции за пълнотекстово търсене.
Достъп навсякъде: Документите ви могат да бъдат достъпни навсякъде, където и да сте от компютър, смартфон или таблет. Ако сте навън и трябва да търсите нещо, можете да го направите от вашия смартфон, вместо да се прибирате вкъщи и да копаете хартията си.
Не се натрупва: Не е нужно да се притеснявате за съхранението, организирането, предоставянето на място и за отхвърлянето на документите ви.
Няма разходи за печат: Ако не е нужно да купувате скъпо мастило, евтини принтери и купища хартия за принтери, ще спестите пари.

Разбира се, някои документи може да са твърде чувствителни, за да се съхраняват онлайн. В такива ситуации винаги можете да използвате криптиране - създайте шифрован контейнер и го съхранявайте в услуга като Dropbox, Google Drive или SkyDrive. Хората ще се нуждаят от паролата, преди да имат достъп до вашите документи.

Снимка: Сара Колб-Уилямс на Flickr, cellanr на Flickr, jeremyfoo на Flickr