Забравете Gimmicks Ето най-добрият начин да организирате вашата Gmail Входящи

Трикове за пощенска кутия за имейли продължават да се появяват. Първо Google въведе Приоритетна вх. Поща, а сега използва раздели за категории. Dropbox закупи пощенска кутия, която превръща вашата пощенска кутия в повече от списък със задачи. Outlook.com на Microsoft има функция „Размах“, която автоматично почиства вашата пощенска кутия.

Всички те са опити да управлявате пощенската си кутия за вас. Тези трикове никога не са толкова умни, колкото самите вие, така че можете да направите електронната си поща много по-интелигентна, като поемете по-активна роля.

Тук ще използваме Gmail, но принципите трябва да са сходни за всеки имейл клиент.

Използвайте класическа входяща поща

Първо, ще се отървем от каквото и да е входяща поща, която Gmail използва днес. Тези пощенски кутии никога не получават правилно категориите и приоритетите. Те ви принуждават да преминете през целия си имейл, за да сте сигурни, че няма да пропуснете нищо и да ви насърчаваме да продължавате да получавате ненужни имейли, като ги махате под килима..

За да използвате по-класическа входяща поща в Gmail, кликнете върху иконата на зъбно колело и изберете Настройки. Кликнете върху раздела Входящи, щракнете върху полето Входящи и изберете Непрочетени. Всички раздели и опции за приоритет ще изчезнат.

Отпишете се от имейл, за който не ви е грижа

С деактивираните категории и приоритети с раздели, всичките ви имейли ще бъдат подредени в една голяма купчина. Всички тези безполезни имейли за уведомяване за социални мрежи и бюлетини, които не ви интересуват, ще бъдат във входящата ви поща заедно с вашите важни имейли.

Това е добре - вместо просто метливи съобщения, които не искате да виждате под килима, трябва да ги спрете да пристигнат напълно.

Помислете за вида на имейлите, които не искате да виждате. Често срещаните видове безполезни имейли включват известия във Facebook и Google+, промоционални имейли и бюлетини, за които може да сте се регистрирали по невнимание. Когато пристига имейл, който не искате да виждате, отворете го и използвайте връзката „Отписване“ - обикновено това ще намерите в най-долната част на имейла - за да се отпишете от имейла и да му попречите да пристигне в бъдеще..

(Имайте предвид, че не трябва да използвате връзката Unsubscribe, ако имейлът всъщност е спам, тъй като спамърът ще приеме това като знак, че някой чете имейла и изпраща още повече спам по ваш начин. Кликнете върху бутона Spam, ако е истински спам и кликнете върху Отписване, ако е законна организация.)

Разбира се, всъщност отписването е малко повече работа, но това прави електронната ви поща много по-управляема в дългосрочен план. Когато идва имейл, който не ви интересува, използвайте връзката Отписване и незабавно предотвратете пристигането на бъдещи имейли.

Изпращане на безполезни имейли, които не можете да отпишете от в кошчето

Съгласно американското законодателство (конкретно, CAN-SPAM Act), всъщност е незаконно за една компания да не предоставя връзка за отписване в имейлите си, така че можете да се откажете от бъдещи имейли. Въпреки това, някои компании или не са получили бележката или не им пука. Вместо да предприемат правни действия, за да излезете от техните имейл списъци, можете просто да създадете филтър, който изпраща всички бъдещи имейли от тях до кошчето ви, където не трябва да ги виждате.

Когато се занимавате с такъв имейл в Gmail, отворете го, кликнете върху връзката Още и изберете Филтриране на съобщения като тези. Настройте филтъра си, за да блокирате имейлите - например, ако никога не се притеснявате да получавате други имейли от този подател, можете да филтрирате въз основа на техния имейл адрес. Използвайте филтъра си, за да изпращате всички имейли в кошчето.

Автоматично архивирайте имейлите, които не искате да виждате

Някои имейли са важни, но може да не искате да ги виждате. Например, онлайн магазините могат да ви изпращат потвърждение за получаване всеки път, когато закупите нещо от тях. Добре е да имате такива квитанции само в случай, че имате нужда от тях, но ако често купувате продукти и никога не искате да виждате такива имейли, може да искате да им попречите да стигнат до пощенската си кутия на първо място.

Това се отнася за много различни видове електронна поща - например, PayPal ви изпраща имейл „Ние прехвърляме пари към вашата банка“ всеки път, когато изтегляте пари. Може да поискате този имейл за записите ви, но може да не искате да го виждате във входящата си поща.

Ако автоматично архивирате такива имейли, когато влязат, можете да поставите този процес на автопилот. Просто отворете такъв имейл, кликнете върху бутона Още в Gmail и изберете Филтриране на съобщения като тези. Настройте филтъра си, за да обхване имейлите, които искате да хванете - вероятно на базата на Тема, ако винаги е една и съща. Кажете на Gmail да архивира автоматично имейлите и да ги маркира като прочетени, за да не ви безпокоят.

Можете също така да накарате Gmail автоматично да постави етикет към тях, като „Автоматично архивиран“ или по-конкретен етикет. Това ще ви позволи бързо да намерите имейлите в бъдеще, ако действително се нуждаете от тях.

Настройване на автоматичните етикети

Ако сте следвали този процес, трябваше да сте намалили обема на входящите имейли. Сега ще ви помогнем да сортирате имейлите, които ви интересуват.

Тази част е по избор, но може да ви помогне, ако получите много имейл - особено за различни цели. Например, може да сте комбинирали няколко Gmail профила в една пощенска кутия и да получавате всичките си лични и служебни имейли на едно и също място.

Опитайте да създадете филтри, които автоматично сортират входящите ви имейли в определени етикети. Например, можете да получите имейли от вашата банка автоматично да получите етикет „Банка“. Може да имате лични имейли, да получавате етикет „Лични“, а работните имейли да получат етикет „Работа“. Приходите за закупени продукти могат да получат етикет „Разписки“. Няма нужда да правите тази част ръчно - просто настройте Gmail, така че автоматично да подреди имейла ви в категории за вас.

Цветово кодирайте всички тези етикети и можете да накарате вашия имейл клиент автоматично да категоризира имейлите ви и да ви покаже с един поглед къде са. За да оцветите етикет в Gmail, кликнете върху неговия цвят в левия прозорец и изберете нов цвят.

С такава система за етикети можете дори да имате приложението Gmail в Android и нотификаторите за електронна поща на други платформи да ви уведомява само когато нови съобщения пристигнат във важни етикети, предотвратявайки претоварването на известията.

Ако има някои имейли, които искате да бъдат маркирани - може би имейли от шефа ви или съпруга - можете да настроите филтър, който автоматично да изпраща съобщения от този подател, когато те пристигнат. Можете да изберете тип входяща пощенска кутия „Първо със звезда“ в настройките на входящата си поща в Gmail, така че такива важни имейли автоматично да се издигнат до върха на входящата ви поща. Това ще се случи точно според начина, по който конфигурирате Gmail - няма да се налага да се борите с приоритетната система на входящата поща и да се опитвате да научите Gmail какво е важно.

Това не е процес, който е заложен и забравен. Разбира се, след като се отпишете от имейл или създавате филтър, вашият имейл клиент ще продължи да предприема действия по всички входящи имейли - но винаги ще има нови видове имейли. Ще трябва да предприемете действия, за да прекратите абонамента и да ги филтрирате правилно, за да предотвратите отново неорганизирането на входящата ви поща.

Електронните трикове се опитват да автоматизират този процес - те се опитват автоматично да скрият имейлите, които не искате да виждате, да подчертават важното и да категоризират имейла ви за вас. Но с малко повече работа можете да настроите електронната си поща да работи точно така, както искате, елиминирайки необходимостта от всички тези трикове.